新時期加強學校檔案編研工作的原則和途徑探析

文·李艷霞

編研工作是檔案工作的重要組成部分。學校檔案編研工作因其特殊性具有更加重要的地位，它是整合學校檔案資源、方便檔案查閱利用的有效措施，同時對學校的校園文化建設、教育教學乃至領導決策都可以起到促進作用。受重視保管、輕視利用的傳統工作方式影響，當前學校檔案編研工作整體上還處于比較低的水平，并未起到應有的作用。新時期學校檔案工作面臨著來自各方面的壓力和挑戰，編研工作應該積極主動作為，跟上時代發展的步伐。

一、加強學校檔案編研工作的原則

（一）以服務學校發展和廣大師生為中心

學校檔案工作不同于機關企事業單位，其工作目標首先是服務于學校和廣大師生，其次才是服務社會。在現實中，多數學校的檔案也都不向當地綜合檔案館移交。學校檔案工作只有獲得學校領導和廣大師生的認可，才能證明自身工作的效用。檔案編研的成敗直接關乎學校領導和師生的認可程度。在具體的工作中，學校檔案編研工作必須始終以服務學校發展和廣大師生為中心，加強編研工作的主動性與前瞻性非常重要，檔案部門必須對學校的階段性發展目標和工作非常熟悉，對師生的需求非常了解，做好前期的需求調查分析。

（二）編以致用 主動創新

每個學校每一個時期的工作都是不同的，因此服務廣大師生的檔案部門在從事編研工作時不能一成不變，不同時期的編研成果應該與當前學校的整體工作相匹配，與廣大師生的期待保持一致，做到有的放矢，編以致用。此外，在這個大變革的時代，檔案部門還需要主動創新，積極學習新的編研理論和做法，在編研主題、內容、形式等方面都積極尋求創新，跟上學校發展的需要，滿足廣大師生的期許。

（三）突破部門局限 尋求合力

傳統檔案編研工作都是檔案工作人員在相對封閉的工作鏈條中獨自完成的，很少與外界聯系。學校檔案室比綜合檔案館更加封閉，其編研工作的獨立性也就更強。新時期，各行各業之間的聯系都更加緊密，尤其是信息技術的普及使得部門合作更加密切。學校檔案編研工作也需要積極突破自身的局限，尋求與外界的合作，一方面是加強與學校廣大師生的溝通和交流，另一方面要積極探索與當地綜合檔案館、文化部門等校外機構合作的可能性，取他人之長補己之短，促進學校檔案編研工作邁上新臺階。

二、加強學校檔案編研工作的途徑

（一）鞏固提升傳統編研

傳統編研形式和成果是長期發展而來的，也都經歷了實踐的檢驗，在現今時代仍然有其價值。這種編研成果大多以紙質形式呈現，比如各個學校檔案部門編寫的《學校大事記》，就很有代表性。學校大事記是記錄學校發展的重要材料，對于了解一個學校的創建、變遷等具有重要的參考價值。在實踐中，有的學校檔案部門還利用檔案資料編寫了《學校辦學榮譽統計表》《教職工經歷變動表》《教職工分級聘用明細表》等編研成果，也起到了非常積極的作用。傳統檔案編研有其自身優勢和特點，但也有內容空洞、形式單一的缺點，在新時期，學校檔案部門應在繼承優點的基礎上，提升這些傳統的編研形式，提高編研的水平，努力推出更多的精品成果。

（二）利用信息技術、大數據創新編研選題和渠道

學校檔案編研工作的過程是相對封閉的，由檔案部門自己確定選題，自己完成，缺乏與學校師生的互動。廣大師生喜歡什么樣的編研成果，教育教學工作需要什么樣的編研成果，檔案部門并不了解。有學者曾做過調查，結果顯示，27.6% 的學生認為檔案編研與校園文化建設“關系密切，應大力做大做強”，48.9% 的人認為“重要，但主要是起調劑的作用”，還有 18.9% 的被訪者表示“一般，可有可無”，4.3%的人選擇了“不重要”和“其他”選項。可見，多數學生認為檔案編研工作是重要的，如果學校檔案部門在編研工作過程中增加與廣大師生尤其是學生的互動，會起到很好的效果。信息技術的發展，尤其是大數據的廣泛應用，為學校檔案部門創新編研選題和渠道提供了契機。學校檔案部門可以通過學校網站、微信公眾號、微博等渠道向廣大師生征求選題，在編研過程中，也可以通過網絡形式讓師生參與進來。由此推出的編研成果，必將更加符合廣大師生的真實需求，也將獲得更為積極的反響，對于提升學校檔案工作整體水平也具有十分積極的意義。

（三）拓寬編研成果的傳播

傳統的學校檔案編研，其成果的傳播是比較單一的，紙質成果一般只送交校領導閱覽，廣大師生則很難看到，有少數的學校開辦了檔案展覽，供師生參觀，但這主要集中在一些高校，中小學則極少有展覽。在這種情況下，學校檔案編研成果的傳播受眾是極為有限的，即使檔案部門真的創作出了內容和質量都很好的編研成果，沒有人閱讀和使用，它們也難以發揮真正的效果。在現實中，很多學校師生有數千人，甚至是上萬人，這是一個非常龐大的潛在的受眾群體。檔案部門在學校中一般都不受重視，也很難獲得足夠的資金，但這不應該成為不作為的理由，而且現代信息技術也為檔案編研成果的傳播提供了更多的選擇。檔案部門應該積極探索廣大師生喜聞樂見的形式，可以舉辦固定和流動展覽的形式來服務廣大師生，也可以通過網站、微信、微博舉辦網上展覽，擴大傳播面，還可以通過印發小冊子、制作短片、在校園刊物上開辦專欄等形式拓寬編研成果傳播渠道，做到傳統與現代相結合。

總之，在學校檔案工作中，檔案編研既是終點也是起點，在新時期檔案部門應該更加重視這項工作，努力推出更多內容和形式都符合學校發展和廣大師生需要的成果，并通過多種渠道發揮其效用。