“最多跑一次”理念下對公立醫(yī)院檔案管理的思考

文·陳康

自2016年起，“最多跑一次”的行政改革理念從浙江開始實行并逐漸推廣到全國。不到3年的時間，“最多跑一次”的改革跑出了引人注目的“中國速度”，成為當下公共事業(yè)服務(wù)改革的焦點。“最多跑一次”是指通過優(yōu)化辦理流程、整合政務(wù)資源、融合線上線下、借助新興手段等方式，實現(xiàn)群眾到政府或相關(guān)部門辦理“一件事情”時，在材料齊全、符合法定受理條件的情況下，從受理申請到做出辦理決定、形成辦理結(jié)果只一次上門或零上門。

而公立醫(yī)院中數(shù)據(jù)壁壘難以打破、部門信息孤島現(xiàn)象存在等問題嚴重制約了“最多跑一次”辦事的深度和廣度，也羈絆了“最多跑一次”的改革進程。本文通過分析檔案管理現(xiàn)狀以及“最多跑一次”服務(wù)改革面臨的問題，深度探索破解“最多跑一次”檔案管理數(shù)據(jù)壁壘的方法，為公立醫(yī)院做好“最多跑一次”的服務(wù)改革提出幾點建設(shè)性意見建議，為提升公共服務(wù)能力，緩解醫(yī)患關(guān)系，重塑醫(yī)院自身形象提供支持。

一、公立醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理重視性不足

目前許多公立醫(yī)院檔案涵蓋住院病歷檔案、門診檔案、患者定期隨訪檔案、健康管理檔案、科技檔案、廉政檔案、綜合文書檔案、人事檔案等，實行分散管理，“各自為政”。公立醫(yī)院沒有充分意識到檔案管理的重要性，未能重視檔案管理部門，造成檔案出現(xiàn)分離保管和信息孤島，檔案管理部門職責交叉與重疊，各部門相互依賴又相互牽制，責任推諉、工作推脫現(xiàn)象存在。

（二）檔案信息化建設(shè)滯后

公立醫(yī)院往往關(guān)注的重點是如何確保檔案資料的完整和安全，確保對檔案管理的硬件投入和建設(shè)，并沒有充分考慮檔案的實用價值，不愿投入人力、物力、財力去管理和建設(shè)智能化的檔案管理系統(tǒng)。有些醫(yī)院的檔案管理已經(jīng)步入數(shù)字化平臺運行時代，查找、匯總、整理等功能逐步完善，但分析反饋結(jié)果等功能有待開發(fā)；醫(yī)院電子檔案系統(tǒng)缺乏完善的系統(tǒng)管理，如：檔案管理的全面性較低、可查閱檔案的權(quán)限較低、檔案可使用范圍有限、科研檔案和病歷檔案混雜、有些公立醫(yī)院還停留在紙質(zhì)化材料階段等。

（三）體制機制欠缺

目前國內(nèi)許多公立醫(yī)院的檔案管理工作缺乏嚴格的監(jiān)督制度，在建立檔案方面尚未做出完整統(tǒng)一的要求，管理制度缺失，加之部分規(guī)章制度并未隨著現(xiàn)階段工作需求的變化而與時俱進，導致管理方式和管理手段落后。

二、檔案管理“最多跑一次”的服務(wù)改革面臨的困境

（一）心理壁壘：數(shù)據(jù)跑路存在風險

在檔案管理中推行“最多跑一次”服務(wù)改革，必須以高質(zhì)量、高標準的數(shù)據(jù)跑路為核心，依托于檔案的信息化建設(shè)，切實提高社會服務(wù)效率。目前公立醫(yī)院信息化建設(shè)已經(jīng)取得了一些成績，但卻依然存在一些心理壁壘。首先，在慣性思維作用下，很多檔案管理者尚未充分意識到檔案數(shù)字化正在成為檔案資料的一種重要形式，導致在實際工作中對檔案管理信息化數(shù)字化的工作不夠重視，導致收集的數(shù)據(jù)質(zhì)量不高。其次，檔案管理者對數(shù)字信息安全性存在擔憂，因數(shù)字檔案具有易修改、易復制、易傳播等特點，有被竊取、篡改、非法傳播以及數(shù)據(jù)被深度挖掘等潛在危險性。

（二）體制壁壘：數(shù)據(jù)共享缺乏協(xié)同

為全面助力“最多跑一次”服務(wù)改革，必須建立全方位、寬領(lǐng)域、多渠道、廣角度的數(shù)據(jù)收集系統(tǒng)，打破各級部門信息孤島現(xiàn)狀。數(shù)據(jù)檔案的開放共享意味著單位或部門花大力氣形成的特色資源，有可能因為開放共享而失去壟斷優(yōu)勢；同時檔案數(shù)據(jù)的開放共享也意味著公立醫(yī)院自身的工作狀況被置于更多人知曉和監(jiān)督的境地。在沒有行政力推動的情況下，檔案數(shù)據(jù)的所有者很難有開放共享的自發(fā)動力。

（三）技術(shù)壁壘：數(shù)據(jù)運轉(zhuǎn)受到制約

“最多跑一次”服務(wù)改革要取得實質(zhì)性效果，必須倒逼技術(shù)創(chuàng)新，從技術(shù)層面消除檔案數(shù)據(jù)壁壘、實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的開放共享。因電子檔案具有易復制、修改、刪除等特點，加之電子證件、電子印章、電子文件權(quán)威性與紙質(zhì)材料效力不等，其權(quán)威性未得到同等認可，極大影響了網(wǎng)上辦事的深度和廣度，從而制約了“最多跑一次”服務(wù)改革在公立醫(yī)院全面落地。

三、檔案管理模式改革策略

雖然“最多跑一次”改革關(guān)注線上線下兩個維度，但是數(shù)據(jù)流才是“最多跑一次”改革的“血液”，數(shù)據(jù)的共享和開放是其核心內(nèi)容。因此檔案部門要實現(xiàn)“數(shù)據(jù)多跑路，群眾少跑腿”的改革初衷，讓檔案數(shù)據(jù)開放共享，需要完善數(shù)據(jù)共享頂層設(shè)計、建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)技術(shù)服務(wù)標準、優(yōu)化數(shù)據(jù)開放平臺功能，讓“最多跑一次”改革取得實質(zhì)性效果。

（一）完善數(shù)據(jù)共享頂層設(shè)計

推進“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”，推進“最多跑一次”的改革理念，必須要有制度保障，才能建立長效工作機制。首先要按照檔案數(shù)據(jù)安全管理規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)脫敏等國家或行業(yè)標準對公立醫(yī)院檔案進行管理，其次要從醫(yī)院層面建立檔案管理制度，確保檔案數(shù)據(jù)開放目錄體系并能及時更新，最后打造數(shù)據(jù)安全交換空間，依托于多級授權(quán)、多級訪問控制、安全標記、安全審計等技術(shù)和方法來確保檔案數(shù)據(jù)的安全穩(wěn)定。要實現(xiàn)“最多跑一次”服務(wù)改革，必須沖破體制壁壘，促進要素流動，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享，充分體現(xiàn)人文關(guān)懷精神，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)、便捷服務(wù)。

（二）建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)技術(shù)服務(wù)標準

要為“最多跑一次”服務(wù)改革保駕護航，就必須提供高質(zhì)量、高標準、易傳播的數(shù)據(jù)，面對數(shù)據(jù)壁壘難以打破、信息孤島客觀存在的問題，打破“封閉”比“共享”更安全、“不作為”比“作為”更可取的心理壁壘，主動采取行動。例如在采集、編目、歸類、匯總、整理檔案等方面，建立統(tǒng)一的技術(shù)標準以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的整合統(tǒng)一，對檔案數(shù)據(jù)的形態(tài)、質(zhì)量、運行平臺、管理體系等因素進行統(tǒng)一規(guī)定。通過統(tǒng)一的標準收集多領(lǐng)域數(shù)據(jù)，利用不斷發(fā)展的數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)，挖掘公立醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)背后的價值，實現(xiàn)數(shù)據(jù)價值的“再發(fā)現(xiàn)”。通過建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)技術(shù)服務(wù)，實現(xiàn)查詢過往就醫(yī)記錄、保險報銷材料、病例檔案、病因病例分析、醫(yī)治方案等功能，從申請、審核到出結(jié)果、快遞寄送等“最多跑一次甚至跑零次”的目標。

（三）建立安全統(tǒng)一平臺

建設(shè)檔案數(shù)據(jù)共享平臺和開放平臺。充分利用現(xiàn)代科技手段，在原有管理方式上予以完善創(chuàng)新，通過計算機技術(shù)建立檔案資料的搜索引擎，科學依據(jù)檔案存儲的要求，搭建“最多跑一次”事項電子化歸檔平臺數(shù)據(jù)庫，充分利用各部分的歸檔數(shù)據(jù)，推動電子文件數(shù)據(jù)資源“一庫共享”，實現(xiàn)檔案工作轉(zhuǎn)型升級。通過云共享等新興信息技術(shù)，對內(nèi)部檔案的上傳、儲存以及使用流程進行信息化管理，確保重要的檔案信息能夠在內(nèi)部實現(xiàn)資源共享，方便內(nèi)部人員查閱和調(diào)用檔案信息，提升檔案使用效率。

檔案資源是醫(yī)院重要的信息載體和信息來源，對醫(yī)院的發(fā)展發(fā)揮著不可替代的作用。只有完善檔案管理模式，通過檔案管理與“最多跑一次”深度融合，打破數(shù)據(jù)壁壘、信息孤島現(xiàn)象，建立數(shù)據(jù)傳輸?shù)挠行ǖ溃岣哚t(yī)院檔案管理“最多跑一次”辦事的深度和廣度，才能為公立醫(yī)院檔案改革保駕護航，為“最多跑一次”政務(wù)改革提供優(yōu)質(zhì)的后續(xù)發(fā)展動力。