淺議社會保險業務檔案的管理與利用

文·丁輝

社會保險業務檔案是各級社會保險經辦機構在辦理養老、醫療、失業、生育和工傷保險等業務工作中形成的，具有保存利用價值的各種文字材料、圖表、聲像、電子文件等不同門類和載體記錄的總和。社會保險業務檔案是實現社會保險信息交流與共享的保證，是人民群眾維護其合法權益的重要憑據，也是社會保險部門進行科學管理、提高工作效率的重要信息資源。作為世界上覆蓋人口最多的社會保險體系，我國的社會保險業務檔案涉及廣大人民群眾的切身利益，事關社會的和諧穩定，社保業務檔案管理在社保工作中的地位越來越重要。筆者結合自己從事多年社保業務檔案工作的體會，對社保業務檔案管理與利用工作談幾點認識。

一、做好社會保險業務檔案管理的意義

2009年7月，國家檔案局與人社部聯合發布了《社會保險業務檔案管理規定（試行）》，對規范社會保險檔案業務管理，維護社會保險業務檔案真實、完整和安全作出明確規定。經過持續努力，社會保險業務檔案規范化建設取得顯著成效，保障民生、改善民生、服務民生的作用得以彰顯。

（一）做好社會保險業務檔案管理，是社保業務本身的要求。一個參保人從辦理參保手續到退休以及中間醫療、失業等享受社保的各項待遇，要經過諸多環節。在辦理參保手續時，首先要填寫個人詳細情況表，作為最原始的資料存入個人檔案，其后要不斷繳納社保費、劃撥個人賬戶，還要對繳費比例、繳費基數及養老金發放標準不斷進行調整。對調動、辭職的，還要辦理保險關系轉移和基金的轉入轉出手續等。這些詳細的個人檔案記載，就形成了今后支付社保待遇的重要依據。社保業務檔案管理的好壞，直接關系到參保人的切身利益。

（二）做好社會保險業務檔案管理，是社保制度穩健運行服務的保證。一是社保經辦機構通過動態分析參保人員結構、基金收支變化、個人負擔及待遇水平等情況，找出規律性的社保運行狀態，為建立社保信息發布制度、基金預警預報制度和運行評估制度提供技術支持，確保社保制度的順利推進、平穩運行和健康發展。二是社會保險運行以來，政策變化較多，也出現不少問題，需要及時調整和完善政策。通過對信息的深加工、數據比對和綜合分析，為領導決策提供了非常必要的參考。

（三）做好社會保險業務檔案管理，是為參保單位和參保人員提供更加便捷、滿意服務。社保業務檔案準確記錄了單位和個人參保情況、享受待遇情況。通過不斷提高社會保險業務檔案管理信息化水平，單位和個人可隨時查閱參保情況、享受待遇情況以及政策宣傳資料等。所有這些檔案都能為參保人員學習社保知識、了解社保信息、維護自身權益提供直接憑證。

二、社會保險業務檔案的特點

（一）檔案數量巨大。社會保險覆蓋面是全社會，惠及社會所有成員，一般的市級統籌區參保職工、居民多達幾百萬人，而一些大城市高達上千萬人。每個人在出生后就可辦理社會保險繳費，在繳費、享受待遇時都會形成社會保險業務檔案，一直持續到其死亡。這些檔案記錄一直要保存到當事人亡故之后，由于檔案保存時間跨度長，所以形成社保檔案數量巨大。

（二）內容種類復雜。社會保險業務檔案的主要有養老、醫療、失業、生育和工傷保險等五個方面。社會保險業務材料的歸檔范圍主要包括：參保登記、參保人員申報、審批及信息變更管理材料，保險基金征繳材料，個人帳戶和稽核管理材料，退休人員社會化管理服務材料，醫療保險住院待遇核定材料，失業備案材料，工傷認定材料等。參保者在其參與社會保險后，社會保險業務檔案會隨著人員的流動而發生關系轉移，各項社會保險的繳費情況也會依據人員收入的增減而相應變化。有些社會保險項目（如醫療保險）還會經常發生支用、給付等情況，這些變化情況都要在其社會保險業務檔案中形成相應的記錄，因此形成了內容種類相當復雜的社保業務檔案。

（三）檔案性質特別。一是權益性。參保人員參保后，每個人都會形成相應的檔案，社保業務檔案是個人參與社保原始憑證，也是維護個人權益的重要證據。這些檔案記錄一直要保存到當事人亡故之后。記錄一生，服務一生。二是規范性。社會保險業務檔案是按國家的有關規范來辦理的。各類社會保險都有統一的辦理程序、繳付費標準，都按規定有規范的記錄卡，登記清冊及報表，不論是哪個單位的職工，其形成的相關材料具有一致性。三是共存性。伴隨著科技進步發展，社會保險經辦機構根據本單位業務工作開展的實際，分別建立了參保對象帳戶和基金管理的數據庫，工作人員通過社保數據庫隨時掌握參保對象的情況及資金的來源和發放情況，完成各類報告生成和管理。社保業務檔案不僅有紙質文件，同時也有相應的電子文件，社會保險業務檔案的載體形態是紙質和數字共存，互為補充，都為社保工作發揮了重要作用。

（四）利用需求廣泛。當前，先進的信息和網絡技術為社保業務檔案信息化管理提供了技術支撐。強化檔案信息化管理不但可以提高參保人員數據資料查詢的保密性、安全性和真實性，而且在此過程中，數據系統具有可維護的管理特點，為社保經辦機構構建起了一個紙質檔案數字化、信息化和紙質檔案信息查詢智能化、紙質檔案綜合管理服務多元化的綜合信息管理實踐平臺，從而極大提高了社保經辦機構工作效率，方便了參保者辦理社保業務。社會保險經辦機構建立參保對象帳戶和基金管理的數據庫中，對社保業務檔案管理軟件中的相關信息進行實時讀取，實現了業務經辦與檔案資料查詢管理的無縫對接，彌補了傳統檔案管理過程中的不足，逐漸滿足了檔案管理的數據兼容以及安全穩定和模糊檢索、精確檢索、數據傳輸、數據交互等多種不同的功能需求。

三、加強社會保險業務檔案的管理與利用

檔案管理是檔案利用的基礎，社保業務檔案的開發利用是建立檔案的最終目的，檔案管理工作的效果直接關系到檔案服務利用水平的高低。社保業務量大，所形成的檔案較多，給檔案管理工作增加了難度和壓力。如何把強化社保業務檔案管理與提高服務利用質量相結合，是當前迫切需要探討解決的問題。

（一）加強規范管理，提升質量效率

嚴格按照《社會保險業務檔案管理規范》的要求推進檔案規范化管理，認真貫徹落實各項業務標準。可根據實際工作需要，不斷細化完善社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限，在檔案的收集、整理、保管和利用等環節制定操作性強的工作細則。由于社保業務檔案具有動態性的特征，參保單位和參保人員的檔案宜以單個參保單位、每個人為保管單位進行整理，按其性質和特征分類組卷，統一編目，集中管理。社保數字檔案應于每年年底形成本年度參保單位、參保個人、繳費、支付、變更、清算等業務數據文件，刻錄到光盤上，按照規定進行歸檔管理。社保基金會計材料的整理應當按照《會計檔案管理辦法》進行整理和管理。在管理方式上應堅持雙軌制原則，既要定期做好各種數據的備份和整理歸檔工作，又要注意將能夠轉儲到紙張上的電子文件及時轉儲到紙張，形成紙張文件。同時，加快推進檔案信息化融入社保業務系統，與社保業務信息系統一體化建設，不斷提高檔案服務利用工作成效。

（二）充分整合資源，實現信息共享

社保業務檔案的集中統一、系統化、信息化管理，可滿足參保人員個體對社保檔案的系統利用，還可滿足社保經辦機構和公安、民政、銀行、保險等對相關檔案的系統利用。因此，在規范管理社保業務檔案的基礎上，應全力整合檔案資源，構建檔案利用平臺，以最大限度實現檔案信息資源的共享，從而為建設統一的社會保障檔案信息中心奠定良好基礎。一是建立社保業務檔案目錄檢索中心。各社保經辦機構將本單位所有檔案的目錄編制為三份，一份本單位留存使用，一份交人社部門保管并向社會提供使用，一份交檔案館保管并向社會提供使用。二是完善社保業務檔案管理的信息化建設。以檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設為基礎，加快完善檔案數字化進程，逐步實現社保業務檔案全文信息查詢，不斷完善信息管理系統功能。三是實現信息網絡化共享。建立社保網站、微信訂閱號等，在網上公布有關社保法律法規、政策和相關信息，方便參保單位和參保人員查閱政策、了解工作。通過網絡平臺還可以實現所有社保繳費的網絡征收、保費的網絡支付，實現無紙化辦公，提高工作效率。參保者也可以通過社保網站，輸入自己的社保號就可以查詢到社保繳費等情況，輕松完成繳費、支付等工作環節。