新形勢下會計檔案管理工作思考

張華紅 王慧群

【摘要】新修訂的《會計檔案管理辦法》2016年正式實施。3年多來，對加強會計檔案管理、有效保護和利用會計檔案起到了積極的推動作用。但在實施過程中還存在著思想認識不到位、人員素質跟不上、實施步伐不夠快等問題。本文試從會計檔案管理的特點和作用入手，進一步明確方向，提出切實加強會計檔案管理工作的對策和措施。

【關鍵詞】會計檔案管理;思考;對策

一、會計檔案管理工作的特點及作用

（一）會計檔案的概念內涵。會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他有關財務會計工作應予集中保管的會計核算專業材料。根據概念，可作以下的理解：一是它是會計核算的產物。會計工作政策法規、制度辦法、預算、財務計劃總結等則不屬于會計檔案的范疇。二是會計檔案是重要的憑證和史料。它作為一種原始記錄，以豐富的數據信息記載著各單位經濟活動。通過查閱會計檔案，不僅可以評價效率和效果，更可以為經濟預測和財務決策提供依據和參考。三是它包含的內容較廣。不僅有會計憑證類、會計賬簿類、財務會計報告類，還有其他會計材料類，如不同版本的財務軟件、存儲會計數據的磁盤、光盤等等。

（二）會計檔案的特點。會計檔案具有原始憑證性、系統性和連續性，與文書檔案、科技檔案等其他類型的檔案相比，它更有著自己獨有的特點，主要表現在三個方面：一是形成范圍的廣泛性。一個經營單位，只要經濟單獨核算，就會形成自己的會計檔案。它在社會的各領域無處不在。二是檔案類別的穩定。社會上會計工作的種類繁多，但是會計核算的方法、工作程序以及形成材料成分是一致的，即主要是會計憑證、會計賬簿、財務報告等。便于整理分類，有利于管理制度的制定和實際操作的規范、統一。三是外在形式的多樣。會計的賬簿，有訂本式賬、活頁式賬、卡片式賬之分;財務報告由于有文字、表格、數據而出現了不同紙張規格等;會計憑證在不同行業，外形更是大小各異，長短參差不齊。這要求在會計檔案的整理和保管方面，需從實際出發，不能照搬照抄管理其他門類檔案的方法。

（三）會計檔案的重要性。作為國家檔案的重要組成部分，會計檔案在單位內部控制和經營決策中具有極其重要的作用：首先，它是單位總結經濟管理經驗的重要資料。能夠提供經濟演變的歷史信息，從編制會計憑證到形成會計賬簿直至最終產生會計報表，形成了一個完整的賬務體系，直接反映了各項經濟狀況。其次，它是單位開展經濟活動預測、決策等財務分析工作的重要依據。對編制單位財務預決算、開源節流及加強內部經濟管理等方面都具有重要作用。再次，它是打擊經濟領域腐敗犯罪的重要依據，是司法部門查處違法亂紀問題，檢查、監督經濟活動等的重要工具。

二、當前會計檔案管理的新方向

2016年我國實施了新修訂《會計檔案管理辦法》（以下簡稱“新辦法”），這是《會計檔案管理辦法》自1984年首次頒布以來的第三次修訂。新辦法有以下亮點：

（一）擴大會計檔案的范圍，增加并明確了電子會計檔案的管理要求。重新界定會計檔案的范圍，規定會計檔案包括通過計算機等電子設備、形成、傳輸和存儲的電子會計檔案;可以利用電腦、網絡等現代信息手段去管理會計檔案;滿足一定條件時，單位內部生成和外部接收的電子會計檔案資料，可僅以電子形式歸檔保存;要求電子會計檔案移交時將電子會計檔案及其元數據一并移交等。電子會計檔案的納入，為會計檔案更好服務單位、服務日益蓬勃的互聯網創新經濟提供政策支持。

（二）完善了會計檔案的銷毀程序，明確了會計檔案出境的管理要求。規定單位應定期對已到保管期限的會計檔案進行界定，并形成鑒定意見書。對仍需繼續保存的，重新劃定保管期限，對確無保存價值的可以銷毀。會計檔案在銷毀時，單位負責人、會計管理機構及檔案管理機構負責人和經辦人均需在銷毀清冊上簽字，并刪除財政部門、審計部門派員監銷的程序。單位的會計檔案及其復制件需要攜帶寄運或者傳輸至境外的，應當按照國家有關規定執行。可以說簡化銷毀程序，明確了會計檔案的出境管理。

（三）調整了會計檔案的定期保管期限，充分發揮會計檔案的使用價值。規定會計檔案仍舊包括永久和定期兩類保管期限，但是將其中的定期保管期限從五種統一調整為10年和30年兩種，同時臨時保管期限也從1年變更為3年。一般民事訴訟的最長時效為20年，作為重要證據的會計檔案如果保管期限過短，就會失去意義。

三、新形勢下加強會計檔案管理的對策與措施

新辦法為有效管理、保護和利用會計檔案提供堅強的制度保障，但也提出了更高的管理要求。新的形勢下，結合新辦法實施過程的實踐經驗和問題，認為進一步規范會計檔案的管理，需在以下幾方面予以轉變和提高：

（一）轉變觀念，增強會計檔案管理意識。針對有的單位“重業務、輕檔案”“重業務檔案、輕會計檔案”的現象。單位負責人、財務部門和檔案管理部門負責人要統一思想，充分認識會計檔案的重要性，指定專人負責會計檔案的裝訂、立卷、歸檔和保管工作，嚴格按照新辦法的規定規范會計日常管理。同時，要提高站位，從遵法守法的法律高度加以認識，增強依法管理意識，并為會計檔案管理提供強有力的政策支持和技術保障。

（二）加大培訓，全面提升管理人員素質。針對實際管理過程中，一些單位存在的會計人員側重會計資料的報銷入賬，對歸檔重視不夠;臨時保管會計檔案常常超過3年，臨時保管期間檔案資料沒有按要求分類，放置混亂，造成檔案破損遺失;會計檔案移交程序不規范，檔案缺失或者查找困難無法移交;會計檔案利用不規范，在查閱、復制、借出時不履行相關手續等問題。要切實加強會計檔案工作隊伍建設，加大培訓，要求不僅要檔案業務“精”、會計知識“熟”，還要具備強烈的責任心;要規范并細化歸檔流程，建立檔案收集的過程化控制的質量保證體系;同時，規范會計檔案利用管理制度，一般情況下，會計檔案利用只限定財務部門、審計部門人員，因特殊原因其他人員需利用時，應登記記錄、陪同跟進、全程監督，嚴格杜絕和防止在檔案上篡改、亂涂亂劃、拆換等現象發生。

（三）加快步伐，促進電子檔案的開發利用。新辦法第一次明確電子會計檔案的合法地位，為電子會計檔案的存在提供了法規保障和迅猛發展的廣闊空間。但在實際工作中還存在財務軟件、網絡環境不符合相關要求，會計檔案數字化建設進程總體滯后等問題。為此，各單位領導和相關部門負責人要高度重視，優先保障電子會計檔案管理的需求;各相關部門要共同參與，特別是信息部門要給財會部門、檔案管理部門經常內訓，培訓處理、保存、管理的規范性，確保電子會計檔案的安全管理和有效開發利用。