紙質檔案數字化加工工作經驗淺談

文·張厲瑋 宋志敏

隨著社會信息化的迅速發展，各種信息都以數字化的形式呈現、保存和傳輸。檔案是國家重要信息資源，建立數字化檔案資源體系是檔案工作適應時代發展要求、滿足各領域廣泛需求的有力體現。2005年國家檔案局發布了《紙質檔案數字化技術規范》（DA/T 31—2005），2015年山東省檔案局以魯檔辦〔2015〕25號文件下發了《紙質檔案數字化工作指南》，2017年國家檔案局再次發布了《紙質檔案數字化規范》（DA/T 31—2017），同時地方檔案行政管理部門也制定有相關規定，對紙質檔案數字化加工工作都有詳細指導。全國檔案數字化加工工作越來越規范。但是在對數字化加工成果檢查驗收中卻總能發現一些問題，造成不能順利移交的情況，現結合本人實際工作就檔案數字化加工有關問題談一些粗淺的看法。

一、檔案數字化加工質量問題及影響

我們在檢查檔案數字化數據時，發現存在的問題主要在細節方面。具體的問題主要有：漏頁、漏件、錯頁、倒頁、順序顛倒、格式不對、圖像不清、目錄與全文數量不一致或內容不對應，檢索工具填寫不正確、存儲介質不符合要求等。這些問題看起來并不大，也很簡單，卻是不合要求的，這些問題在許多單位移交不同年度紙質檔案數字化副本檢查時經常被發現。

檔案數字化加工質量問題帶來的影響，一是需要重新制作或修改，其結果勢必造成人力、物力的大量浪費；二是工作不但沒有進展反而拖延了工作進度，降低了工作效率；三是重新制作的過程比初期制作的過程更加費時費力，讓很多檔案工作者產生了畏難發愁情緒。

二、如何高效做好紙質檔案數字化掃描工作

紙質檔案數字化主要是指采用掃描儀等設備對紙質檔案進行加工，要求一頁一頁、一件一件、一個年度一個年度進行有序化加工，這里把紙質檔案數字化加工工作分為掃描加工前、掃描加工中、掃描加工后三個階段，分階段談談工作中的經驗體會。

（一）掃描加工前階段

這一階段是數字化工作開展前的準備階段，是該項工作的起步階段也是關鍵階段，本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎。準備的內容包括紙質檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度完善等。

1.紙質檔案的準備。首先要避免急燥情緒。許多檔案工作人員有著強烈的工作積極性和責任感，希望盡早把工作完成，這樣的思想是好的但不能盲目推進，在紙質檔案沒有準備好之前最好不要進入下一階段，必須在紙質檔案已按檔案整理規則完成規范的歸檔整理后進行。若紙質檔案整理不合格就開展數字化掃描，那么一旦紙質檔案需要重新調整必然牽動相應的數字化檔案的調整。其次做好紙質檔案整理工作。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁正確排序、頁碼正確編寫在正確位置、件按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫、全年檔案完成編目并準確無誤等工作，確保即將進行數字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規范，同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物，修整頁面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進行數字化加工。

2.基礎設施的準備。紙質檔案數字化工作需要相應的設備和場所，數字化加工場所應空間充足，布局合理，有條件的可配備消防系統和門禁、防盜、視頻監控等安全系統。數字化加工設備需要計算機、掃描儀、刻錄機及存儲介質（如磁帶、磁盤、光盤等），有條件的單位可以配置服務器、備份設備、數碼相機等，數字化加工工作同樣需要相應的軟件系統支撐，如操作系統、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數字化加工工作安全有保障。

3.人員的準備。檔案數字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領導匯報反映此項工作的程序和需求，做好工作計劃，確定工作形式（自主加工或業務外包），制定實施方案，成立檔案數字化工作領導小組，工作人員要求責任心強，細心細致，能夠嚴格把好質量關，實行數字化加工過程的全流程管理。

4.管理制度的完善。科學、規范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開展，紙質檔案數字化加工工作涉及崗位、場地、設備、數據、檔案實體等，要做好這項工作，應從這幾個方面制定相應的制度，如《檔案數字化工作管理辦法》《數字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數字化驗收工作細則》《數字化工作制度》《設備管理制度》等，并在紙質檔案數字化工作過程嚴格執行，確保檔案的安全和工作的有機銜接。

（二）掃描加工中階段

這一階段是紙質檔案數字化加工流程進入實質性操作階段，是實現紙質檔案數字化高質量的關鍵階段。掃描人員需要掌握一定的操作技術和方法，充分掌握合格圖像的標準要求。

1.掌握標準要求。做好工作標準先行，紙質檔案數字化加工工作同樣要在標準規范的指導下進行。既不要為了節省存儲空間降低標準，也不要不顧實際需要一味地提高標準。具體標準應該包括但不限于全年度歸檔紙質檔案全部掃描，圖像按檔案排列順序依次掃描，每一件每一頁紙質檔案與掃描后形成的數字圖像一一對應，每一件檔案圖像首頁應含有歸檔章，各頁有正確的頁碼標識，每一頁圖像要字跡清楚、圖像完整、方向正確符合閱讀習慣，圖像明暗度要適中、圖像盡可能反映檔案原貌等。

2.掌握操作方法。在未實現完全電子化辦公情況下，紙質檔案的數字化掃描任務是相當繁重的，要做好此項工作，操作人員需掌握一定的掃描操作和圖像處理的技術方法。

掃描操作：掃描儀與計算機連接，安裝驅動和掃描軟件后即可使用。工作人員要能夠對掃描儀操作方法及掃描儀參數的設置熟練掌握和使用。掃描動作說起來并不復雜，就是將紙質檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調不要急于掃描，在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設置，其依據為《紙質檔案數字化規范》中的“9檔案掃描”及《紙質檔案數字化工作指南》的“8檔案掃描”中的要求。其中，掃描方式主要指對掃描儀的選擇，目前市場上有手持式掃描儀、平板式掃描儀、滾筒式掃描儀、高拍式掃描儀、大幅面掃描儀、零邊距掃描儀、膠片掃描儀等，根據需要和檔案的紙張質量進行選擇；掃描色彩模式在《紙質檔案數字化規范》9.3.1中推薦全部采用彩色模式掃描，而色彩往往又與圖像存儲格式關聯，彩色圖像通常存儲的格式為JPG，若存儲為TIFF格式占用空間相對會大；掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數，規范中規定最低為200dpi，要實現OCR識別的則需要300dpi以上。在確定好以上參數的基礎上再進行亮度和對比度的微調。根據一段時間的實踐，掃描時一般采用300dpi分辨率、彩色模式的JPG單頁圖像存儲格式。

圖像處理操作：規范中要求掃描圖像盡可能反映檔案原貌，但在掃描過程中受檔案紙張幅面、紙質粗糙程度、字跡洇散、顏色不均等因素影響，可能出現圖像一次掃描不全、燥點過多過大、字跡深淺不一、發白偏暗、圖像倒置等質量問題，出現這些情況就需要進行圖像處理操作，一般需要采用專門的圖像處理軟件來實現，目前大多采用PS軟件，也有開發商開發出了非常實用的圖像處理軟件，能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

（三）掃描加工后階段

一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數據對接檢查、數據存儲、數據移交等工作，每項工作依次銜接完成。

1.圖像檢查。數字化加工的成果好不好，在數字檔案利用過程中會得到檢驗，但是作為加工工作來說，不能等到利用時發現問題再回過頭來修改，就像工廠產品生產一樣不能等著別人去發現問題，這樣就會造成不良的影響。檢查人員首先要掌握紙質檔案數字化加工的標準要求然后才能參與檢查，其次檢查人員要認真負責，在可能的情況下實現100%的檢查，不能低于10%，對抽檢到的內容要達到100%的合格率，一旦發現問題，必須進行修改，該處理的處理，該重掃的重掃，該補掃的補掃，并要進一步擴大檢查范圍，再檢查完善。

2.數據對接檢查。目前，利用數字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數據，因此目錄與圖像及數字化副本能否一一對應，也是檢查的重要內容，檢查率應為100%，如果發現問題，必須重新修改完善。

3.數據存儲。在前兩步驟沒有問題的前提下，就可以將數據進行脫機存儲，目前提倡采用一次性寫光盤作為存儲介質，存儲的內容包括檔案圖像、目錄數據、相關說明文件等，其存儲結構包括圖像文件的命名方式等應按照數字檔案管理系統的設計模板來建立，而相關文件說明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過程中的規劃方案、人員登記表、數字化加工檔案登記表、數量統計表、質量檢查表、編碼說明文件、數據描述等，建立起完整的項目檔案元數據。

4.數據移交。這是掃描加工工作完成前的最后一項內容，將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內容由檔案管理部門規定，移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續，此驗收由檔案管理部門來驗收，驗收合格則進行下一步——辦理交接手續，如果驗收不合格，那么說明前期的工作還存在問題，需要重新改正后再進行數據移交。交接手續在雙方蓋章確認后，標明此次工作即圓滿完成。

檔案數字化工作是當前及今后一段時間檔案工作的重要內容之一，這一工作說起來容易做起來則需要很大的細心和耐心，但只要掌握具體規范，并在工作中積極總結經驗，都能夠把這項工作很好地完成。