基于財務共享模式的會計電子檔案數據管理：基本框架與實現路徑?

尹衛軍

（中國石化催化劑有限公司長嶺分公司 岳陽 414012）

較之傳統財務管理模式，財務共享模式是信息化時代財務管理的轉型與升級，企業在財務管理上可抽離出共同的重復的業務交托于具有財務管理功能的共享服務中心進行綜合處理，基于此模式，煩瑣的財務管理更為簡潔化、便捷化、標準化。財務共享模式為現代會計檔案管理提供了全新的發展契機。尤其是在2016年1月1日后，《會計檔案管理辦法》的實施從法律層面肯定了電子會計檔案管理的效力，加之大數據、云會計的快速發展，以數據形態為主的電子信息數字化的會計檔案管理成為主流趨勢。財務共享模式下開展電子會計檔案管理可對會計檔案進行跨區域收集，歸集到財務共享服務中心（FSSC），而后進行統一保管，對會計檔案實現了電子化的管理，電子會計管理中無論是獲取憑證、報銷、入賬還是歸檔保管都實現了線上操作，會計檔案管理更為便捷高效。

1 財務共享模式下電子會計檔案數據管理趨向

1.1 管理重點：屬地管理轉向FSSC管理

財務共享模式的推行使得傳統的財務管理重點發生了實質性的轉變，即從經濟屬地財務管理轉向財務共享服務中心FSSC管理。財務工作者在會計檔案的管理上開始應用影像資料，對此，需要保證電子會計檔案各種資料的一致性、內部規定的統一性，對于原來不一致的業務需要進行重新的標準化定性。同時，加強防范新型防控點，即強化財務共享模式下對于電子會計檔案管理的風險防控。

1.2 管理要求：注重流程化與標準化

財務共享模式下，電子檔案管理走向集約化，管理過程的鏈條呈現延長化，越來越多的崗位進入會計檔案管理之中，在此過程中，電子會計檔案管理極易出現交織錯雜的問題，影響了電子檔案管理實效性。因此，在FSSC下開展電子會計檔案管理愈發注重流程化與標準化，簡化操作流程，避免管理交叉、信息差異、處理效果出現瑕疵等問題，確保電子會計檔案管理的專業性與實效性。

1.3 管理要點：開展集中化管理

如上所述，財務共享模式下電子會計檔案管理工作鏈條延長，因此，為保證電子會計檔案管理質量，需要考慮到諸多內外部風險因素，對影響電子會計檔案質量、管理的因素等進行集中化管理。在實際的管理過程中，必須對各項檔案資料進行有效的整理與管理，綜合考慮各種影響因素，實現全面有效的管理。

2 財務共享模式下電子會計檔案數據管理基本框架

企業發展規模不斷擴大，隨之涉及到的會計檔案資料愈加煩瑣，企業在會計管理工作上需要更加精細化的核算，厘清成本與客戶群等要素。企業財務管理在使用的軟件上涵蓋諸多子系統與子模塊，在處理這些子系統、子模塊業務時會自動生成營業費數據、人工成本、資金繳波等各項費用分錄，其涉及的整體數量較大，由此便需要打印與之相關的憑證，增加了打印數量與成本。傳統使用紙質檔案進行會計檔案管理工作時，需要大量的紙質資料，占用空間極大，且需要打印大量憑證，整體工作效率較低[1]。大數據時代，云計算、云共享愈發成熟，財務共享模式應用更為廣泛，電子會計檔案管理成為主流趨勢，會計檔案管理從傳統的紙質檔案轉向電子檔案，同時搭載云端技術開展遠程訪問與線上管理，檔案管理效率及利用效率顯著提升，且可隨時隨地對檔案信息進行訪問。改變了傳統檔案工作中紙質管理的繁瑣，同時降低了辦公成本，減少了人力、物力支出，且會計檔案管理效率得以明顯提升。基于財務共享模式，立足于大數據時代背景，從會計檔案數據信息的采集到處理及后期應用建構電子會計檔案管理框架如下：

2.1 電子會計檔案采集

財務共享模式下的電子會計檔案管理搭載財務共享云平臺，利用云計算等云端技術，對EPR系統、資金管理系統、費用管控系統、會計核算系統、銀企直聯系統、影響管理系統、安全管理系統等進行優化整合。具體言之，基于財務共享模式的電子會計檔案在采集整理各類電子會計文件后，對這些文件屬性進行標定，將其傳送至FSSC平臺，集團企業可從FSSC的影像識別系統對子公司上傳的憑證進行影像化處理，而子公司僅需掃描識別原始紙質平整便可將其上傳至FSSC，這些為電子檔案信息化管理的業務審批、財務管理提供了信息化管理的基礎。企業可利用MySQL、Oracle、SAP、用友、金蝶、HBase、MongoDB等數據庫對云端原始數據進行查詢、處理、分析，并基于此提供全面的數據信息，從而自動生成電子會計憑證。專業會計人員對這些憑證進行審批后，可將明細賬、銀行存款記賬、現金日記賬等賬簿進行登記，而后利用MyReport 等系統生成自動電子財務報表。然后，對銀行電子回單支付數據進行稽核確認，由銀企直聯系統直接獲取，在電子回單與記賬憑證間建構起信息關聯與集成系統關系，為后續電子會計檔案的信息整理及利用提供支撐[2]。銀企直聯系統所取得的電子銀行回單匯總表在很大程度上可代替紙質銀行對賬單，銀行余額調節表、單位收支報告皆可形成電子報表形式，從而直接校驗電子對賬結果。

2.2 電子會計檔案處理

財務共享模式下的電子會計檔案管理工作需要依托于財務共享服務中心（FSSC），而FSSC是基于大數據、云計算、物聯網等現代化技術建立起的數字化平臺，經過這一平臺的處理檔案信息的接收、傳遞、存儲、利用實現了高效化、一體化與網絡數字化，檔案管理效率更高。搭載財務共享服務模式，處理電子會計檔案時主要是要完善電子會計檔案資料見的聯系，確保電子會計資料得以構成完備、有序、統一化的信息資源體，提升電子財務檔案的實際價值。企業應充分認識到財務共享模式下電子會計檔案處理的優勢，建構與企業發展相契合的電子會計檔案管理系統，完善管理體制，規范管理流程，搭載FSSC開展有效的電子會計檔案管理。同時認識到傳統會計檔案管理中所應用的會計電算化雖然可以開展電子會計檔案的數據處理，但這種數據處理介于結構化數據之間，處理效率有限，但是財務共享模式下開展電子會計檔案的管理，則可借助大數據、云計算等技術對海量數據進行跨結構的處理，并且可充分厘清更多數據間的關聯，使數據處理結果更為有序、有效，便于后續對數據信息的計算分析。在對數據的分析處理上，常用技術為InfoBright、Hadoop、YunTable、SAP Hana 和Oracle Exadata等，基于此對各子分公司海量的財務數據直接導入分布式數據庫和存儲群中，進而借助分布式技術查詢、分類、整合這些海量數據，為后續電子會計檔案的實際應用奠定基礎。

2.3 電子會計檔案應用

財務共享模式下的電子會計檔案的應用主要依賴于大數據挖掘技術，即利用大數據技術對數據進行挖掘與前期分析，常用的數據挖掘技術為R、HadoopMahout等，基于此進行后續的高級別分析，在數據之間挖掘出影響企業決策的信息，為企業管理提供有效的依據，確保電子會計檔案處理的實際應用價值得以有效應用。財務共享模式下的電子會計檔案應用分為兩個層面，分別為檢索與利用。電子會計檔案檢索是搭載FSSC，借助大數據技術進行數據挖掘與分析，對于大規模檔案數據集則可以MapReduce 等編程模型開展數據集的并行處理，而且不管是存儲于何種云端（私有云、公有云、混合云）的信息皆可進行快速的搜索與查詢，滿足各類用戶的不同要求。在檔案檢索上，相較于傳統紙質財務檔案，財務共享模式下依托大數據、云端的會計檔案檢索更為便捷快速，并且檢索精確度極高。財務共享模式下電子會計檔案應用主要是對所需會計檔案文件的檢索，隨后按照需求將其轉化為實踐應用。傳統財務檔案多為紙質檔案，對其檢索利用十分繁瑣，且檢索的多為原始數據，也只能進行最為簡單的數值計算，無法開展人工智能計算，而財務共享模式下，利用大數據、云計算、物聯網等則可開展更為繁瑣的數值統計計算及人工智能運算，可有效提升電子會計檔案應用實效性[3-5]。

3 財務共享模式下電子會計檔案管理現實價值

3.1 分類式的檔案處理，檔案管理精細化程度顯著提升

大數據時代，財務共享是財務行業工作的主流趨勢之一，在此背景下，要想做好電子會計檔案管理，必須明確檔案類別，并做好不同類別的整合。傳統會計檔案管理工作中對于檔案的分類主要依靠人力手工分類，將原始單據根據不同種類進行編號，統一管理，這種依靠人力進行的檔案分類，耗時長，工作效率不高；但是財務共享模式下電子會計檔案管理基于FSSC云平臺對檔案進行電子化分類，運用軟件對信息進行錄入、分類與整合，不同類別的檔案歸置于不同文件夾，每個文件夾中存放一種類別，文件夾中的信息也可進行自動編碼，由此，后期賬目的復核與記結賬效率將會大幅提升。財務共享模式下，電子會計檔案管理上會涉及到大量信息，有些信息如合同、訂單等仍然需要紙質記載，對此，可在紙質文件的打印同時可進行自動化的信息錄入，將信息同步于共享系統，經過整合處理，原始數據憑證與企業生產、經營各個環節的會計信息相關聯，使會計檔案管理更為全面化且精細化[6]。

3.2 實時化的數據更新，檔案管理的實效性有效提升

傳統會計檔案數據信息多為靜態的，且數據間往往無直接的聯系。但是財務共享模式下的電子會計檔案的數據信息既能獨立存在，同時也可與其他信息之間建立聯系。例如，分公司財務人員對檔案進行掃描，基于影像識別技術對檔案信息進行自動讀取，而后傳送至云端進行后續處理，同時，按照檔案類型進行自動化的報表分類，便于后續搜索查詢，同時為企業決策提供了依據，切實保障了財務檔案管理的有效性。財務共享模式下，基于財務共享云平臺將檔案數據信息存儲于云端，利用大數據、云計算，進行實時化的數據更新，數據存儲空間較大，報表編制更為便捷，檔案管理實效性凸顯。

3.3 基于云端存儲數據，檔案管理處理效率較高

財務共享模式下的電子會計檔案管理，利用共享技術，可將數據進行實時線上傳輸，紙質檔案形式減少，同時，云端具有巨大的存儲空間，電子檔案存儲應用更為方便。基于財務共享模式，利用現代化大數據、云技術、物聯網等技術，不管是在會計報表編制上，亦或是對檔案信息的分析處理上都進入了自動化時代，并且可根據企業目標計劃及領導者需求進行有針對性的檔案分析處理，定制個性化數據報表，無需大量人力物力，即可見，電子會計檔案不管是在分析處理還是在實際應用上都具有極高的效率。

3.4 降低信息傳輸成本，促進生產經營發展

財務共享模式下，電子會計檔案不再如紙質檔案那般冗雜、笨重，經過云端技術處理過的電子會計信息通過網絡傳輸并存儲于云端，這種傳輸屬網絡化的線上傳輸，信息運算成本相對較小，且這些會計檔案信息皆可進行跨區域的異地查詢、檢索、處理等，真正實現了跨區域的財務共享。同時，也可隨時隨地查詢到歷史會計檔案，與當下的會計檔案進行直觀的分析對比，可以為企業提供更精準的經營發展趨勢，便于企業做出更科學的經營決策，基于此，也可結合企業經營發展現狀，有針對性地調整生產經營要素，為企業發展提供正確的航向指標，促進企業正常經營始終行駛于正軌，且持續前行。

4 電子會計檔案數據管理的實現方法

4.1 完善軟硬件設施建設

第一，完善硬件設施設備，為會計電子檔案管理所需要的硬件設備配備專門機房，加大計算機等硬件設備的投入；第二，構建電子會計檔案管理信息處理系統。財務共享模式下，需要依托大數據和云技術等才能實現便捷性的數據收集、實時性的數據更新、高效化的檔案分析處理，因此，建構與之相適宜的信息處理系統顯得尤為重要[7]。這里的信息處理系統正是基于大數據、云端處理、物聯網等技術建構起來。在信息處理系統的建立上，首先，聯合專業的系統研發企業，確保信息系統的技術水平得以應對企業會計檔案管理中日益繁重的數據處理壓力，此外，及時升級會計信息、銀企直聯、資金管理等系統；第三，強化對信息系統的網絡安全管理，組建專門的系統維護團隊，可裝設防火墻、殺毒軟件等，并且對信息處理系統進行日常維護，防止系統內部入侵木馬病毒，減少檔案資料被竊取的風險。

4.2 做好電子會計檔案的分類、歸檔與處理

財務共享模式下，基于財務云共享平臺進行電子會計檔案的分類、歸檔與處理。在會計檔案的分類上，各分支數據信息經過掃描上傳至云平臺的核心服務器，服務器對其進行分類，編制不同編號。在數據歸檔上，云平臺會根據上傳的會計憑證中的要素特點建立于之相關的會計信息，在此過程中，為保證企業系統與云平臺之間接口順暢對接，可根據在企業系統與云平臺之間建立統一系統接口，如，中國聯通在企業資源計劃系統，即EPR系統之上，對會計檔案的格式、信息接入頻率等做了與企業會計檔案信息相適宜的調整，設定信息接入標準，確保企業資金系統、報賬系統、資源計劃系統等與云系統的有機對接，確保電子會計檔案有序歸檔。在數據處理上，要著力于提升數據更新速度，在共享模式下，做好對新數據的掃描，并及時更新數據信息，確保數據分析的準確性，為企業提供準確決策依據[8-9]。

4.3 強化風險防范

會計檔案信息是企業的重要資源，其真實性與安全性直接關系到企業決策乃至企業利益。因此，在會計檔案的管理上，企業應提高重視力度，著力提升管理水平與檔案處理質量，全面規避風險。企業應基于財務共享模式，加強對電子檔案管理系統的安全維護，做好信息的篩選，剔除錯誤信息或帶有風險的信息。此外，完善制度，針對風險類型制定于之相應的處理措施及應急處理方案，提升企業對于信息風險的防范與處理能力，防止出現重大信息安全風險問題。

4.4 組建專業化電子檔案管理人員隊伍

新型財務共享模式下的會計財務管理，減少了人力的支出，但并不意味著不需要人力資源的保障，反而對管理執行者和財務部門人員的專業化信息處理水平有著更高的要求。對此，財務部門應引領一些人員做好轉型，一方面，要求檔案管理人員端正思想，認識到電子檔案管理的價值，嚴于律己，規范自身行為，學習并嚴格遵循《會計檔案管理辦法》的規定，堅持保密性原則；另一方面，企業加強對電子檔案管理人員的培訓與教育，不僅要使會計管理人員具備專業的會計專業知識，還要熟練應用各類會計軟件，了解財務共享模式下會計信息系統的應用與維護方法，掌握網絡安全知識，提高會計電子檔案管理水平，有效勝任現代會計電子檔案管理工作。

5 結語

大數據時代，會計行業步入信息化進程之中，財務共享模式的出現更是為會計檔案管理打開了全新的大門，會計檔案管理走進了網絡化處理時代，檔案編制更為快捷，保存更為迅速，檔案數據信息的挖掘、查找更為便捷、高效，跨區域的檔案管理真正實現了財務管理共享化，會計檔案管理工作效率顯著提升，準確性突出，為企業決策提供了更為科學的依據，減少了企業對會計檔案管理的資本投入，為企業的健康持續發展提供了有力保障。

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