高校檔案數字化建設探究

張麗平

摘 要：隨著社會經濟的持續發展，大數據時代的來臨，高校檔案管理也擁有全新的路徑，也就是開展數字化管理。檔案數字化管理的優勢也非常明顯，其不僅可以滿足工作環節的簡化，同時也能確保檔案的安全性，從而容納越來越多的信息。所以，本文就高校檔案數字化建設進行分析，希望可以滿足高校檔案數字化的可持續實施。

關鍵詞：高校;檔案;數字化

隨著時代的不斷發展，高校檔案管理也需要考慮到數字化建設，只有如此，才能夠滿足高校的發展需求，最終通過檔案來提供必要的支撐。

1 高校檔案數字化的意義

1）提升檔案利用效率。雖然檔案數字化實施多年，但是難以取得較高的成效，目前，大部分高校都沒有真正實現檔案數字化，材料依舊是以紙質檔案歸檔為主。檔案管理系統僅僅是著錄檔案目錄，用戶查檔也只有利用目錄檢索之后，通過人工翻閱、復印的方式進行處理，但是如此耗費的時間較長，并且效率低下。如果能夠進行檔案數字化處理，就可以配合檔案管理軟件和信息化技術，通過快速的檢索與查閱相關檔案，然后打印，最終節約復印和翻閱流程，提升實際利用率。

2）時代發展的必然趨勢。在《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》發布之后，明確指出檔案事業發展目標要延續到2020年，這樣就可以初步滿足信息化作為核心的檔案現代化管理，基本上可以實現與小康社會的相互匹配，能夠有效的服務國家治理，從而建立檔案事業發展體系。同時，針對檔案管理信息化，還需要推動檔案資源存量數字化、利用網絡化以及增量電子化;創新檔案信息化管理的模式，實現與信息社會的相互融合，這樣才能夠基于信息化作為核心，來提升現代化的檔案管理水平。不難看出，檔案數字化已經成為發展趨勢，而高校檔案就需要與時俱進，能夠通過數字化的實施，順應時代的發展。

2 高校檔案數字化建設現狀分析

1）檔案實體數量多，增加了加工難度。高校檔案資源的出現主要是教學、教研以及管理等對應活動行程檔案資料，其主要包含了學籍信息、科研檔案、基建檔案等。但是因為時間跨度大、來源較為廣泛等，伴隨著日常的管理與教學科研的積累，就會有大量實體資料的存在。考慮到館藏檔案數量多而大，這樣就會導致數字化加工過程相對復雜、耗時較長、工作量大，最終導致檔案數字化加工難度進一步增加。

2）缺少先進技術的支持。目前，高校以紙質檔案管理作為主體，雖然院校也意識到檔案數字化建設，也配備了掃描儀、計算機、局域網路由器等，但是還欠缺檔案管理系統軟件、數據庫服務器、網絡西悉尼傳輸交換機等，再加上掃描儀和計算機論文紙質檔案收錄與編制索引的設備，最終無法將其功能發揮出來[1]。

3）未能實現檔案管理系統和自動化系統的融合。高校在收集電子文件中，因為缺少統一的收集標準和流程，這樣不僅會導致目錄分數和電子文件系統無法對應，同時也會影響后續的檢索和查閱，這樣就會導致諸多存儲格式的出現，使得在后期存在不兼容的問題。再加上數字化著錄標準、電子文件標準等都沒有做好統一規劃，使得高校檔案軟件以及對應數據庫建設有所差異，這樣不僅會造成低水平建設和資源浪費，同時也會影響不同學校之間的跨庫檢索。

4）檔案管理人員數字化程度不足。很多高校檔案管理人員都是工作多年的員工，其專業知識還停留在傳統的檔案管理上。檔案管理團隊的工作人員明顯存在數字化專業素養不足的問題，這樣會對檔案數字化管理帶來影響。如果檔案管理人員開展對應的計算機技術培訓，這樣無疑會占據員工休息時間，受到員工的排斥。再加上員工非常熟悉紙質檔案管理，所以，在最開始的時候，使用計算機技術來進行檔案管理，要比傳統紙質管理更慢，進而影響數字化的實施。

3 高校檔案數字化建設的優化路徑

針對高校檔案數字化建設，還需要考慮到檔案數字化資源的科學規劃，合理利用先進技術，在配合上辦公系統的配合使用以及人才培養，這樣才能夠滿足高校檔案數字化建設的基本要求。

1）科學規劃檔案數字化建設資源。在新時期下，高校檔案數字化建設是必然趨勢，同時也是提升檔案管理效率的重要保障。首先，積極轉變管理思想，能夠給予檔案數字化建設高度重視，并且投入專項資金，提供軟硬件設備支持，最終完善信息化管理平臺，提升實際的管理水平。其次，全面詳細的分析館藏檔案的實體特點，針對各種類型的檔案以及重大活動留存的影響與圖片等都需要進行有效的整合，結合數字化建設之中的特點和需求，最終開展數字化檔案建設，確保其工作質量[2]。

2）合理運用先進技術。首先，在高校檔案管理系統設計之中運用二維碼技術。其中，需要做好二維碼子系統的單獨設置，實現二維碼的生成、識別等對應的功能。在具體操作中，直接將用戶信息生成對應的二維碼名片，通過二維碼識別，登錄檔案管理網站，實現自助查詢、借閱與下載;直接將檔案基本信息生成二維碼，并且貼在檔案資料上，這樣有利于快速的實施檔案管理操作，也有利于用戶的檢索。其次，高校檔案數字化管理系統還需要應用FRID技術。通過終端管理器和中心數據庫來建立FRID數據管理系統，這樣就可以直接將已經編好的檔案直接運用終端管理器寫入FRID標簽，在生成之后，存入到中心數據庫，如此，管理人員就可以通過盤點指令以及查詢指令以后的FRID閱讀器，自動盤點與查詢網絡。同時，利用這一技術，還能夠滿足被盜、防毀等要求。

3）實現辦公自動化和檔案管理系統的有機結合。基于分布式架構的高校檔案數字化管理系統，通過Web Service實現辦公自動化系統與檔案系統的相互結合，這樣就可以滿足信息交互和有效對接，主要是將辦公自動化的電子文件直接轉化為XML格式，然后存入數據庫來實施歸檔處理，最終滿足全文檢索。如此，就可以電子化辦公，確保文件歸檔的完整性和齊全性。但是也需要注意，在全文數據庫和目錄數據庫的建立中，也需要通過網絡技術來滿足數據庫的共享要求。

4）提高檔案管理人員的專業素養。人才，作為高校檔案管理數字化的重要支撐。但是由于傳統的檔案管理人員會對數字化管理產生一定的抵觸，所以，就無法形成普遍的數字化管理意識。首先，招聘對應的技術人才，要求其能夠熟悉計算機技術操作，能夠帶動整個部門的其他員工學習信息技術。其次，注重現有人才培養，完善績效考核制度，并且將操作能力和數字化技術認知掛鉤選拔機制，從而激勵員工學習新的操作技術。比如，定期開展培訓，利用巡回講座的方式，這樣也有利于對于人才的選拔。這樣不僅有利于整個檔案管理團隊專業素養的提升，同時也可以進一步推動數字化檔案管理的有效改革[3]。

4 結語

總而言之，在高校檔案數字化管理中，還需要注重檔案管理，能夠做好專業人才的培養與選拔，以此來提高檔案管理團隊的整體素質。在數字化建設進程中，也需要結合高校的實際情況和行政管理的特點，能夠有的放矢的進行檔案管理的數字化轉型，這樣才能夠為高校檔案管理提供對應的保障條件，同時也有利于工作效率目標的達成。

參考文獻

[1]李潔.高校檔案管理數字化建設探析[J].智庫時代，2019（31）：112+114.

[2]趙宗明.高校檔案數字化建設面臨的問題與解決策略[J].辦公室業務，2019（05）：191-192.

[3]尹小莉.可持續發展理念下的高校檔案數字化建設分析[J].蘭臺內外，2019（05）：11-12.