縣級檔案館檔案管理現(xiàn)代化的幾個問題分析

文·高煥杰

檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，已然成為對檔案管理質(zhì)量和效率加以衡量的關(guān)鍵，在發(fā)展速度極快的當(dāng)今社會，提高檔案管理現(xiàn)代化水平的重要性，開始為越來越多的人所熟知。縣級檔案館的工作主要由兩部分構(gòu)成，分別是對檔案庫房等“硬件”進(jìn)行管理，還有對館務(wù)情況、人員等“軟件”進(jìn)行管理。現(xiàn)代化的檔案管理，同樣涵蓋這兩部分內(nèi)容。要想對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，需要以先進(jìn)設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)為依托，換句話說，只有利用先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，才能達(dá)到科學(xué)管理檔案的目的，管理質(zhì)量及效率隨之提高，基于檔案所開展的技術(shù)保護(hù)、提供利用等工作，自然可以達(dá)到較高的現(xiàn)代化水平。

一、縣級檔案館現(xiàn)代化檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）沒有認(rèn)識到基礎(chǔ)性工作的重要性

縣級檔案館所開展的基礎(chǔ)性工作相對薄弱，案卷質(zhì)量差、館藏不足、結(jié)構(gòu)缺少合理性、檢索工具難以發(fā)揮應(yīng)有作用等問題，始終沒有得到有效解決。雖然隨著升級活動的逐步落實(shí)，基礎(chǔ)性工作的質(zhì)量較之前相比有所提升，卻仍舊浮于表面，無法滿足現(xiàn)代化管理提出的要求。

（二）檔案管理人員素質(zhì)難以達(dá)到要求

部分從事檔案管理工作的人員，存在專業(yè)技術(shù)力量、現(xiàn)代科學(xué)知識薄弱的問題，即使縣級檔案館購入了計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備，缺少能夠高效運(yùn)用有關(guān)設(shè)備的人員，設(shè)備的作用仍舊無法得到充分發(fā)揮。計(jì)算機(jī)是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理需要依托的主要設(shè)備，因此，無論是專職操作人員還是一般業(yè)務(wù)人員，均應(yīng)當(dāng)對應(yīng)用計(jì)算機(jī)的方式加以掌握，將先進(jìn)設(shè)備應(yīng)用在檔案收集、保管和利用的過程中[1]。另外，雖然縣級檔案館也聘請了部分檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生，但是由于缺少先進(jìn)設(shè)備，畢業(yè)生所掌握的現(xiàn)代化知識也就無法得到有效運(yùn)用。

（三）領(lǐng)導(dǎo)者對現(xiàn)代化管理的意義存在認(rèn)知偏差

一方面，領(lǐng)導(dǎo)者沒有明確現(xiàn)代化管理的含義，將購置先進(jìn)設(shè)備、數(shù)據(jù)錄入等工作與現(xiàn)代化管理劃上等號，沒有從整體的角度出發(fā)，對現(xiàn)代化管理加以理解。現(xiàn)代化管理的內(nèi)容，不僅局限于先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，還包括檔案管理的理念與方法，也就是說，現(xiàn)代化管理應(yīng)當(dāng)參與到檔案由產(chǎn)生至銷毀的各個環(huán)節(jié)中。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)者缺乏現(xiàn)代化知識，基于現(xiàn)代化管理所制定的目標(biāo)和規(guī)劃，許多與縣級檔案館的實(shí)際情況不符。

二、實(shí)現(xiàn)縣級檔案館現(xiàn)代化檔案管理的有效策略

（一）對基礎(chǔ)性工作引起重視

僅僅具備先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)，無法保證檔案管理工作達(dá)到較高的現(xiàn)代化水平，基礎(chǔ)性工作的重要性不容忽視。對縣級檔案館而言，要想對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，保證基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作達(dá)到應(yīng)有的制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，只有對基礎(chǔ)性工作引起重視并逐步落實(shí)，才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的目標(biāo)[2]。首先，大部分館藏檔案形成的時(shí)間較長，文件題名、案卷題名不規(guī)范的問題普遍存在，有關(guān)人員無法通過文件或案卷題名，了解其所反映的內(nèi)容，自動標(biāo)引的方法也就難以發(fā)揮自身的作用。此時(shí)，需要有關(guān)人員對文件和案卷進(jìn)行標(biāo)引，保證標(biāo)引的效率和準(zhǔn)確性；其次，收集、保管、利用檔案，均屬于縣級檔案館需要開展的基礎(chǔ)性工作，只有對這些工作具有的制度化、規(guī)范化水平提供保證，才能為后續(xù)現(xiàn)代化管理工作的開展奠定良好基礎(chǔ)。針對這一情況，有關(guān)人員應(yīng)根據(jù)檔案館的實(shí)際情況，選擇相應(yīng)的先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)，保證檢索工具的標(biāo)準(zhǔn)化、進(jìn)館序列的科學(xué)化及全宗整理的規(guī)范化，加快現(xiàn)代化建設(shè)的步伐；最后，縣級檔案館的館藏質(zhì)量難以得到保證，字跡褪色、缺少卷內(nèi)目錄等情況始終沒有得到有效解決，這在無形之中加大了基礎(chǔ)性工作的難度，需要借助社會力量對檔案進(jìn)行整理及編目，方可保證基礎(chǔ)性工作在短時(shí)間內(nèi)得到高效的開展。例如，縣級檔案館可以與縣機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位建立起良好的合作關(guān)系，共同完成全縣信息中心的建立工作，對檔案史料進(jìn)行編寫和出版，這樣做既能夠?qū)崿F(xiàn)資源的有效共享，又可以提高信息服務(wù)的質(zhì)量，由此而獲得的經(jīng)濟(jì)、社會效益，也會變得更加可觀。

（二）提高檔案管理人員素質(zhì)

要想對檔案進(jìn)行現(xiàn)代化管理，檔案管理人員需要在專業(yè)技術(shù)、業(yè)務(wù)知識和操作能力等方面，達(dá)到較高的水平。在縣級檔案館就職的人員，普遍難以滿足上述要求，其表現(xiàn)為，一是專業(yè)水平較低，無法有效運(yùn)用現(xiàn)代化知識。縣級檔案館的就職人員中，接受過專業(yè)教育的比例較低，而短期專業(yè)培訓(xùn)的效果往往又不盡如人意。調(diào)查表明，經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)的人員，雖然對相關(guān)知識具有一定的了解，但是仍舊存在系統(tǒng)性較差的問題；二是除檔案專業(yè)的高校畢業(yè)生外，多數(shù)檔案管理人員均未受過正規(guī)專業(yè)教育，這部分人員對現(xiàn)代化知識的熟悉程度，難以與畢業(yè)生比肩。缺少專業(yè)人才的縣級檔案館，即使引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，也會因?yàn)闊o人使用，導(dǎo)致設(shè)備被閑置。人員現(xiàn)代化是保證管理工作現(xiàn)代化的關(guān)鍵，由具備現(xiàn)代化知識的人員負(fù)責(zé)先進(jìn)設(shè)備的操作，能夠使先進(jìn)設(shè)備的作用得到最大程度的實(shí)現(xiàn)。基于此，要想實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，提高有關(guān)人員素質(zhì)就顯得很有必要，只有保證負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員，對現(xiàn)代化管理的意義具有準(zhǔn)確認(rèn)知，開展相關(guān)工作時(shí)，才能夠以現(xiàn)代化管理為出發(fā)點(diǎn)，檔案管理的現(xiàn)代化水平也會因此而得到提高[3]。一方面，縣級檔案館應(yīng)對檔案管理隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，通過全面分析檔案管理人員狀況的方式，確定培訓(xùn)及人才引進(jìn)方向，將攝影錄像技術(shù)、檔案保護(hù)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)，視為培訓(xùn)的主要內(nèi)容。與此同時(shí)，還需要從現(xiàn)代化的角度出發(fā)，開展組織管理、行政管理等工作，保證檔案管理具備應(yīng)有的現(xiàn)代化水平；另一方面，在調(diào)進(jìn)人員或是引進(jìn)人才時(shí)，將是否具備現(xiàn)代化知識作為主要篩選條件，打造現(xiàn)代化檔案管理隊(duì)伍。

（三）從實(shí)際出發(fā)，確定現(xiàn)代化管理目標(biāo)

現(xiàn)代化管理目標(biāo)對檔案管理工作的開展具有指導(dǎo)作用。在確定管理目標(biāo)時(shí)，以下內(nèi)容需要引起有關(guān)人員的重視，一是明確檔案的現(xiàn)代化管理，應(yīng)當(dāng)以原件保護(hù)、檔案信息的準(zhǔn)確提供為重點(diǎn)；二是省、市級檔案館和縣級檔案館，在館藏?cái)?shù)量、門類、設(shè)備、利用率等方面，均存在著明顯的差異，因此，縣級檔案館應(yīng)當(dāng)以國家制定的現(xiàn)代化管理規(guī)劃為依據(jù)，結(jié)合實(shí)際情況，對管理目標(biāo)進(jìn)行確定，具體內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括問題的解決順序、現(xiàn)代化管理需要達(dá)到的水平等，避免物力、人力或財(cái)力被不必要浪費(fèi)；三是檔案管理并非孤立存在的一項(xiàng)工作。研究表明，檔案管理與社會建設(shè)密切相關(guān)，近幾年，越來越多的領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)了現(xiàn)代化的發(fā)展目標(biāo)，這也在無形之中推動著檔案管理工作向著現(xiàn)代化的方向前進(jìn)。由此可見，檔案的現(xiàn)代化管理是無法一蹴而就的，而是需要有關(guān)人員從實(shí)際出發(fā)，對管理目標(biāo)加以確定。

綜上所述，現(xiàn)階段檔案的現(xiàn)代化管理已經(jīng)由省、市級檔案館向縣級檔案館進(jìn)行延伸，微縮技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)及檔案保護(hù)技術(shù)，開始引起人們的重視。調(diào)查研究表明，雖然多數(shù)縣級檔案館已經(jīng)將現(xiàn)代化管理視為發(fā)展的主要方向，但是受多方面因素制約，在開展有關(guān)工作時(shí)，仍舊面臨著諸多問題，希望文中討論的內(nèi)容可以在某些方面給人以啟發(fā)，為“提高檔案管理所具有現(xiàn)代化水平”這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供幫助。