“最多跑一次”理念下對公立醫院檔案管理的思考

文·陳康

自2016年起，“最多跑一次”的行政改革理念從浙江開始實行并逐漸推廣到全國。不到3年的時間，“最多跑一次”的改革跑出了引人注目的“中國速度”，成為當下公共事業服務改革的焦點。“最多跑一次”是指通過優化辦理流程、整合政務資源、融合線上線下、借助新興手段等方式，實現群眾到政府或相關部門辦理“一件事情”時，在材料齊全、符合法定受理條件的情況下，從受理申請到做出辦理決定、形成辦理結果只一次上門或零上門。

而公立醫院中數據壁壘難以打破、部門信息孤島現象存在等問題嚴重制約了“最多跑一次”辦事的深度和廣度，也羈絆了“最多跑一次”的改革進程。本文通過分析檔案管理現狀以及“最多跑一次”服務改革面臨的問題，深度探索破解“最多跑一次”檔案管理數據壁壘的方法，為公立醫院做好“最多跑一次”的服務改革提出幾點建設性意見建議，為提升公共服務能力，緩解醫患關系，重塑醫院自身形象提供支持。

一、公立醫院檔案管理現狀

（一）檔案管理重視性不足

目前許多公立醫院檔案涵蓋住院病歷檔案、門診檔案、患者定期隨訪檔案、健康管理檔案、科技檔案、廉政檔案、綜合文書檔案、人事檔案等，實行分散管理，“各自為政”。公立醫院沒有充分意識到檔案管理的重要性，未能重視檔案管理部門，造成檔案出現分離保管和信息孤島，檔案管理部門職責交叉與重疊，各部門相互依賴又相互牽制，責任推諉、工作推脫現象存在。

（二）檔案信息化建設滯后

公立醫院往往關注的重點是如何確保檔案資料的完整和安全，確保對檔案管理的硬件投入和建設，并沒有充分考慮檔案的實用價值，不愿投入人力、物力、財力去管理和建設智能化的檔案管理系統。有些醫院的檔案管理已經步入數字化平臺運行時代，查找、匯總、整理等功能逐步完善，但分析反饋結果等功能有待開發；醫院電子檔案系統缺乏完善的系統管理，如：檔案管理的全面性較低、可查閱檔案的權限較低、檔案可使用范圍有限、科研檔案和病歷檔案混雜、有些公立醫院還停留在紙質化材料階段等。

（三）體制機制欠缺

目前國內許多公立醫院的檔案管理工作缺乏嚴格的監督制度，在建立檔案方面尚未做出完整統一的要求，管理制度缺失，加之部分規章制度并未隨著現階段工作需求的變化而與時俱進，導致管理方式和管理手段落后。

二、檔案管理“最多跑一次”的服務改革面臨的困境

（一）心理壁壘：數據跑路存在風險

在檔案管理中推行“最多跑一次”服務改革，必須以高質量、高標準的數據跑路為核心，依托于檔案的信息化建設，切實提高社會服務效率。目前公立醫院信息化建設已經取得了一些成績，但卻依然存在一些心理壁壘。首先，在慣性思維作用下，很多檔案管理者尚未充分意識到檔案數字化正在成為檔案資料的一種重要形式，導致在實際工作中對檔案管理信息化數字化的工作不夠重視，導致收集的數據質量不高。其次，檔案管理者對數字信息安全性存在擔憂，因數字檔案具有易修改、易復制、易傳播等特點，有被竊取、篡改、非法傳播以及數據被深度挖掘等潛在危險性。

（二）體制壁壘：數據共享缺乏協同

為全面助力“最多跑一次”服務改革，必須建立全方位、寬領域、多渠道、廣角度的數據收集系統，打破各級部門信息孤島現狀。數據檔案的開放共享意味著單位或部門花大力氣形成的特色資源，有可能因為開放共享而失去壟斷優勢；同時檔案數據的開放共享也意味著公立醫院自身的工作狀況被置于更多人知曉和監督的境地。在沒有行政力推動的情況下，檔案數據的所有者很難有開放共享的自發動力。

（三）技術壁壘：數據運轉受到制約

“最多跑一次”服務改革要取得實質性效果，必須倒逼技術創新，從技術層面消除檔案數據壁壘、實現檔案數據的開放共享。因電子檔案具有易復制、修改、刪除等特點，加之電子證件、電子印章、電子文件權威性與紙質材料效力不等，其權威性未得到同等認可，極大影響了網上辦事的深度和廣度，從而制約了“最多跑一次”服務改革在公立醫院全面落地。

三、檔案管理模式改革策略

雖然“最多跑一次”改革關注線上線下兩個維度，但是數據流才是“最多跑一次”改革的“血液”，數據的共享和開放是其核心內容。因此檔案部門要實現“數據多跑路，群眾少跑腿”的改革初衷，讓檔案數據開放共享，需要完善數據共享頂層設計、建立統一的數據技術服務標準、優化數據開放平臺功能，讓“最多跑一次”改革取得實質性效果。

（一）完善數據共享頂層設計

推進“互聯網+檔案管理”，推進“最多跑一次”的改革理念，必須要有制度保障，才能建立長效工作機制。首先要按照檔案數據安全管理規范、檔案數據脫敏等國家或行業標準對公立醫院檔案進行管理，其次要從醫院層面建立檔案管理制度，確保檔案數據開放目錄體系并能及時更新，最后打造數據安全交換空間，依托于多級授權、多級訪問控制、安全標記、安全審計等技術和方法來確保檔案數據的安全穩定。要實現“最多跑一次”服務改革，必須沖破體制壁壘，促進要素流動，實現數據資源的共享，充分體現人文關懷精神，為檔案利用者提供優質、便捷服務。

（二）建立統一的數據技術服務標準

要為“最多跑一次”服務改革保駕護航，就必須提供高質量、高標準、易傳播的數據，面對數據壁壘難以打破、信息孤島客觀存在的問題，打破“封閉”比“共享”更安全、“不作為”比“作為”更可取的心理壁壘，主動采取行動。例如在采集、編目、歸類、匯總、整理檔案等方面，建立統一的技術標準以實現數據的整合統一，對檔案數據的形態、質量、運行平臺、管理體系等因素進行統一規定。通過統一的標準收集多領域數據，利用不斷發展的數據挖掘和分析技術，挖掘公立醫院檔案數據背后的價值，實現數據價值的“再發現”。通過建立統一數據技術服務，實現查詢過往就醫記錄、保險報銷材料、病例檔案、病因病例分析、醫治方案等功能，從申請、審核到出結果、快遞寄送等“最多跑一次甚至跑零次”的目標。

（三）建立安全統一平臺

建設檔案數據共享平臺和開放平臺。充分利用現代科技手段，在原有管理方式上予以完善創新，通過計算機技術建立檔案資料的搜索引擎，科學依據檔案存儲的要求，搭建“最多跑一次”事項電子化歸檔平臺數據庫，充分利用各部分的歸檔數據，推動電子文件數據資源“一庫共享”，實現檔案工作轉型升級。通過云共享等新興信息技術，對內部檔案的上傳、儲存以及使用流程進行信息化管理，確保重要的檔案信息能夠在內部實現資源共享，方便內部人員查閱和調用檔案信息，提升檔案使用效率。

檔案資源是醫院重要的信息載體和信息來源，對醫院的發展發揮著不可替代的作用。只有完善檔案管理模式，通過檔案管理與“最多跑一次”深度融合，打破數據壁壘、信息孤島現象，建立數據傳輸的有效通道，提高醫院檔案管理“最多跑一次”辦事的深度和廣度，才能為公立醫院檔案改革保駕護航，為“最多跑一次”政務改革提供優質的后續發展動力。