提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策

邸攀峰

【摘要】要想推動事業(yè)單位檔案管理信息化建設，應提高檔案信息化建設重視度，建立健全檔案信息化管理機制，加強檔案管理隊伍素質建設，同時堅持安全利用的原則，維護檔案權威。鑒于此，本文在分析事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在問題的基礎上，提出具體的建設策略，以期提高事業(yè)單位檔案管理的效率及質量。

【關鍵詞】新形勢;事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設;策略

近年來，隨著社會的發(fā)展，我國經濟水平逐步提升，市場競爭日益激烈，事業(yè)單位要想提升市場競爭力，就必須全面加強各項管理工作的完善，合理引進先進的管理理念、技術及設備。在信息化時代背景下，計算機技術、網絡技術、數(shù)據(jù)庫技術等逐步滲入到事業(yè)單位管理工作中，在這種情況下，事業(yè)單位應該緊跟時代潮流，引進現(xiàn)代化信息技術，完善技術設施配置。在事業(yè)單位檔案管理方面，構建信息化管理平臺，充分認識現(xiàn)代化信息技術在檔案管理中的價值，加大資金投入，引進現(xiàn)代化信息技術，完善相關軟件、硬件設施配置，大力培養(yǎng)信息化檔案管理人才，實現(xiàn)事業(yè)單位在檔案管理工作中的優(yōu)化轉型升級。鑒于此，本文圍繞“提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策”進行分析研究，具備一定的價值意義。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設問題分析

從現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位檔案管理信息化建設工作的開展迫在眉睫，結合信息化建設工作前期情況，發(fā)現(xiàn)主要存在以下方面的問題，具體包括：

（一）檔案信息化建設重視度不足。在以往，檔案信息的載體多為紙質文件以及一些音像資料，管理手段落后。隨著時間的推移，大量的文書、檔案原件堆積，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經無法奏效，需要大量硬件、軟件設備的支持，比如說性能穩(wěn)定、安全系數(shù)高、信息存儲量大的存儲設備，以構建一整套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯、輸出一體化系統(tǒng)。但是由于經費有限，管理理念陳舊，部分事業(yè)單位并沒有正確認識到檔案信息化建設的重要性，未意識到檔案管理對于先進信息技術手段的需求，管理技術手段落后，檔案信息化建設受到制約。

（二）缺乏保密性與安全性。在網絡環(huán)境下，檔案信息化建設面臨著保密性與安全性不足的缺點，具體如下：1.檔案保密法律制度不健全。《中華人民共和國保守國家秘密法》無法滿足社會信息安全保障的需求，導致檔案信息化管理保密工作的開展沒有健全的法律依據(jù)。2.檔案管理人員保密意識不強。管理人員對于信息化檔案管理模式不熟悉，因此經常會做一些具有泄密風險的事情，比如說利用公共計算機進行電子檔案信息的錄入、傳輸或查詢等。3.保密技術落后。我國網絡安全防護技術較為落后，保密防范措施無法跟上網絡開發(fā)的腳步，網絡信息安全性無法得到有力的保障。

（三）管理人員信息化素質有待提高。信息時代發(fā)展前期，事業(yè)單位在檔案管理工作上，通常采用人工管理的模式，由于信息化程度較低，大部分管理人員是在崗數(shù)十年的老員工，接受新知識的能力較差，不具備現(xiàn)代化的信息素質，有些甚至無法熟練使用計算機進行辦公。除了信息素質低之外，負責檔案管理工作的多為辦公室文員等，在檔案工作前沒有接受過系統(tǒng)的培訓，對于檔案工作的業(yè)務知識、工作流程不熟悉;部分人員對于《檔案法》及相關方面檔案管理規(guī)定不熟悉，保密意識不強，綜合業(yè)務素質有待提高。

二、新形勢下事業(yè)單位檔案管理信息化建設策略

如前所述，事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在一些較為明顯的問題，為了提升單位檔案管理信息化建設的效率及質量，有必要注重有效策略在其中的應用。總結起來，具體策略如下：

（一）提高檔案信息化建設重視度。利用現(xiàn)代化信息技術，實現(xiàn)檔案管理內容的數(shù)字化，并建立數(shù)據(jù)庫，能夠有效提高檔案信息的共享效率，根據(jù)信息利用者的需求，輸入關鍵詞，即可快速查詢所需資源，工作效率大大提高。因此，事業(yè)單位必須意識到檔案管理信息化建設的意義，充分重視檔案信息化建設工作，加大資金投入，借鑒其他單位的經驗，選擇合適的信息化模式，引進相關技術及設備。而且，在構建檔案信息化管理平臺后，管理部門應該秉承著政務信息公開的原則，適度公開檔案信息，簡化檔案借用、查閱的手續(xù)，擴大檔案的利用范疇，讓檔案管理能夠得到監(jiān)督，以提高檔案信息的真實性和準確性，提升檔案利用率。

（二）建立健全檔案信息化管理機制。傳統(tǒng)的檔案管理是以紙張為載體的，在長期儲存的過程中，難免出現(xiàn)紙張受潮或遭蟲蛀，或者文字因光照氧化出現(xiàn)字跡模糊的情況。因此，檔案管理部門應該改變檔案管理方式，引進現(xiàn)代化科學技術，加大資金投入力度，構建一整套完整的信息輸入、存儲、分析、編輯、輸出一體化系統(tǒng)，并將計算機硬盤、磁盤及光盤等電子檔案存儲媒介儲存在合理的地方，按照時間、種類及機密程度，分類存放，將儲存室溫度控制在17℃至20℃，濕度控制在35%至45%，并做好防火防水工作，確保檔案信息的完整性。同時，使用數(shù)字處理技術，將紙質檔案轉化為電子資源，儲存起來，建立數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的異地共享，提高檔案利用率。

（三）堅持安全利用，維護檔案權威。電子檔案雖然有諸多益處，但是由于網絡環(huán)境的不穩(wěn)定性，信息泄漏風險較大，為了保持人事檔案信息保密及適度公開的平衡，應該從以下兩個方面保障檔案安全：1.制定嚴格的檔案安全管理制度。事業(yè)單位應根據(jù)檔案利用的需求，制定科學合理的開放利用程序，構建差異化的等級權限制度以及責任追究制，對于涉及個人隱私及組織機密的部分，只提供給需知情的合法利用者。2.以科技手段及技術設備來保障檔案安全。確保原始檔案的唯一性，而且必須要有當事人的親筆手稿、簽名或者是公章等具有法律效用的憑證，在檔案管理過程中，做好電子檔案備份工作，并且合理利用計算機防火墻，以免計算機故障，或者是遭到電腦黑客、病毒入侵導致電子檔案丟失，或者泄密。

（四）加強檔案管理隊伍素質建設。事業(yè)單位檔案管理工作人員應切實掌握各類現(xiàn)代化檔案管理技術，比如計算機技術、數(shù)字化技術，并且應用相關軟件、硬件設施，對檔案信息進行統(tǒng)計分析，以提高資源利用率。部門在配置信息化系統(tǒng)及數(shù)字化設施后，應該組織檔案管理人員進行集訓，讓其掌握檔案管理的信息技術，在工作時，嚴格按照工作要求，將檔案信息錄入電子信息平臺上。而且，在信息化檔案管理體系中，檔案管理工作人員必須樹立現(xiàn)代化、網絡化的安全防范意識，提升自己的責任心，保持高度警惕，盡量消除工作中可能引起電子檔案信息泄露的失誤，嚴格按照檔案安全管理方案開展日常工作，貫徹落實檔案管理的高度保密性原則，維護檔案的隱私。

三、結語

綜上所述，隨著社會的發(fā)展，檔案管理的工作方式甚至理念都發(fā)生了一定的變化。2014年，國務院發(fā)布了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，明確提出了檔案管理工作的改革方針，為事業(yè)單位檔案管理工作的變革提供了指導。在大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式及技術手段已經無法滿足現(xiàn)階段社會對于檔案利用的需求，應用現(xiàn)代化的科學技術手段，比如說計算機技術、數(shù)據(jù)庫技術，構建一個完善的網絡化、數(shù)字化檔案管理體系，實現(xiàn)檔案信息化建設的目標，提高檔案管理工作效率及質量，提高檔案利用的時效性、效率及價值，是檔案管理工作發(fā)展的必然途徑。因此，事業(yè)單位需注重檔案管理信息化建設工作，進一步帶動事業(yè)單位整體管理水平的提升。

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