文書工作與文書檔案管理系統的設計與實踐

文·陳曉旭

隨著社會經濟的飛速發展，各種單位之間的交流日益頻繁，使用的文書種類越來越多，傳統的文書管理模式顯得捉襟見肘，難以滿足工作需求，更加無法滿足當前社會空前發展下人們對各種文書檔案管理的內在需求，人們急需一種快速、靈活、高效、科學、系統的文書檔案管理方法來推動并加快文書工作的革新。伴隨著科學網絡技術的蓬勃發展，計算機已經滲透至社會的各個領域，形成了一套相對完善的網絡生態系統。對于文書工作來說，利用互聯網使得文書工作向信息化轉型成為發展趨勢，也使得文書檔案管理工作呈現人性化、系統化、信息化模式。這對于提高企事業的運作效率至關重要。

一、文書檔案管理中存在的問題

（一）領導對檔案管理重視程度不夠

在一些單位的高層領導心中，檔案管理工作十分簡單，因而也不夠重視。因為這項工作的投入大收益低，也看不到明顯的經濟效益。所以對于要求保留的文件，就保留在那里，需要時能提供參考即可。這會直接影響檔案管理工作人員的工作質量，以及檔案管理工作人員的工作積極性。

（二）文書檔案管理的各個部門沒有協同發展

文書檔案管理工作需要各個部門高度合作、協調發展，但實際中其它部門常常合作程度不高，這大大制約了檔案管理水平的進一步提高。檔案工作需要廣泛收集重要的文本資料，而有些部門常常為了自己在工作上的便利不愿意甚至拒絕將一些文件檔案資料交給檔案管理人員統一保管。由于相關部門不能積極配合，文書檔案管理工作的開展會受到阻礙，難以持續有效地開展。

（三）文書檔案管理人員的素質有待提高

文書檔案管理工作雖然已經邁入了信息化時代，但許多基礎工作還需要人來操作，因此從事檔案管理的工作人員，一定要經受檔案業務的系統學習和培訓，明確檔案分類、立卷、保管、利用等原則和技術。但現實中，有些檔案干部雖然有上崗資格證，但經歷的相關檔案培訓、教育少，知識結構得不到及時更新和補充，檔案管理水平也得不到提高。特別是計算機網絡技術的飛速發展，要求利用信息化網絡系統來開展文書檔案管理工作，其無法很好地嫻熟掌握信息化網絡專業技術。

（四）文書工作與文書檔案管理錯位

文書檔案管理的主體就是文書，檔案管理是文書工作的體現，二者互為基礎、互相依靠。但現實中文書工作和檔案管理工作往往實行分割管理體制，企業中的文書工作基本都是一些人員包干或者兼職，對于檔案管理尚未形成穩固地操作模式，隨意性較大，導致文書工作和檔案管理各自為政、不好銜接。

二、文書工作與文書檔案管理系統開發的意義

（一）文書工作與文書檔案管理系統的開發，有效地彌補了傳統文書檔案管理制度上的不足和操作上的缺陷。在很多部門中，文書檔案管理工作歸屬于行政辦公室的職能范圍，所以在日常的文書檔案管理中常常出現歸檔不及時、檔案管理標準不一致等情況，導致文書檔案管理無法做到集中統一，秩序混亂。而且制度的不完善也會造成各部門在事故發生后相互推諉，不負責任。通過開發專門的文書工作與文書檔案管理信息化系統，可以有效地通過技術手段來實現嚴格的文書檔案管理業務流程，從而要求文書檔案管理工作人員嚴格按照界面的操作步驟對文書檔案進行管理，突破了傳統人為工作方式下的不可控因素。

（二）文書工作與文書檔案管理系統的開發，徹底解決了文書職能與檔案管理諸多工作上不協調的問題。就日常的文書檔案管理工作看，很多單位是將文書與檔案分開管理的。雖然實施了部分管理措施來提升文書檔案的工作效率，但由于在文書職位的人員配置上，常常一個人身兼多職，或者是多人兼職，所以在工作的銜接上會有種種不協調之處，導致了文書檔案管理工作缺乏銜接性和系統性的現象，使文書與檔案管理之間出現很大的差異性，而且在檔案管理中，文書并沒有讓檔案發揮其應有的職能。文書工作與檔案管理系統的實現，可以將系統角色與文書檔案緊密地聯系在一起，只有真正的文書人員才能對檔案進行嚴格的控制與篩選，實現兩者之間的有效銜接，突破由于各種管理不確定因素造成的諸多隔閡。

（三）文書工作與文書檔案管理系統，通過高效、科學、系統、創新的管理方法，對傳統意義上的文書檔案管理缺陷進行了極大地改善。在傳統的文書檔案管理工作中，由于對檔案管理缺乏專業的技能與意識，所以并沒有專門的管理崗位來對文書檔案進行管理，形同虛設的文書檔案管理崗位根本不能盡到應有的職責，文書檔案的管理的方法也比較粗糙和隨意，工作效率極其低下。文書工作與文書檔案管理系統的實現，可以以嚴格的業務流程為導向，專業的數據算法為基礎，實現對文書檔案的專業化管理，從而彌補了普通系統用戶在文書檔案管理工作中專業技能不足的問題，提升了辦公室文書檔案管理的時效性、準確性。

三、文書檔案管理系統實現的措施

（一）建立自動化的網絡系統管理平臺，實現對檔案的動態管理，給傳統的文書工作賦予新的內涵。所有的文書都要有屬于自己的編號，利用信息化技術對其進行存儲，使文書的儲存和查閱更加便捷。在對文書檔案進行信息化升級時，要對文書資料進行整合，將文書檔案信息的全部資料錄入專門的內部系統之中，由系統中相應的模塊實現文書的自動分類，以方便管理人員操作，從而使得對文書檔案的管理與查閱更加便捷和人性化。

（二）通過舉辦專業知識培訓等措施來不斷強化相關工作人員的職業素養和專業技能，使檔案專業人員的職業素養不斷提高，并通過制定標準來規范檔案管理從業人員的工作行為，促進其責任心的養成，以一個良好的工作態度認真做好自己的分內之事。

（三）將文書檔案管理制度化。在文書檔案管理過程中，要將文書檔案的管理制度化、規范化、科學化，從而提高文書檔案管理的時效性和可操作性。文書檔案管理對任何單位的發展和成長都起著重要作用，現代社會的飛速發展和進步就要求文書檔案管理工作一定要與時俱進，不斷完善檔案的管理制度及其相關設施，力求文書檔案管理工作的制度化和規范化。