對企業實行集中采購管理的分析

褚莎莎

隨著計劃經濟轉向市場經濟，集中采購管理成為企業采購主要模式，集中采購有助于節約成本、提高經濟效益、提高企業綜合實力。隨著分散采購轉向集中采購管理的轉變，自由采購向集中招標采購形式的發展，企業集中采購得到了推廣應用。鑒于此，筆者結合實踐研究，就企業實行集中采購管理的方法提出可行性建議。

集中采購指的是政府或企業設置的職能單位，為其他機構提供采購服務。集中采購是企業集中進行供應商管理與物資采購和結算的形式，這種方法能夠節約成本、增加經濟效益、幫助企業實現長久發展。

一、集中采購管理概述

（一）集中采購管理內涵

集中采購管理可以減少分散采購風險、節約采購時間，創建職能部門各司其職，通過分層采購實現職能集中化。同時，還可以充分利用人力、物力資源，創建集中、共同應對市場，通過市場資源增加供應商和采購物資的競價。經過詢價、比價、價格優勢選擇可信度較高的供應商確保物資質量、服務質量，節約經濟投入，得到寶貴的供應商資源達到集中采購。集中采購需要有完善的管理機制與采購過程，集中采購集中于以下幾點：第一，采購商品過程中集中的供應商管理和評價、采購招投標管理。第二，主要工作內容為部分采購申請整合，整合采購需求制定采購計劃和訂單。第三，貨物集中選購與結算，經過比較多個商家掌握采購物品質量、服務、價格。第四，集中采購、集中庫存管理、結算管理節約經濟投入，幫助企業在激烈的競爭中實現長存。

（二）集中采購管理的重要作用

第一，資源融合。集中采購有助于各環節明確分工、做好配合工作，有助于總資源控制與融合。采購資源是企業的核心，集中采購有助于提高采購資源質量，調節供應商結構，得到更加廣泛的市場范圍內控資源路徑，保證資源達到優化分配。第二，實現經濟效益最大化、節約成本投入。由分散采購轉為集中采購，生成規模效益達到批量控制，加強對企業價值的關注從而增強買方優勢與議價水平，得到理想的商業折扣、最低進貨價、提高服務效果，實現經濟效益最大化。第三，縮減交易費用與采購費用。通過招標管理發揮招標采購作用從而達到營銷目標，以最低價格銷售產品。同時，買方占據主動性，為方案確定交易提供便捷達到資源的最優化配置、縮小采購成本。第四，創建信息化平臺。集中采購能夠將分散的采購資源，人力、物力、供應商信息資源、談判技巧等硬件、軟件融合，綜合信息后創建數據庫、信息平臺。統籌協調避免“信息孤島”，保證數據對稱性，讓企業內部形成一個系統、完善的信息共享平臺。信息平臺可以為決策人員提供數據支撐，提高效果從而規范供應商監督。

二、企業集中采購管理現狀

（一）應急物資響應滯后

目前，企業集中采購使得權力過于集中存在官僚主義現象，失去采購靈活性使得供應鏈管理效果不理想。采購過程包括：制定需求計劃、提出采購申請、等待審批、根據需求分類整合、詢價、簽署合同、供應商供貨、結算。不過，緊急采購需求中時常由于過程過多，審核過程繁瑣而影響物資快速響應，影響采購效果。

（二）經營效益不理想

企業集中采購適合應用在訂單多的企業，才能發揮集中采購作用。目前，部分企業物資需求少、采購規格為特制而難以達到招標采購要求，集中采購投入較多人力、物力后，成本節約效果不理想。

（三）計劃管理不全面

部分企業采購監護管理不全面，對物資采購時間掌握不到位、計劃采購量制定不準確。在沒有計劃管理的條件下可能由于臨時需要而采購進而成為緊急采購，不僅沒有達到集中采購效益目標還混亂組織經營秩序。因此，制定采購計劃是集中管理的基礎前提。但是在實際落實過程中，采購計劃管理有較多影響要素，要求企業對歷史數據庫綜合分析、評估市場發展現狀。如果企業沒有引進物料管理軟件、采購數據庫不完善，數據分析與評估就會受到影響。

（四）供應商管理不足

集中采購物料多且種類繁瑣，一旦供應商管理不當企業將面臨較大經營困境。所以，集中管理需加大對供應商參與集中采購活動的監管。供應商是貨物、服務的提供者，專業水平能否達到要求、供應行為與提供的功能、服務是否順應集中采購管理需求，這對集中采購管理有深刻影響。

（五）庫存管理與財務風險

庫存作為應對企業緊急物資的重要方法，集中采購創建庫存管理具有重要作用，要求物資統一調度、集中管理，實現信息分享。否則導致物資倉庫調集，物資準備難度大。在財務風險管理方面與市場環境背道而馳，尤其是市場價格較低的條件下，買方對單價的鎖定增加不利于企業采購成本節約。此外，集中采購增加企業付款負擔，資金運營空間狹隘。

三、企業集中采購管理方法

集中采購有助于企業對供應商質量、價格、交貨時間評估，選擇出綜合實力高的供應商，創建長久合作關系。基于企業角度而言，采購制度、目標、質量、結算等采購要求更加簡便，與供應商更好的合作交流。供應商無需與企業內部門與人員交流，只要與集中采購部門交流即可，實現供應商與企業雙贏，合作交流，共同節約成本、增強綜合實力。

（一）制定可行性管理方案，優化供應商管理

管理方案制定需由上自下不斷優化，不僅要滿足需求又要滿足可行性要求。傳統封閉式管理模式已經落后現代企業管理要求，因而制定可行性管理方案尤為重要，通過多方調查分析征求意見后制定完整的管理方案。此外，縮小供應商范圍在無形中增加采購企業負擔，供應商響應速度緩慢，供應商變本加厲。所以，選擇供應商權力建議在企業總部，供應商評估、淘汰需大量放歸至基層企業。只有這樣，才能避免權力過于集中，防止腐敗現象出現。同時，基層服務的供應商增強服務水平，調動供應商成本控制積極性。

（二）完善采購流程

嚴格根據標準要求紀念性采購。第一，相同采購項目需集成規劃、統籌協調、避免重復、節約采購成本、實現經濟效益最大化。精細化規劃招標內容、明確規定，嚴格根據要求規定招標順序、內容、協議。對于超標供應商加大管理力度，提高企業競爭認知，保證采購質量。創建采購數據庫并制定標準。盡可能的節約資本如：人力、物理、采購效果。

（三）加大監管，嚴禁發生商業行賄現象

集中采購管理與財務方面有直接關系，因而有必要創建集中采購管理制度生成系統的、科學的監督制度。在實際監管中實行人員、崗位、責任關聯，做到的相機監督、相互促進。監管制度分為企業內部管理與外部管理，其中，內部管理方法為：創建采購考核機制，年初制定計劃將采購監督檢查結果和年度目標審核掛鉤。在實際采購中發現行賄、違法違紀行為嚴懲不貸，保證責任分工明確。在外部管理方面展開專項審計，加大集中采購監督控制實現效能監察，尤其是投訴建議。外部管理集中于面向社會公開集中的采購信息。筆者認為：企業可以借助互聯網信息技術、新媒體擴大集中采購監督范圍，接受社會群眾的監督。內外監管融合實現全過程采購監管，嚴禁發生商業行賄行為，保證集中采購公開、透明、公正。

（四）引進采購信息化管理系統

借助電子化ERP信息系統、交易系統完成集中采購任務、分享采購信息。首先，將各企業采購需求及時整合并上報，以此作為采購依據。其次，各部門做好配合、供應商積極響應才能完成。最后，將采購成果及時上報，如：采購進度、交付時間、價格，應用單位與采購基層展開采購管理，增加經濟效益、幫助企業實現長久發展。

四、結語

綜合分析，集中采購不僅可以滿足采購需求還有助于實現經濟效益最大化、節約成本投入，實現采購使用的分散性與有效性，避免產品過于分散、繁瑣，發揮供應商集中供應與監督管理效果。此外，集中采購還能夠保證采購效益、服務質量、縮減采購與供應對接頻次，縮小采購成本、規范采購行為、降低采購風險。

（作者單位：神華物資貿易有限責任公司）