民國檔案文件級目錄題名用語原則及實現(xiàn)策略初探?

陳萌

（天津市檔案館 天津 300191）

1 民國檔案文件級目錄題名與檢索利用

民國檔案從政治、經(jīng)濟、社會等多個維度反映了民國時期的歷史生態(tài)，在資政育人、編史修志、學(xué)術(shù)研究、對外交流等方面發(fā)揮著重要作用。近年來，公眾對民國檔案的利用需求日益增加，對獲取檔案信息的質(zhì)量、內(nèi)容和效率也提出了更高的要求。相應(yīng)地，民國檔案資源的表現(xiàn)方式和著錄要求也正在發(fā)生深刻的變化。

按照《“十三五”時期國家重點檔案保護與開發(fā)工作總體規(guī)劃》的要求，2016年10月以后，全國各地的綜合性檔案館相繼開展了民國檔案文件級目錄著錄工作，這是一項艱巨且細致的基礎(chǔ)性工作，也是一項正處于探索發(fā)展階段的技術(shù)性工作。民國檔案文件級目錄著錄工作是對民國檔案信息的深層次挖掘，是民國檔案實現(xiàn)文件級檢索的根基。“檢驗該目錄體系的標準，就是其所揭示的檔案信息以及目錄本身，是否具有內(nèi)容的完整性、結(jié)構(gòu)的合理性、查詢的適用性、使用的方便性、檢索的快捷性等特征。”[1]所以，民國檔案文件級目錄著錄工作的核心是目錄條目具有檢索意義。

全國民國檔案資料目錄中心規(guī)定，民國檔案文件級目錄著錄項共計28個。其中，文件題名的著錄是民國檔案文件級目錄著錄工作的重點和難點，也是最耗時費力的著錄項。“題名一般指文件標題和案卷標題，是直接表達檔案內(nèi)容特征、中心主題并區(qū)別另一檔案文件的名稱。”[2]文件題名揭示了文件的主要內(nèi)容，也在一定程度上反映了文件的特定特征和自身的特有價值。

目前，我國檔案利用工作中最主要的檢索方式仍然是通過題名進行檢索。文件題名是民國檔案目錄檢索體系的核心和靈魂，它的科學(xué)擬定對于民國檔案的檢索利用至關(guān)重要。民國檔案目錄檢索體系要有效地發(fā)揮存儲和查檢功能，必須依賴于題名著錄的完備性以及揭示文件內(nèi)容的確切程度。因此，民國檔案文件級目錄題名應(yīng)全面、準確、客觀地揭示文件主要內(nèi)容，突出具有檢索意義的關(guān)鍵事由，促進民國檔案信息的提取、傳遞、共享和利用。

2 民國檔案文件級目錄題名用語現(xiàn)狀

民國檔案文件級目錄著錄工作所依據(jù)的標準包括《文件著錄總則》（GB/T3792.1）、《檔案著錄規(guī)則》（DA/T18-1999）、《民國檔案目錄中心數(shù)據(jù)采集標準 民國檔案著錄細則》（DA/T20.1-1999）和全國民國檔案資料目錄中心制定的《民國檔案文件級目錄數(shù)據(jù)采集操作辦法》。這些標準中關(guān)于文件題名只有幾條籠統(tǒng)的著錄要求，對其表述語言、格式和表述內(nèi)容都沒有進行科學(xué)、詳盡地規(guī)范。

一些地方綜合性檔案館在工作實踐中對“民國檔案文件級目錄題名的語言表述方式”這一問題進行了摸索和探討，形成以下兩種意見：

2.1 改用現(xiàn)代公文語言

一些地方綜合性檔案館嘗試采用現(xiàn)代公文語言來擬制民國檔案文件題名。他們認為，制作民國檔案文件級目錄的核心任務(wù)是幫助和方便當代及今后的利用者快速查找檔案。[3]目錄是給現(xiàn)代人使用的，所以需要使用現(xiàn)代公文語言對其進行規(guī)范。人為設(shè)定的“體現(xiàn)時代特征”的規(guī)定增加了題名規(guī)范化擬寫的難度。[4]這一理念在著錄實踐中表現(xiàn)為，民國檔案文件題名除人名、地名和專有名詞外，一律改用現(xiàn)代公文語言來表述。使用現(xiàn)代公文語言的文件題名格式為：“責任者+關(guān)于（或‘就’）+事由+的+文種”。

2.2 保持民國公文語言風(fēng)格

一些地方綜合性檔案館主張文件題名應(yīng)保持民國公文語言風(fēng)格。他們認為，題名應(yīng)符合民國時期的語言表達習(xí)慣，現(xiàn)代用語磨滅了民國時代的語言特色。[5]保持民國公文語言風(fēng)格的文件題名格式為：“為+事由+事致+受文者+文種”。

在民國檔案文件級目錄著錄工作不斷推進的大背景下，如能對“民國檔案文件級目錄題名的語言表述方式”這一問題進行專題研究，進而形成全國統(tǒng)一的指導(dǎo)性意見，可以避免地方綜合性檔案館各立標準、各行其是，促進全國民國檔案資料目錄的有效融合和共建共享。

3 民國檔案文件級目錄題名用語原則分析

民國時期是古代文書向現(xiàn)代文書發(fā)展的時期，又是由文言文向白話文變革的特殊時期。我國現(xiàn)存的民國檔案以民國公文為主，主要是民國時期各職能部門、企業(yè)、民間社會團體的往來文件。民國公文大多文白交雜，沒有標點段落，其公文文種、行文格式、公文用語都有特殊的程式規(guī)定。這是民國檔案區(qū)別于其他時代檔案文獻的特點，也是擬制文件題名的難點所在。

筆者認為，民國檔案文件級目錄題名用語應(yīng)秉承既保持時代特征，又便于檢索利用的原則，通過實證研究尋求兩者之間的最佳平衡點，偏廢任何一方都是不明智的。

用現(xiàn)代公文語言擬制民國檔案文件題名的優(yōu)越性主要表現(xiàn)在符合現(xiàn)代檢索工具規(guī)范化、標準化的要求；適應(yīng)使用自然語言進行計算機檢索的需要；貼近當代利用者的閱讀習(xí)慣，便于使用；規(guī)范目錄制作質(zhì)量和提高工作效率等方面。但是，這種做法使民國檔案文件題名脫離其歷史語境，從而衍生出另外兩方面問題：

3.1 不利于精準揭示民國檔案原文意圖

民國公文術(shù)語繁復(fù)，語義艱深晦澀，通篇迂回推諉、規(guī)避取巧之詞，其文件題名如果改用簡單直白的現(xiàn)代公文語言來表述則可能無法精準揭示文件原意，究其原因主要有以下兩個方面：

一方面，用現(xiàn)代公文語言擬制民國檔案文件題名對著錄人員的文字功底和知識儲備是極大的考驗。一些著錄人員對民國公文的理解存在不同程度的偏差，語言融會貫通的能力達不到要求，用現(xiàn)代公文語言擬制文件題名時可能遺漏部分文件信息或曲解文件意圖，降低了文件題名的概括力和精準度。另一方面，一些民國公文中包含特定歷史時期或特定領(lǐng)域的專有名詞，這些時代特征鮮明、適用范圍較窄的專有名詞很難找到能夠精準傳達原意的現(xiàn)代詞語來代替。如果單獨保留這些專有名詞，使之與其他用現(xiàn)代公文語言表述的文字組成一條文件題名則不利于題名語言風(fēng)格的統(tǒng)一。

檔案傳統(tǒng)意義上被視為誠信、歷史來源和權(quán)威的代名詞。[6]用現(xiàn)代公文語言擬制民國檔案文件題名很可能陷入詞不達意的窘境，這是對歷史記錄的誤讀誤判。相比之下，保持民國公文語言風(fēng)格的文件題名更加忠于民國檔案原文原意。在著錄實踐中，只要民國檔案文件題名容易理解且不會產(chǎn)生歧義，就不要強行改用現(xiàn)代公文語言來表述，更不要使用現(xiàn)代詞語。

3.2 不利于民國時期特色歷史文化的傳承

在我國現(xiàn)存的建國前檔案中，只有革命歷史檔案的文件題名必須使用現(xiàn)代公文語言。革命歷史檔案和現(xiàn)行檔案的形成者是同一個政權(quán)，其題名的語言表述方式也應(yīng)與現(xiàn)行檔案保持一致。

擬制明清檔案文件級目錄題名的首要原則是“題名所用文字盡量體現(xiàn)檔案的時代特征”。[7]題名句式宜采用古代漢語敘述句，不應(yīng)將詞語完全現(xiàn)代化。在題名修辭與語言風(fēng)格上，應(yīng)與文件內(nèi)容和諧統(tǒng)一，以盡可能反映歷史檔案原貌。[8]同為舊政權(quán)檔案，明清檔案的文件題名應(yīng)保持明清時期特征，民國檔案的文件題名也應(yīng)保持民國時期特征。明清檔案、民國檔案、現(xiàn)行檔案的語言風(fēng)格各不相同，如果它們的文件題名都用現(xiàn)代公文語言來表述則從文件級目錄的層面磨滅了舊政權(quán)檔案的時代特征和自身特色，不利于維護歷史真實面貌和豐富民族文化內(nèi)涵。不同歷史時期、不同文化體系、不同政權(quán)形成的檔案都應(yīng)保持時代特征和自身特色，不應(yīng)被后世人為地干預(yù)或改述。

民國檔案文件題名保持時代特征有利于民國時期特色歷史文化的傳承。民國檔案是研究民國歷史的第一手資料，其最重要的價值是歷史價值，為追求檢索利用的便利性而磨滅民國檔案的時代特征是舍本逐末的短視行為，對舊政權(quán)檔案的敬畏和尊重是現(xiàn)代檔案工作者眼界和格局的重要體現(xiàn)。

4 民國檔案文件級目錄題名用語原則的實現(xiàn)策略

4.1 沿用民國公文格式

目錄是識別檔案的基本依據(jù)，其描述出了檔案的特征，反映出一種檔案與其他檔案文獻的區(qū)別與聯(lián)系，為利用者區(qū)分和選擇檔案提供依據(jù)。[9]民國檔案文件級目錄應(yīng)直觀地彰顯民國時代特征，具有一定的辨識度，而使其彰顯時代特征最直接的方式就是文件題名沿用民國公文格式“為……事致……函（或其他文種）”。在著錄實踐中，民國檔案文件題名不能以現(xiàn)代公文文件題名的標志性介詞“關(guān)于”開頭，更不能改用現(xiàn)代公文文件題名的格式“關(guān)于……的通知（或其他文種）”。

擬制文件題名是一項主觀性很強的工作，語言表述習(xí)慣因人而異，即使是文化程度相當?shù)膬蓚€人為同一份文件擬制的題名也會有所不同。為保證文件題名規(guī)范統(tǒng)一，可先行對待著錄的民國檔案進行調(diào)研摸底，將內(nèi)容相近或文種相同的文件適當歸類，為每一類文件制定統(tǒng)一的題名格式模板，并安排專門的小組負責一類文件的著錄工作。例如，人員委派的訓(xùn)令、指令、委任令格式：“為+受文者+事由+事+文種”，即“為派XX任主任、XX任局長事委任令”。再如，會議記錄、會議紀要格式：“為……事第XX次會議記錄（或會議紀要）”。復(fù)如，表冊類文件按照事由不同可分為保證書格式、收據(jù)格式、納捐票格式、任用審查通知書格式、業(yè)務(wù)動態(tài)表格式、證明書格式等。這種根據(jù)題名格式模板分類著錄的方法使著錄人員能夠嚴格按照民國公文格式組織文件題名，有效提高了著錄工作的質(zhì)量和效率。

4.2 提煉結(jié)論性原詞

民國公文中常常出現(xiàn)諸如“無庸置議”“應(yīng)毋庸議”“未便擅專”“礙難照準”“尚屬可行”“似有未符”“殊難置信”等表示處置結(jié)論的慣用詞語，可稱它們?yōu)椤敖Y(jié)論性原詞”。例如，題名為“為王修一申請洽購羅斯福路二八零號房屋礙難照準事致中央信托局天津分局函”的文件，其中，“礙難照準”表示申請的事不能批準。此外，“未便照準”“歉難照準”也表達此意。再如，題名為“為核減劉萬順捐額應(yīng)毋庸議事致第七區(qū)稅捐稽征所指令”的文件，其中，“應(yīng)毋庸議”表示文件事由清楚明白，無需討論。

在民國檔案文件題名中，結(jié)論性原詞主要有兩方面作用：首先，它能夠真實再現(xiàn)民國公文語言風(fēng)格，使題名在遣詞用句方面更加“民國化”。其次，它是具有檢索意義的關(guān)鍵詞語。擬制題名時，檔案中的結(jié)論性原詞一般情況下照錄；如果一些結(jié)論性原詞特別生僻難懂可酌情替換為通俗易懂的同義詞或近義詞，使利用者能夠正確理解題名所表達的意思。

4.3 合理利用原文事由

題名應(yīng)準確揭示文件的核心內(nèi)容和行文訴求。一些民國公文利用行文結(jié)構(gòu)和陳腐套語迂回、婉轉(zhuǎn)地表達真實意圖，擬制題名時無法從這類文件中直接提煉具有檢索意義的結(jié)論性原詞，這就要在充分理解文件主旨的前提下自行組織語言對文件內(nèi)容進行概括，但要注意這些自行概括而成的文件題名揭示文件信息是否窮盡、傳達文件意圖是否精準的問題。

文件題名應(yīng)保持時代特征的原則不能被機械地執(zhí)行為照錄原文事由。民國公文中的“事由”或“摘由”不能直接作為正式題名著錄，需要進行提煉、修改、補充，甚至重新歸納。

例如，一份文件如照錄事由則題名為“為腳踏實地團隊為先故不作客套謝嗣百維事致興中學(xué)會天津分會函”。這份文件在缺少結(jié)論性原詞的情況下仍照錄原文事由，導(dǎo)致題名沒有檢索點。在理解文件主旨的基礎(chǔ)上，題名可概括為“為激勵工作事致興中學(xué)會天津分會函”。

再如，一份文件如照錄事由則題名為“為請示所撥小麥應(yīng)由兵站還是儲運處進行加工及所列商號小麥就地撥交還是統(tǒng)一第一聚點存儲再撥交事致河北田賦糧食管理處韓處長代電”。原題名將撥交小麥的多種供選方案一一列出，不僅啰嗦冗長，而且口語化嚴重，可精簡為“為請示撥交小麥辦法事致河北田賦糧食管理處韓處長代電”。

復(fù)如，一份文件如照錄事由則題名為“為請代為吹噓以謀工作事函”。其中，“吹噓”一詞不宜出現(xiàn)在題名中，可替換為“推薦”或“舉薦”。

4.4 輔助性詞語的處理

民國檔案文件題名要保持時代特征就不能只關(guān)注具有檢索意義的關(guān)鍵詞語的語言風(fēng)格，一些常用的輔助性詞語也要處理得當。

在工作實踐中，著錄人員會有意識地審查題名中的關(guān)鍵詞語是否符合民國公文語言風(fēng)格，卻常常因過于熟悉現(xiàn)代語言習(xí)慣而下意識地使用一些只出現(xiàn)在現(xiàn)代語言中的輔助性詞語，比如，連詞“和”、結(jié)構(gòu)助詞“的”等。

民國公文中不會出現(xiàn)連詞“和”，一般用“及”或者“、”來表達連詞“和”的意思。例如，題名為“為向會計課借燈徐廣益拒絕不借并態(tài)度惡劣情形及請如何處理事致高課長和黃副廠長呈”的文件，其中，“和”是現(xiàn)代語言中的連詞，不應(yīng)出現(xiàn)在民國檔案文件題名中，可用“、”連接題名中的兩位受文者。

現(xiàn)代語言中出現(xiàn)頻率頗高的結(jié)構(gòu)助詞“的”在民國公文中也鮮有使用。例如，題名為“為請止購三千米皮線及一千五百米皮線并改購每盤三百米者三盤每盤六百米者兩盤事致材料課劉課長函”的文件，其中，“者”是民國公文中經(jīng)常使用的助詞，它在題名中的作用相當于現(xiàn)代語言中的結(jié)構(gòu)助詞“的”。

輔助性詞語的不恰當使用，尤其是“跨時代”使用是對文件題名細節(jié)的忽略，使題名人為加工的痕跡過重，既不利于題名保持時代特征，也會給后續(xù)的檢索利用工作帶來困擾。

4.5 剔除冗余公文套語

民國公文多以套語來架構(gòu)，公文套語在其特有的行政場域中標明了公文層次的起訖承轉(zhuǎn)，是民國公文的標志性特征之一。但是，如果為了保持民國公文語言風(fēng)格而將冗余無用的公文套語納入文件題名則會干擾文件主要信息的表達，不利于檢索、閱讀和傳播。

擬制題名時，對民國公文中各類套語要取舍得當，果斷剔除沒有檢索意義的公文套語，使題名通順精煉、文詞表述流暢準確。

例如，一份文件原題名為“為噩耗傳來悲傷不已元勛冥逝舉國皆傷典范永存謹以吊唁事致張委員唁電”，其中，“謹以”是表達敬意的公文套語，沒有檢索意義。如文件中有已故人員信息，題名應(yīng)刪減為“為吊唁XX事致張委員唁電”；如文件中沒有已故人員信息，題名應(yīng)刪減為“為吊唁事致張委員唁電”。

再如，一份文件原題名為“為材料費仍由第三廠發(fā)給以資便利并懇請辦理事致許臺照呈”，其中，“臺照”是請受文者閱知的敬辭，不應(yīng)出現(xiàn)在題名中，類似的套語還有“臺鑒”“鈞鑒”“大鑒”“鑒核”等。

復(fù)如，三份文件原題名分別為“為準許袁士林長期休養(yǎng)事致文祺函”“為借面粉以解眉急事致臺祺函”和“為邀請參加第五次治安強化運動繪畫展覽會及告知展覽時間事致公祺函”，其中，“文祺”“臺祺”和“公祺”不是受文者，而是民國公文常用的結(jié)束語，大意為“祝你吉祥健康，工作順利”，應(yīng)從題名中剔除。

在不丟失檢索信息和影響文件原意的前提下，民國檔案文件題名中不應(yīng)出現(xiàn)的公文套語主要包括：修飾詞、介詞和重復(fù)詞；敘述性和鋪墊性詞語；沒有實際意義的慣用詞語；字面意義上很難解釋清楚，令人費解的詞語等。

4.6 保留民國特定稱謂

擬制題名時，民國時期的人名、地名和專有名詞應(yīng)照錄檔案中的原有名稱，不能改為現(xiàn)今的名稱。例如，題名為“為偕同人及友人等赴張垣、大同、歸綏等處調(diào)查商情請致函各分支行事致中國銀行函”的文件，其中，“張垣”是中華民國國民政府察哈爾省的省會，即現(xiàn)今的張家口市，檔案中使用了它的別稱；“歸綏”是中華民國國民政府綏遠省的省會，即現(xiàn)今的呼和浩特市。

《明清檔案工作標準文件匯編》之《明清檔案著錄文字使用規(guī)則》（試行本）中規(guī)定：“著錄中凡涉及規(guī)定的人名、地名以及一些專有名詞術(shù)語，原則上要用簡體字，但有些文字不適于簡改的，要照錄原字。”[10]對于同為舊政權(quán)檔案的民國檔案來說，一份文件中如果同一人名、地名或?qū)Ｓ忻~既使用了簡體字又使用了異體字，從便于檢索利用的角度考慮應(yīng)著錄簡體字；如果一些人名、地名或?qū)Ｓ忻~沒有簡體字則應(yīng)照錄檔案中原有的繁體字。

保留民國時期特定稱謂和民國公文的常用、慣用文字是使文件題名保持時代特征的必要措施。檔案館可以通過編制參考資料或購買工具書的方式幫助利用者識別、理解民國時期的人名、地名和專有名詞，解決檢索利用過程中遇到的疑難問題。

4.7 疑難字詞的考證

民國檔案中常常出現(xiàn)一些無法辨認或晦澀難懂的字詞，影響了對文件主旨的提煉和概括[11]，擬制題名時須審慎考證，考證結(jié)果務(wù)必有理有據(jù)。

對民國檔案中一些字詞的考證根據(jù)文件來源、形成時間，結(jié)合查閱相關(guān)資料即可獲得確切依據(jù)，這種情況可以根據(jù)考證結(jié)果來著錄文件題名。然而，遇到以下4種情況時，考證工作往往無法獲得確切依據(jù)：

1、因檔案實體破損或殘缺導(dǎo)致部分文件內(nèi)容無法獲知。

2、文件字跡褪變油滲、洇化模糊，造成詞句辨認困難。

3、文件中包含書寫不規(guī)范、不易識別的手寫字、蠟紙油印字、復(fù)寫字等。

4、文件擬制水平較低，語言表述不準確，個別詞句令人費解。

筆者認為，在考證無法獲得確切依據(jù)的情況下，民國檔案文件題名涉及的疑難字詞應(yīng)著錄為“？”或“□”號以示存疑，待認知水平進一步發(fā)展后再解決遺留問題。這種做法是對尚存疑問的歷史記錄實行“最小干預(yù)”，避免因當前的認知局限對當代和后世的民國史研究工作造成誤導(dǎo)。

5 結(jié)語

檔案館開展民國檔案文件級目錄著錄工作的目的是深挖民國檔案資料的內(nèi)在價值，使其得到更加充分、有效地利用。但是，如果從更長遠的時間維度去考量，當前的著錄工作，甚至整個檔案工作都不能僅以滿足當代人的利用需求為終極目的，更應(yīng)慮及人類文明的長遠傳承問題。檔案工作的使命是傳承歷史和文明。檔案工作者應(yīng)以多元化視角和前瞻性眼光來看待民國檔案文件級目錄著錄工作，處理好歷史、現(xiàn)在和未來三者之間的承接關(guān)系。