高職院校機(jī)要文件保密工作的特點(diǎn)和提升路徑

張秋君

【摘要】做好新形勢下高職院校保密工作，對于學(xué)院做好黨建、行政和教育教學(xué)工作具有至關(guān)重要的意義。近年來，高職院校保密工作面臨著一系列的新情況和新問題，本文在研究機(jī)要文件管理工作四個(gè)特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，從建立和落實(shí)責(zé)任制和責(zé)任追究制、提高廣大教職工和學(xué)生們的保密意識(shí)、加強(qiáng)機(jī)要人員培訓(xùn)、完善機(jī)要文件管理機(jī)制、規(guī)范辦文流程、加強(qiáng)涉密載體的管理六個(gè)方面探究加強(qiáng)和改進(jìn)做好高職院校保密工作的路徑。

【關(guān)鍵詞】高職院校;機(jī)要文件;保密

一、研究背景

黨的十九大將“堅(jiān)持國家總體安全觀”作為新時(shí)代堅(jiān)持和發(fā)展中國特色社會(huì)主義的基本方略之一，對維護(hù)國家安全作出一系列重要部署。保密工作與維護(hù)國家安全息息相關(guān)。高職院校是國家行政事業(yè)單位的重要組成部分，肩負(fù)著人才的培養(yǎng)、高新技術(shù)的研發(fā)和創(chuàng)新、文化的傳承和保護(hù)等工作。高職院校每天都會(huì)接收到來自中央、自治區(qū)黨委和政府、自治區(qū)教育廳和其他機(jī)構(gòu)的不同級(jí)別的機(jī)要密件，因此高校是接收和存儲(chǔ)機(jī)要文件的重要機(jī)構(gòu)。隨著改革開放的不斷深入，特別是信息化建設(shè)的加快，國內(nèi)各高校的跨區(qū)域交流、校企合作更加廣泛，同時(shí)也增加了更多的失密、泄密的可能性。以此同時(shí)，當(dāng)前國際形勢紛繁復(fù)雜，一些西方敵對勢力千方百計(jì)打探高校教育和管理中所謂的“負(fù)面信息”，借機(jī)炒作、攻擊、抹黑中國，使高校的保密工作面臨非常嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，在新的歷史條件下，如何切實(shí)做好高校的機(jī)要工作，提高學(xué)校安全意識(shí)和維護(hù)校園的安全與和諧穩(wěn)定，這是值得深入研究的問題。

二、機(jī)要文件管理工作的特點(diǎn)

（一）重要性。機(jī)要文件有限定的保密時(shí)間和限定的知悉范圍，具有很強(qiáng)的嚴(yán)肅性和政治性，在未獲得批準(zhǔn)時(shí)，任何人不能私自將知悉范圍隨意擴(kuò)大。機(jī)要文件是高職院校貫徹和落實(shí)國家方針政策和精神的重要支撐依據(jù)，是部署學(xué)院各項(xiàng)工作，制定各項(xiàng)規(guī)章制度的指南針，是傳遞上級(jí)文件精神的橋梁，文件內(nèi)容能否及時(shí)和準(zhǔn)確傳閱關(guān)系到各項(xiàng)規(guī)章制度的實(shí)施。

（二）保密性。保守秘密是機(jī)要秘書工作的重要原則，需要時(shí)刻銘記并保持高度的保密意識(shí)。對于不應(yīng)該在保密場所以外的地方，對于機(jī)要文件知悉范圍之外的人，需要做的嚴(yán)守機(jī)要秘密，不隨意傳播其內(nèi)容。

（三）規(guī)范性。機(jī)要文件管理工作有其規(guī)范的一套流程，包括機(jī)要文件的接收、簽領(lǐng)、登記、審批、傳閱等，對流程都有嚴(yán)格的要求，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，維護(hù)機(jī)要文件的權(quán)威性，保障機(jī)要文件管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化。

（四）時(shí)效性。有很大一部分機(jī)要文件存在辦理期限要求，應(yīng)盡快辦理。因?yàn)闄C(jī)要文件中的內(nèi)容不僅涉及高職院校需要落實(shí)的工作，同時(shí)對高職院校做好黨建、行政和教育教學(xué)工作有指導(dǎo)性的作用，所以必須高效率傳遞上級(jí)單位的精神，及時(shí)向?qū)W院領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況。

三、提升高職院校機(jī)要文件保密工作的路徑

高職院校承載著文化發(fā)展傳播的重要作用，涉密的文件資料眾多，高職院校做好保密工作，可以從以下幾方面進(jìn)行：

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，建立和落實(shí)責(zé)任制和責(zé)任追究制。要強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)責(zé)任主體，簽訂保密承諾書和責(zé)任書，層層分解任務(wù)和責(zé)任，進(jìn)一步完善保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)，研究部署保密工作，形成“主要領(lǐng)導(dǎo)總負(fù)責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，各部門共同參與”的局面，保密工作與學(xué)院年度重點(diǎn)工作任務(wù)同計(jì)劃、同部署、同檢查、同考核。

（二）廣泛宣傳，提高廣大教職工和學(xué)生們的保密意識(shí)。高職院校要結(jié)合實(shí)際工作情況，善于利用宣傳媒介，利用學(xué)院官網(wǎng)、微信公眾號(hào)、櫥窗、LED屏幕等多渠道加強(qiáng)《中華人民共和國保密法》《中華人民共和國保守國家秘密法實(shí)施條例》《國家安全法》等保密法規(guī)的宣傳力度，進(jìn)一步貫徹總體國家安全觀，全面落實(shí)黨的十九大對國家安全宣傳教育工作的重要部署和要求，普及保密知識(shí)，樹立國家安全意識(shí)，自覺關(guān)心、維護(hù)國家安全。

（三）加強(qiáng)機(jī)要人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力。一是要求機(jī)要領(lǐng)導(dǎo)干部、機(jī)要員、以及各部門負(fù)責(zé)機(jī)要工作的聯(lián)絡(luò)員加強(qiáng)對政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，不斷提高政治理論素養(yǎng)，保持政治敏銳性。二是具體負(fù)責(zé)機(jī)要工作的人員要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，熟練掌握機(jī)要文件管理工作中的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，以精益求精的工作態(tài)度和扎實(shí)的工作作風(fēng)做好機(jī)要文件管理工作。三是要增強(qiáng)機(jī)要人員的責(zé)任心和保密意識(shí)，在機(jī)要文件管理各個(gè)環(huán)節(jié)中發(fā)揮積極作用。

（四）建章立制，完善機(jī)要文件管理機(jī)制。針對學(xué)院工作實(shí)際，制定《機(jī)要文件收文登記制度》《機(jī)要文件傳閱制度》等系列制度，設(shè)置機(jī)要文件接收登記本、借閱登記本、傳閱處理箋等。通過建章立制，規(guī)范機(jī)要文件傳閱、存放、借閱等環(huán)節(jié)。

（五）注重細(xì)節(jié)，規(guī)范機(jī)要文件辦文流程。1.做好機(jī)要文件的簽收。機(jī)要人員到交換站時(shí)，要檢查文件是否密封，有無啟封、拆取文件的痕跡。核對無誤后才可簽字。2.做好機(jī)要文件的登記。要注意核對機(jī)要文件所登記的來文單位、日期、標(biāo)題、文號(hào)、密級(jí)、緊急程度、文件分?jǐn)?shù)是否一致。3.做好呈批。仔細(xì)填寫機(jī)要文件處理箋，按照要求先呈辦公室主任閱示，接著呈分管院領(lǐng)導(dǎo)審批。4.做好傳閱。按照學(xué)院規(guī)定，學(xué)院分管領(lǐng)導(dǎo)實(shí)行送閱，主辦和會(huì)辦部門閱件人員需要到機(jī)要室進(jìn)行文件閱讀。5.做好借閱。嚴(yán)格按照文件借閱制度執(zhí)行借閱流程，由申請借閱部門提供具有部門領(lǐng)導(dǎo)簽字的紙質(zhì)材料，并填寫借閱登記本，做到誰簽字借閱，誰負(fù)責(zé)歸還。6.做好清理、存檔及銷毀。定期對機(jī)要文件進(jìn)行清點(diǎn)、檢查和整理，確保機(jī)要文件的安全性。

（六）加強(qiáng)涉密載體的管理，提高機(jī)要場所安全性。1.加強(qiáng)紙質(zhì)機(jī)要文件的管理。認(rèn)真落實(shí)內(nèi)部文件、密級(jí)文件、資料管理的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行簽收、等級(jí)、呈批、傳閱、回收、清理、存檔、清退和銷毀的手續(xù)。2.加強(qiáng)對辦公自動(dòng)化設(shè)備的管理。嚴(yán)格管理好機(jī)要室的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)等辦公室自動(dòng)化設(shè)備，對必要的機(jī)要文件進(jìn)行復(fù)印時(shí)嚴(yán)格監(jiān)視，防止廢件的隨意擺放和丟棄。3.加強(qiáng)計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)管理。嚴(yán)禁涉密計(jì)算機(jī)、打印機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)相連，堅(jiān)持“上網(wǎng)不涉密，涉密不上網(wǎng)”的原則。 4.加強(qiáng)對機(jī)要室防盜裝置的配置，確保“三鐵一器”設(shè)備的齊全。

四、結(jié)論

在新形勢下，高職院校要結(jié)合實(shí)際工作，在堅(jiān)持機(jī)要文件管理工作原則的基礎(chǔ)上，保持工作的靈活性，做好協(xié)調(diào)和溝通工作，多主動(dòng)多匯報(bào)，不斷完善機(jī)要文件管理工作的流程，創(chuàng)新工作思路，提高辦文效率，為學(xué)院機(jī)要文件管理工作的穩(wěn)定發(fā)展和質(zhì)量的不斷提升奠定基礎(chǔ)。

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