關于做好公證檔案工作的幾點思考

文·李慧敏

檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。具體到公證檔案，正如《公證檔案管理辦法》第二條指出：公證檔案是公證機關證明活動的真實記錄，是國家檔案的重要組成部分，具有重要的查考利用價值?；诖耍C檔案工作從狹義上講，有公證檔案的接收和整理、借調與查閱、保管期限的確定、鑒定和銷毀、統計和移交、保管和防護等環節。本文結合自身工作實際，重點談一下新時代如何做好公證檔案的接收、查閱、保管和利用工作。

一、檔案接收要及時全面

“收集、整理、保管和統計本處的檔案，做好檔案的接收、移交和登記，并開展檔案利用工作”，是《公證檔案管理辦法》規定的檔案管理人員的首要任務。公證制度是一種預防性司法證明制度，也是保障民法、經濟法實施的程序性法律制度，是我國司法制度的重要組成部分。公證檔案在預防糾紛，保障自然人、法人或者其他組織的合法權益中具有重要作用，體現的是國家法律的公信力。步入新時代，人民群眾美好生活需要日益廣泛，不僅對物質文化生活提出了更高要求，而且在民主法治、公平、正義、安全、環境等方面的要求日益增長，公證越來越多地走進人民群眾的工作生產生活之中，與廣大干部群眾的切身利益聯系更加密切、更加廣泛。因此，公證檔案管理人員首先要把好公證檔案工作的第一關口——接收檔案。應按照有關法律法規規章要求，做好三個環節的工作，走好公證檔案工作第一步。一是“催好”。指導、督促和檢查公證人員及時對公證文書材料立卷歸檔，將全部檔案資料進行立卷，防止因時間拖延導致檔案材料丟失、缺損，影響公證法律效力的完整性。二是“建好”。依據《公證文書立卷歸檔辦法》的相關要求，檢查案卷質量，對符合要求的予以接收，并辦理檔案移交手續，對不符合要求的提出完善改進措施，幫助公證員按照規定要求，補齊補全相關材料，形成高質量的案卷。三是“接好”。對接收的公證檔案，按國內民事、涉外民事、國內經濟，涉外經濟的類別和年度、保管期限等編寫歸檔順序號，填寫檢索卡片、檔案目錄登記簿、檔案收進登記薄。

二、檔案查閱要依法規范

公證檔案涉及自然人、法人或者其他組織的隱私和秘密，需要公證機關和檔案管理人員樹立保密意識，嚴格執行保密制度。這是公證檔案管理的一大特色。為此，借閱公證檔案必須履行一定的批準和登記手續，并限定借閱期限，在期限內因特殊情況不能按期歸還的應辦理延期手續?；诖?，需要特別注意以下幾點：一是克服“熟人現象”。主要針對本公證處的公證人員、同級或上級司法行政機關的公證管理部門而言。以上兩種情況因工作需要借閱檔案，必須履行借閱登記手續后，借閱公證檔案。絕不可因工作中的同事和隸屬關系而不履行借閱登記手續，或者放寬條件、擴大范圍、降低標準、減少環節，而造成失泄密和丟檔損檔等責任事故。二是嚴格管理權限。主要針對人民法院、人民檢察院和有關國家機關、律師而言。上述機關和人員因工作需要，要求查閱有關檔案的，應出具正式查卷函件，經公證處主任批準后辦理查閱手續。因特殊情況必須借出的，應經同級司法行政機關批準。律師因訴訟代理的需要，向公證機關提交律師的身份證明、律師事務所的查卷證明，及當事人同意律師查閱本人的公證檔案的證明，經公證處主任或副主任批準后，可查閱當事人提交給公證處的證明材料和公證所記錄的與當事人談話筆錄。借出時要交點清楚，辦理正式借據，并限期歸還。三是堅決落實“五不得”。鑒于公證檔案的特殊性，《公證檔案管理辦法》明確規定了“五不得”，即：借出的檔案不得轉借其他單位或人員使用；除人民法院、人民檢察院和有關國家機關外，其他單位和個人一般不得借調和查閱公證檔案；凡涉及國家機密和個人隱私的公證密卷檔案，以及當事人要求保密的公證檔案，一般不得借調和查閱；不得超越制度向任何人提供檔案或擴大利用范圍；不得向他人泄露檔案的內容。因特殊情況必須查閱的，須由公證處報經同級司法行政機關批準。“五不得”是公證檔案查閱的鐵律，需要嚴格遵守。

三、檔案保管要安全嚴格

公證檔案事關當事人的政治經濟利益，檔案的安全尤為重要，如果檔案一旦受損，造成的危害往往是無法用錢財進行彌補的。因此，在保管中應注重做到：一是認真確定檔案保管期限。嚴格執行《公證檔案管理辦法》明確的保管期限分類標準，將收養證明等17類公證檔案列為永久保管，將受過或未受刑事處分證明等18類公證檔案列為長期保管，將生存證明、健康證明等15類公證檔案列為短期保管。二是不斷改善保管保護條件。首先做到“十防”，即防火、防盜、防水、防光、防塵、防蟲、防鼠、防霉、防高溫高濕、防有害氣體。其次，應注重采用先進技術，提高檔案的管理水平，當前應重點抓好運用現代信息技術，研發運行公證檔案信息管理系統，開展公證檔案機讀目錄數據著錄工作，建立專門的公證檔案數據庫，形成與紙質檔案配套的電子檔案資料庫。三是及時開展防治工作。針對隨卷歸檔的錄音帶、錄像帶等聲像檔案，為防止磁化，應根據保管期限定期進行復制。對于破損、蟲蛀、鼠咬、變質、字跡褪色的檔案及時進行修補和復制。檔案人員調動工作的，應在離職前做好檔案移交工作，辦理交接手續，對接好相關涉密事項和有關要求，保持工作的連續性、穩定性。

四、檔案利用要主動充分

公證檔案的利用，是公證檔案工作的一項重要內容和任務。特別是在新時代，做好工作檔案的利用工作，對于保障公證機構履行法定職能，充分發揮公證檔案資源服務社會經濟發展的重要作用，依法維護和實現人民群眾合法權益，具有重要的意義。就目前的情況看，公證檔案的利用主要體現在統計分析、移交進館和研究開發等方面。首先，應做好檔案統計分析。建立健全公證檔案統計制度，按規定向有關上級機關和檔案行政管理部門報送檔案工作基本情況，有利于上級機關通過公證檔案，準確了解民生領域的新需求新變化，推進經濟社會民生的健康發展，進一步提高檔案的利用價值。其次，應注重檔案移交進館。按照司法部、國家檔案局制定的《公證檔案管理辦法》，公證處將公證檔案在規定的保存期滿后，連同案卷目錄和有關檢索工具、參考資料，一并向同級地方檔案館移交。自2016年起，山東省濟南市齊魯公證處開始向山東省檔案館移交公證檔案2批次共78633卷，收到明顯的社會效果。做好公證檔案移交進館，需要公證機構嚴格按照相關法律法規的要求，積極配合檔案館，加強制度化、規范化、標準化、統一化建設，形成標準一致、對接暢通、優質高效的工作運行機制，做好進館規劃、庫房清理、檔案整理、清點移交、開發利用、安全保密等，推動公證檔案移交進館順利推進。第三，加強對公證檔案的挖掘。依法組織力量開展對移交進館公證檔案的分析研究，讓“死檔案”復活起來，為社會經濟、政治、社會、民生建設發揮重要的史料價值，探索公證服務經濟社會和人民群眾的規律，進一步提高公證工作的效能，為實現“兩個走在前列、一個開創新局面”、建設新時代現代化強省的奮斗目標，作出應有的努力和貢獻。