服務新舊動能轉換 創新項目檔案管理

文·李劍

2018年1月3日，國務院批復山東新舊動能轉換綜合試驗區建設總體方案，2月22日上午，山東省委省政府召開全面展開新舊動能轉換重大工程動員大會。在新舊動能轉換重大工程實施一年之際，我省圍繞著“四新四化”，結合高端裝備制造、高端化工、信息、海洋經濟等十強產業，上馬了一系列重大項目，這些項目對支撐新舊動能轉換重大工程的順利實施，發揮著引領和保障作用。項目在前期準備、建設過程和竣工驗收各階段形成的檔案，對項目本身的維護、維修、改建、擴建，對記憶當前社會、服務未來發展都起著重要作用。同時，這一件件檔案也見證著我省發展軌跡、百姓生活變化，取得的歷史成就，是我省檔案資源的重要內容，更是我省的社會財富，必須保管好、利用好。為了更好地“圍繞中心，服務大局”，及時做好我省重大建設項目檔案服務工作，就需要改變原來粗放僵化的管理方式和工作模式，在實踐創新中尋求突破。

一、緊跟時代、貼近實際，更新工作觀念

進一步豐富對項目檔案管理工作的認識，使之更加符合當前時代發展的新要求，必須要把“全過程”管控的理念植入到項目檔案管理工作中。項目檔案管理工作不僅僅是整個項目管理工作中的最后一個“環節”，也是自始至終貫穿于項目建設“全過程”的關鍵環節。

如果把項目實體比作“有形工程”，那項目檔案就是與之對應的“無形工程”，兩者互為一體，不可分割。一方面，一個項目從一開始各種原材料依靠各種技術和管理人員嚴謹細致的工作進行設計整合，最終建設成一個具有一定功能的項目實體，這是一個 “有形工程”。另一方面，一個項目從一開始立項準備，就會在不同部門、不同單位產生各種形式、各種載體的文件材料，這需要檔案工作人員按照有關規定和規范要求進行嚴格管理，最終形成一整套合格的項目檔案，實現這套項目檔案應有的作用，這是一個“無形工程”。所以“有形工程”和“無形工程”是一一對應的，都需要“全過程”管理。

項目檔案管理工作僅僅是最后一個管理“環節”的認識，已經不能適合當前的發展需要。雖然，項目檔案管理具體事務性的工作可能多集中在最后環節，但檔案形成質量的關鍵還是在前期控制和過程管理中，如果把檔案管理僅僅聚焦是最后階段，難以形成齊全完整、真實準確、系統規范的項目檔案。因此，必須更新對項目檔案管理工作的思想認識。

二、瞄準問題、抓住時機，創新工作機制

隨著信息化發展突飛猛進，政府治理社會的方式也在發生深刻地變化，分散在各部門的職能越來越多地向統一監管平臺集中，也讓越來越多的業務在線上進行，我們檔案部門也迎來了以信息化為標志的戰略轉型期。

雖然《山東省檔案條例》《重大建設項目檔案驗收辦法》及省編辦確定的“省級權力清單”等相關規定，明確了省檔案局對我省建設項目檔案履行監督、指導和管理的職責，并要求省政府確定的省級重點建設項目應在竣工前進行檔案驗收，但是項目檔案管理工作還一直比較落后，主要表現在：

一方面，各項目審批部門、監管部門、主管單位監管力度不夠，部門之間信息互通、管理協作較少，檔案部門職能發揮不充分。在組織登記、指導、驗收環節上比較薄弱，特別是監管環節無法形成監管合力，缺少確實可行的工作機制和有效措施；另一方面，項目檔案工作涉及面廣，具有多重性、交叉性、復雜性等特點，管理難度日益加大，傳統行政管理方式手段落后、效率低下，已不能適當前經濟社會發展的新形勢。致使我省重點建設項目檔案工作，更加難以有效開展和實施，對建設項目檔案監督、指導和管理的職責難以履行。

如果要解決上述問題，就必須創新監管機制，而抓住當前我省正在建設完善政務服務平臺的有利時機，將項目檔案管理納入“山東省投資項目在線審批監管平臺”，就是千載難逢的機遇。將項目檔案管理納入“平臺”建設，既能實現項目檔案管理工作的歷史突破，又能推動新時代檔案管理工作的機制創新。

三、兼收并蓄、博采眾長，借鑒有益方法

大膽借鑒項目管理的慣用方法來管理檔案，真正將檔案工作溶入項目管理中。一方面，要長期堅持檔案管理固有的、有效的管理方法，比如 “三納入”等傳統檔案管理方法，把項目檔案管理工作納入建設計劃、納入建設管理程序、納入領導和工作人員崗位職責。另一方面，要積極借鑒項目管理習慣性的工作方法。比如，項目管理一個重要方法就是閉環管理，而閉環管理的第一個步驟就是交底工作，任何一項重要工作開始之前要先進行交底。檔案管理就可以借鑒交底的方法，在項目立項之初對項目法人及各參建單位進行檔案工作交底，明確相關法律依據、工作要求、注意事項、驗收內容等，使大家一開始就對檔案工作有一個準確認識；再比如，檔案管理也可以借鑒項目施工前編制規劃方案的慣用方法，對初次登記的重點項目，除要求報送登記表外，可以要求其同時報送項目檔案規劃書。項目檔案規劃書應包括以下內容，項目檔案管理辦法、分類方案、歸檔范圍、整理細則、移交審核程序、檢查考核及責任追究制度等。檔案局要對規劃書進行備案，并指導項目建設單位制定好規劃書。