試論高校檔案管理信息化建設(shè)

文·李娟

高校檔案源自于長期的教學(xué)、科研、管理等各項工作，是一筆寶貴的信息財富。做好高校檔案管理工作，既可以讓學(xué)校的發(fā)展留下痕跡，也可以為總結(jié)教訓(xùn)、調(diào)整策略、解決問題提供依據(jù)。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使社會的各個角落發(fā)生了翻天覆地的變化，高校檔案管理信息化建設(shè)也是主流發(fā)展趨勢，是提高檔案管理效率與準確性的重要手段。

一、做好高效檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

（一）能夠使紙質(zhì)檔案得到更好的保存

檔案對于高校發(fā)展與建設(shè)來說，發(fā)揮出至關(guān)重要的作用。傳統(tǒng)檔案管理以手工操作為主，紙質(zhì)檔案材料極易損壞、丟失，對檔案材料的完整性構(gòu)成威脅，無法為學(xué)校管理工作提供有力依據(jù)。信息化背景下，電子文檔取代了紙質(zhì)材料，溫度、濕度的變化都不會對檔案材料造成影響，而且便于查詢與閱讀，檔案材料的安全性得到了保證，最大化地發(fā)揮出檔案作用。

（二）能夠提升檔案管理工作效率

伴隨著高校規(guī)模的不斷擴張，檔案內(nèi)容日趨豐富，數(shù)量不斷增加，服務(wù)范圍逐漸擴大，如果繼續(xù)以手工操作的方法進行檔案管理，在繁重的任務(wù)面前，難免會出現(xiàn)紕漏，如檔案編號保存不當(dāng)、存放位置不明、檢索速度較慢、損壞原始資料等。信息化管理的運用，可以使這些問題迎刃而解，能有效提高檔案資源的應(yīng)用效率，為檔案使用提供方便，實現(xiàn)信息資源共享。

二、高校檔案管理信息化存在的主要問題

（一）高校檔案管理信息化重視程度仍有不足

在高校檔案管理信息化建設(shè)過程中，能否得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，將會對管理水平起到最直接的影響。從當(dāng)前情況看，多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)都沒有意識到此項工作的重要性，無論是配套制度的構(gòu)建、發(fā)展戰(zhàn)略的擬定，還是優(yōu)化隊伍結(jié)構(gòu)、軟硬件設(shè)施建設(shè)等，都存在著明顯問題。由于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的不重視，檔案管理人員也沒有意識到自己工作的重要性，工作熱情被吞噬，片面地認為只要能保證所有原始資料不損壞、不丟棄就是完成了任務(wù)，信息化管理意識極為淡薄，更不會積極探尋檔案管理新路徑，嚴重削弱了檔案管理的價值。

（二）高校檔案信息管理制度有待完善

檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展，離不開全體檔案工作者的不懈努力，也向他們的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。當(dāng)前，檔案工作人員并沒有牢固樹立信息化意識，責(zé)任心與使命感都有待于提高，日常工作中的紕漏時有發(fā)生，如不按正常流程將資料借出，出現(xiàn)問題互相推諉等，嚴重干擾了正常的檔案管理工作，反映出檔案管理配套制度的不完善。規(guī)章制度是檔案管理信息化建設(shè)的先決條件，應(yīng)該貫穿于檔案信息化建設(shè)的整個過程，幫助工作人員厘清自己的職責(zé)權(quán)限，使他們能在最短時間內(nèi)適應(yīng)信息化發(fā)展需要。

（三）高校檔案軟硬件配備不合理

檔案管理要想真正步入信息化發(fā)展軌道，需要得到軟硬件設(shè)備的支持。從硬件方面來看，許多高校并沒有為檔案管理信息化建設(shè)投入足夠的經(jīng)費，除了必備的計算機、打印機、復(fù)印機以外，再沒有其他硬件設(shè)備，信息化檔案管理只是停留在文字處理層面，具有明顯的滯后性。從軟件方面來看，通過調(diào)查了解到許多高校都積極引入了OA辦公系統(tǒng)，但檔案工作人員表示，學(xué)校并沒有及時建立檔案數(shù)據(jù)庫，也沒有引進或開發(fā)先進的操作系統(tǒng)、應(yīng)用軟件，信息化管理形同虛設(shè)，數(shù)字信息的安全也得不到有效保證。軟硬件設(shè)備的匱乏，使得檔案管理無法跟上時代發(fā)展節(jié)奏。

（四）高校檔案管理人員素質(zhì)亟待提升

檔案管理信息化，離不開高素質(zhì)的人才隊伍。檔案管理工作長期被忽視，一直被看成“養(yǎng)老部門”，檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)不合理，多數(shù)人員年齡偏大，不能在短時間內(nèi)接受新鮮事物，仍沿襲上世紀的方法對檔案資源進行管理，甚至對信息化建設(shè)產(chǎn)生了抵觸情緒，未能感受到現(xiàn)代信息技術(shù)的高效與便捷。與此同時，多數(shù)檔案管理人員并非科班出身，他們的學(xué)歷層次不高，很少會參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，未能透徹理解信息化建設(shè)的重要內(nèi)涵與意義，也沒有及時了解到最前沿的專業(yè)信息。專業(yè)知識匱乏，管理方式方法落伍，工作熱情不高，這些原因的存在，使得檔案管理人員只會憑經(jīng)驗進行工作，無法適應(yīng)形勢發(fā)展，不能充分挖掘出檔案信息的價值。

三、提高高校檔案管理信息化建設(shè)水平的建議

（一）增強對檔案管理信息化的重視程度

作為高校領(lǐng)導(dǎo)來說，應(yīng)該以全新的目光審視檔案管理工作，既要透徹理解檔案管理的價值與內(nèi)涵，也要意識到檔案管理信息化是時代發(fā)展的主流趨勢，給予此項工作足夠的重視，提供經(jīng)費保障，為加快檔案管理信息化進程注入動力。既要購置先進技術(shù)設(shè)備，又要提高檔案管理人員素質(zhì)。因此，學(xué)校層面要強化檔案意識，擴大宣傳面、加大宣傳力度，使各部門都能積極行動起來，增強發(fā)展動力，將檔案信息化建設(shè)視作數(shù)字校園建設(shè)中最重要的組成部分。同時，也要定期了解工作進程，針對實際情況調(diào)整配套管理制度，實現(xiàn)檔案管理與應(yīng)用的規(guī)范化發(fā)展。

（二）進一步健全高校檔案信息資源管理制度

一方面，健全檔案管理與保密制度，堅決杜絕違規(guī)使用信息、惡意泄露信息等事件。伴隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用，生成了各種類型的數(shù)字信息，依托于網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案信息傳播速度快、范圍廣，一旦無法保證信息安全，將使學(xué)校蒙受不同程度的損失，因此，完善的制度是信息化建設(shè)的有力保障。另一方面，要健全檔案使用制，最大化地提升檔案資源利用率。大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，要想讓檔案資源更好地服務(wù)于高校發(fā)展，就需要以前瞻性目光審視現(xiàn)行檔案使用制度，使制度中的不足得到彌補，在提高檔案管理便利性、安全性的同時，提升使用價值。

（三）增加檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入

在高等教育發(fā)展過程中，傳統(tǒng)手動檔案處理工作的局限性暴露無遺，檔案管理信息化建設(shè)已是大勢所趨，這就需要得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的足夠重視。檔案管理信息化建設(shè)是一項綜合性、復(fù)雜性較強的工程，無論時先進設(shè)備、管理軟件的購置與維護，還是現(xiàn)有管理人員的培訓(xùn)等，都需要得到足夠經(jīng)費的支持。因此，學(xué)校層面要意識到問題的嚴峻性，多渠道籌措建設(shè)資金，完善基礎(chǔ)設(shè)施，積極引進高水平信息化人才，在最短時間內(nèi)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)平臺與數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理質(zhì)量，提升檔案資源利用價值。

（四）提高檔案管理工作者素質(zhì)水平

一方面，加強檔案人員職業(yè)道德建設(shè)。檔案管理涉及到大量機密文件與資料，這就對管理人員的政治修養(yǎng)提出了較高要求，不僅要了解相關(guān)管理制度，還要意識到信息化建設(shè)的重要性，以細致、嚴謹、負責(zé)的態(tài)度投入到工作中，積極行動起來，了解最前沿的行業(yè)發(fā)展信息，踴躍參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升信息處理能力。

另一方面，努力提升專業(yè)應(yīng)用能力。學(xué)校要鼓勵檔案管理人員積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過專題講座、業(yè)務(wù)研討、參觀學(xué)習(xí)等方式，不僅要使管理人員掌握相關(guān)的理論專業(yè)知識，還要具備良好的數(shù)字化應(yīng)用能力，提升他們的網(wǎng)絡(luò)知識水平。當(dāng)管理人員掌握了信息化處理技能，才能對用戶的檢索與使用提供指導(dǎo)，實現(xiàn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

在新的時代背景下，信息化水平的不斷提高，使高校檔案管理發(fā)生了重大變革，檔案管理信息化發(fā)展是高校信息體制趨于成熟的重要標志，但此項工作涉及到的內(nèi)容十分廣泛，高校領(lǐng)導(dǎo)要認清形勢，緊緊跟隨時代發(fā)展腳步，擺脫傳統(tǒng)檔案管理理念的桎梏，增加經(jīng)費投入，努力提高管理人員綜合素養(yǎng)，提升檔案資源利用價值。