關于公安電子檔案風險管理的探究

吳雙 陸泓澄

摘 要：為提高公安電子檔案的安全性，本文主要對其風險管理問題進行了研究。文章首先介紹了公安電子檔案風險的類型，強調了積極預防風險的重要性。其次，對風險產生的原因進行了分析。最后，重點從風險識別、評估、防控三方面出發，歸納了風險管理的具體方法。

關鍵詞：公安系統;電子檔案;風險管理

信息化時代的到來，降低了公安檔案管理的難度。電子檔案的建立，有效節約了檔案存儲空間，且提升了檔案的利用率。但檔案使用期間，仍存在一定的風險。明確各類風險的表現及原因，并對其進行預防，是提高檔案管理安全性、改善公安系統工作質量的主要途徑。

1 公安電子檔案風險類型

1）環境風險。環境風險，為公安電子檔案管理過程中的常見風險，具體表現在人文環境風險、自然環境風險兩方面。就前者而言，電子檔案存儲區域溫度高、灰塵多，或紫外線的刺激，均會導致電子檔案被破壞。就后者而言，如管理人員未對室內的蟲害、鼠害、霉菌等進行控制，同樣容易對電子檔案的管理效果造成影響，嚴重甚至可導致檔案磁化變質，致使數據丟失，對公安系統的工作造成不良影響。

2）技術風險。公安電子檔案管理中的技術風險，主要體現在技術水平低方面。計算機病毒感染、系統漏洞，為技術風險的主要體現。近年來，我國公安系統電子檔案數據量顯著加大。部分別有用心者，可能利用系統漏洞，使用病毒竊取檔案信息。上述問題需立即處理，確保公安系統工作安全。導致系統產生漏洞的原因，與未及時對其進行修復、優化或升級有關，積極彌補系統漏洞，是解決問題的關鍵。

3）人為風險。所謂人為風險，指由人工管理疏忽所導致的風險，易對公安系統造成巨大的損失。電子檔案為信息化技術的衍生物，是對公安系統相應信息及數據進行管理的主要平臺。因公安系統具有特殊性，檔案管理人員必須具備專業的知識，方可良好的維護檔案安全。檔案錄入、整理、檢索及修改等環節，均需人工完成。如管理人員技能低，極容易導致檔案錯誤及丟失等風險發生。

2 公安電子檔案風險產生的原因

1）風險識別能力不足。風險識別能力不足，是導致公安電子檔案風險產生的主要原因。在過去，檔案管理人員往往依賴自身的經驗，對風險進行識別。如管理經驗不足，極容易導致各類可能發生的風險被忽略，從而導致檔案管理安全性下降。另外，隨著信息化技術發展速度的加快，病毒的類型同樣不斷更新，新型風險層出不窮。僅僅依賴經驗進行檔案管理，往往無法識別新型的風險，最終對檔案安全造成不良影響。

2）風險評估方法落后。對風險進行評估，是明確風險類型以及嚴重程度的主要途徑，可為檔案管理人員提供指導，明確不同風險的排除步驟，明確風險等級，提高風險管理水平。就目前的情況看，公安機關所采取的風險評估方法，仍較為落后，管理人員需結合自身的理論知識以及經驗，對其進行評估。上述評估方法，缺乏科學性，容易導致嚴重的風險難以被優先解決，這對檔案管理水平的提升將產生較大的阻礙。

3）風險防控能力較低。對風險進行預防與控制，是保證公安檔案安全的關鍵。預防能力不足、控制水平低，屬于管理過程中存在的主要問題，且為導致風險發生的關鍵原因。防控能力不足，與防控方案及制度不明確有關。當風險發生時，管理人員難以按照規范的流程對風險進行一一排除。長此以往，檔案的錯誤率、丟失率，均會明顯上升。可見，提高公安電子檔案風險防控能力較為重要。

3 公安電子檔案風險管理的策略

1）檔案風險識別。公安電子檔案管理人員可利用“歷史數據分析法”、“頭腦風暴法”、“訪談法”與“流程圖法”，對檔案進行管理，保證檔案及數據安全[1]。以“歷史數據分析法”為例：檔案管理期間，管理人員應將每次風險均詳細記錄于系統之中。需記錄的內容，包括風險類型、表現、產生原因、解決過程、解決結果等。每年年末，管理人員均應對本年度的風險發生數據進行整理，利用大數據技術，生成相應圖像，通過對圖像的觀察，判斷每一類型風險的不同表現，提高風險識別能力。

2）檔案風險評估。（1）定量風險評估。檔案管理人員可根據風險的嚴重程度，對其進行賦值，實現對風險的定量評估。例如：檔案管理人員可提取信息化系統中所存儲的大數據，將電子檔案管理風險分為“自然風險”、“技術風險”、“人為風險”三種類型[2]。三者之中，技術風險等級為第一級。該類型的風險一旦發生，易對檔案管理造成毀滅性的影響，故應重點給予預防。自然風險為第二級風險，應通過及時清灰、調整室內溫度與濕度等方式給予預防。人為風險為第三級風險，組織管理人員參與培訓，便可規避該風險，確保公安電子檔案管理安全。（2）定性風險評估。將定性風險評估方法應用到公安檔案管理中，同樣可取得一定的效果。所謂定性分析，指評估者借助自身的理論知識、工作經驗等，對檔案風險進行評估的一種評估模式。當前，公安機關所采取的評估模式，均以定性分析為主。為提高定性分析的有效性，減少評估偏差，公安機關應借助自動化系統，幫助管理人員總結風險管理經驗。此外，還可在定性分析后，結合定量分析結果，最終確定風險評估結果，使評估的準確性得以提升。

3）檔案風險防控。（1）規避風險。積極規避風險，有助于降低電子檔案風險的發生率。以技術風險為例：公安機關可引進相應技術，對病毒入侵的風險進行預防。引進技術后，管理人員需定期對技術進行更新，保證其應用有效。此外，管理人員同樣需于計算機內建立病毒入侵防御機制。當存在病毒入侵的風險時，系統可自動預警，提醒管理人員謹慎操作。再如：為減少自然風險，管理人員需定期對計算機等硬件進行清灰，檔案室內應保證溫度與濕度適宜，避免磁盤受損。（2）轉移風險。對風險進行轉移，同樣有助于減小損失，提高公安電子檔案管理質量。例如：有關人員可購買保險，保證電子檔案安全。此外，還可通過數字化加工外包服務，要求專業人員專門負責檔案安全，降低電子檔案風險的發生率。因公安機關電子檔案具有特殊性，故如需與他人建立數字化加工外包服務，則必須與其簽訂合同。一旦數據丟失，應追究其責任。采用上述方法管理，可將風險轉移至外部，不僅能夠保證電子檔案安全，且能夠在風險發生時，最大程度減少公安機關的損失。（3）排除風險。針對已發生的風險，積極對其進行排除，是減少損失的主要途徑。以自然風險為例：當電子檔案因自然環境質量差而出現風險時，管理人員需要在明確風險發生原因的基礎上，及時對環境進行調整，使風險終止。以技術風險為例：當系統被病毒入侵后，管理人員應立即對其進行攔截，并利用備份技術，對電子檔案進行備份，避免數據完全丟失。采用上述方法對電子檔案進行管理，可將損失降低到最小。這對公安機關檔案保密性、安全性的提升，均具有重要價值。

4 結論

綜上所述，本文對公安電子檔案風險管理問題的研究，為檔案管理人員提供了指導，有助于降低檔案丟失、錯誤率，確保檔案安全，提升其使用效率。未來，建議各地區公安系統加強對檔案風險的識別，并通過定量與定性兩種方式，對其風險進行評估。一旦發現風險，應立即轉移或排除，提高檔案管理質量。

參考文獻

[1]姚保棟，徐東麗.基于電子健康檔案管理的糖尿病伴高血壓患者全死因死亡風險模型的建立和驗證[J].中國慢性病預防與控制，2019，27（04）：252-256.

[2]孫青.探究電子信息檔案管理在事業單位中的應用及風險控制的措施[J].經濟研究導刊，2018，4（31）：195-196.