論醫院檔案信息化建設與檔案管理

許峰

【摘要】本文對醫院檔案信息化建設與檔案管理進行了分析，明確了醫院檔案信息化建設在觀念、操作、制度等方面的建設策略，并提出了醫院檔案信息化管理的具體措施，希望為關注此話題的人提供有效的參考。

【關鍵詞】醫院檔案;信息化建設;檔案管理

隨著計算機技術與互聯網技術的普及，信息化技術在醫院檔案信息的構建以及檔案管理方面發揮了重要的作用，信息化技術使得醫院在檔案信息的收集、整理、歸納、統計方面的信息處理更加高效，為醫院整體醫療工作的開展提供檔案信息支持。

一、醫院檔案信息化建設的策略

（一）轉變檔案管理觀念。現階段，醫院檔案信息化管理主要運用計算機技術、網絡技術等構建的信息化管理系統，使得各個科室與部門通過信息系統能夠快速上傳相關的數據信息，豐富醫院檔案并對醫院的檔案進行收集整理。對于醫院的信息化建設，應當轉變傳統的檔案管理觀念，重視對新型信息化技術的應用，培養技術型人才，提升醫院對信息化技術應用的靈活性與有效性。

（二）推動電子化改革。電子信息技術在醫院檔案信息化建設中發揮著重要的作用，醫院檔案中的紙質文檔，也可以運用電子掃描技術快速轉變成數字信息，由醫院的檔案信息管理系統進行統一的管理。另外，電子化設備能夠將文件打印出來，支持醫院的各類檔案信息記錄與收集，使得醫院檔案信息的處理更加完善。

（三）健全檔案管理制度。醫院檔案管理的信息化建設與以往的檔案管理方式不同，醫院必須針對信息化檔案管理做出具體的規劃處理，積極健全醫院的檔案管理制度。通過具體的制度規范信息化檔案管理的流程、技術操作、網絡環境規范等，為醫院檔案信息化管理提供秩序保障。

二、醫院檔案信息化管理的具體措施

（一）優化醫院檔案管理體系。為了保障醫院檔案管理信息化的長期、穩定、規范化發展，醫院應當針對醫院檔案管理做出詳細的規劃，嚴格把控醫院檔案信息化管理的有效性。一方面，對醫院檔案信息化管理的關鍵環節做出具體的規范要求，要求各個科室與部門的操作人員能夠嚴格按照相關規范進行檔案信息的檢查，尤其是管理人員在處理紙質文檔的錄入時，應保障紙質文檔的時間、金額、編號等具體信息的精準性，在紙質文檔錄入之前，一定要確保文檔信息的準確性與完整性，提高檔案信息的管理效率;另一方面，建檔過程中采用歸檔雙軌制，實施電子文檔與紙質文檔并存的管理方式，提高醫院檔案管理的完善性，加強對醫院檔案信息化管理的細節處理，通過系統的操作記錄及時檢查醫院檔案管理操作的準確性。另外，醫院檔案管理體系的構建需要嚴格按照國家推出的《中華人民共和國檔案管理法》《病案書寫基本規范》《執業醫師法》等相關準則進行具體的管理體系內容創設，把握醫院檔案管理的具體標準與有序性，如檔案的標題設計一般采用多層類目的檔案標題管理模式，主要分為一級類目、二級類目與三級類目等，對三級以下的類目更是具有明確的區分標準，醫院檔案管理工作的開展應當把握檔案管理細節，使得檔案管理體系進一步優化與完善。

（二）明確檔案管理制度。醫院信息化檔案管理是在原有檔案管理基礎上進行的技術創新與完善，且醫院檔案管理系統的收錄與醫院工作人員的實際操作具有較強的關聯性，必須制定明確的檔案管理制度，對醫院中各個科室、各個部門、各項工作的開展提供相對應的檔案管理制度，如醫院的黨政群檔案管理制度、硬件基礎設施資料檔案管理制度、醫療衛生儀器設備管理制度、醫院財務會計信息管理制度、病例管理制度、醫療信息管理制度等，通過一系列制度的規范與完善，使得醫院的各個科室與部門都能嚴格按照制度標準上傳工作信息，以醫院財務會計信息管理制度的規范為例，明確了醫院財務信息具體的數據金額統計標準、統計元素、上傳形式與表格的填寫規范等，要求財務工作人員嚴格按照相關規范完成財務檔案信息化管理工作，可保障信息化管理系統對醫院財務信息管理的有效性，與此同時，醫院的財務管理制度也會隨著信息化財務管理平臺的應用進行相應工作的規范，要求財務部門的管理人員能夠熟練操作相關技術進行系統信息的創設，提高醫院檔案信息管理系統的有效性。明確醫院檔案的信息化管理制度，有助于醫院檔案信息化管理的全面性開展。

（三）加強系統化建設。醫院檔案信息化管理系統的應用決定了檔案管理的有效性，必須加強對醫院信息化檔案管理系統的建設，使得管理系統能夠更好地為醫院服務，具體的建設主要包括以下幾個層面：其一，管理系統的結構規劃，為了方便各類醫院檔案信息的管理，管理系統將根據不同的科室、病種等分為不同的系統，其中更是病例統計管理系統、人事管理系統、財務管理系統、醫療科研管理系統等醫院中各項工作的高度統一，在系統建設上要盡可能保障系統管理的完善性。其二，醫院應當加強對先進設備的引進，先進的計算機設備、電子設備等能夠更好地支持醫院的檔案管理工作，為信息化管理手段提供技術支持，先進的設備幫助醫院更加高效地利用HIS、LIS、OA等管理系統，醫院的各個科室和部門能夠盡快將醫療信息傳輸到管理系統中進行統一的檔案信息處理，先進的電子設備應用通過相互連接，能夠在系統管理的后臺實時呈現機械設備的運行效率與工作情況，并及時記錄機械設備的管理、維修與保養信息，醫院的檔案信息化系統管理人員通過后臺的數據觀測，便可快速把握醫院內各項電子設備的使用情況，及時對出現故障的設備進行修復處理與信息記錄，大大提高了醫院各項電子設備管理的效率性，同時為醫院檔案信息化管理提供硬件基礎。其三，為醫院管理構建良好的網絡環境，先進的設備與技術能夠支持醫院完成局域網絡的構建，在局域網絡內能夠幫助醫院檔案信息的安全傳輸，為醫院檔案信息管理提供網絡安全保障。

（四）促進檔案信息共享。醫院檔案信息化管理技術的應用，實現了醫院檔案信息的共享，醫院各個科室與部門人員可自主在檔案管理系統中查詢病例信息、醫療信息以及財務信息等，為自身的工作提供詳細的信息數據。檔案信息共享加強了醫院各個科室部門工作的效率，如住院部連接醫院檔案信息管理系統，護士根據系統中醫生為病人開設的用藥劑量、治療方案等進行相關的醫護操作，嚴格把控每個病床病人的具體醫療過程，根據病人病例檔案信息中的治療方案進行相關醫護工作的開展，加強醫護工作精準性的同時也提高了醫院醫護工作的質量;財務部門應用檔案信息化管理系統對財務信息進行綜合的統計，系統中對財務信息的收集與整理能夠按照管理人員需求快速整合成財務報表，為醫院的財務信息提供具體的數據統計信息，提高財務部門管理的質量;醫院的醫學科研部門利用檔案信息共享，仔細研究共享病例信息中的具體癥狀、診斷、治療等過程，并通過相關信息數據的整合與統計，精確醫院新型治療方法研究的具體方向與策略，每個醫院的病例檔案信息都是豐富的資源庫，醫生通過對該類實證信息資源的利用，可以創設出更加科學有效的治療方案與技術手段，為我國醫學科研事業的發展提供技術支持與思路創新;另外，醫院的采購部門、人事部門、各個科室等，都可以快速從醫院的檔案信息化管理系統中獲取需要的資料信息，并應用到日常的工作中，提高醫院各項工作開展的效率性與精準性。

（五）加強醫院檔案管理的系統安全建設。醫院檔案管理中包含人事部門的醫生私人信息、病例中患者的私人信息等，嚴格把控該類信息的安全性，需要加強對醫院檔案信息化管理系統的安全建設，主要包括實名登錄、驗證登錄、操作記錄、監督系統、權限設置等系統安全管理方法，以系統的權限設置為例，管理系統應當根據不同科室、不同部門、不同科研人員等合理設置檔案信息的瀏覽、操作權限，嚴禁瀏覽檔案信息人員對信息進行修改，只有醫院檔案管理人員才具備修改檔案信息的權限，避免工作人員的不當操作造成醫院檔案信息的失真。

三、結束語

總而言之，醫院檔案信息化建設的策略有轉變檔案管理觀念、推動電子化改革、健全檔案管理制度等，通過優化醫院檔案管理體系、明確檔案管理制度、加強系統化建設、促進檔案信息共享、加強醫院檔案管理的系統安全建設等具體措施的開展，使得醫院檔案信息化管理的工作流程、制度、安全保障等更加清晰明確，促進醫院檔案信息化管理的有效性不斷提升。

【參考文獻】

[1]郭婧懿.醫院檔案管理信息化建設的創新思路分析[J].辦公室業務，2019（04）：80.

[2]亓曉芳.做好醫院檔案管理信息化建設的方法[J].辦公室業務，2018（23）：102.