關于加強事業單位檔案管理信息化的思考

李依宸

摘 要：在經濟社會發展和科學技術進步的新時期，我國各項事業都開展探索數字化、信息化、網絡化建設道路。作為事業單位的重要工作內容，檔案管理的信息化建設不僅能促進檔案管理部門提升服務質量，還可以利用新技術、新平臺實現檔案信息的資源共享，在一定程度上影響著單位的工作效率。可見，事業單位檔案管理工作人員應順應時代潮流的發展趨勢，深入思考檔案管理信息化建設的途徑與方法。基于此，本文簡要分析了事業單位在檔案管理信息化建設中存在的常見問題，并結合實際情況提出了加強檔案管理信息化建設的策略，以供參考與借鑒。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化建設

檔案管理在人類歷史的發展進程中扮演著重要角色，對社會管理也具有不可替代的作用，總言之，檔案管理的現實意義在當今社會的各個行業領域中得到了充分體現。隨著我國信息化建設速度的不斷加快，越來越多的企事業單位開始探索檔案管理信息化發展途徑，希望建立完善的檔案信息管理系統，在各種信息技術的幫助下構建檔案信息網絡來完成檔案信息的收集、整理、存儲、查找、檢索等工作，使事業單位的檔案可以得到有效的查借閱、轉遞與開發利用。這是一種有利于無紙化辦公模式真正實現的方式，不僅可以在一定程度上減少管理成本的投入，提高從業人員的檔案管理效率，還有利于檔案材料的長期高密度保存，更能加快基礎數據的統計分析速度。

1 事業單位檔案管理信息化建設的問題現狀

1）軟硬件設施還有待完善。目前，許多事業單位認識到檔案管理信息化建設的重要性，但在實際工作中只有少部分單位建立了高度共享的檔案管理服務平臺，使得事業單位檔案管理的信息化建設受到一定的制約與阻礙。究其原因，一方面在于部分事業單位的領導缺乏對檔案管理信息化建設的高度重視，沒有做到與時俱進，也沒有意識到各種信息技術給檔案管理工作帶來的方便、高效等有利作用。另一方面在于事業單位在信息化建設方的硬件設備設施較落后，在科技日益發展的新形勢下，事業單位在檔案管理工作中需要引進先進的電子設備，這也是加快檔案管理信息化建設速度的必然要求。

2）信息化管理體系較落后。如果事業單位沿用傳統的檔案管理制度，沒有根據單位的具體情況來構建信息化管理體系，或者信息化管理體系較落后，那么相關工作人員在實際工作過程中得不到科學依據的指導與引領，將不能充分發揮檔案管理的實際作用。例如，一些事業單位在加大信息化管理力度的同時投入了大量的人力與財力，但沒有完善的管理體系將導致檔案管理信息化建設出現不可小覷的問題，例如檔案管理工作分散、與單位內部的其他工作的管理體系不兼容，使事業單位的所有工作人員不能在檔案信息的收集和整理工作中相互配合，阻礙了檔案管理信息化建設發展[1]。

3）管理隊伍專業水平不高。經過大量的觀察與調查可知，目前大多數事業單位中從事檔案管理工作的人員所具備的專業知識和檔案管理水平不能滿足社會發展的要求，與此同時，通常從事檔案管理工作的員工在年齡結構層面來看呈現著老齡化現狀，他們不能在工作中表現出足夠的耐心和責任心，對檔案管理信息化建設缺乏正確的認識，造成檔案管理工作中存在信息、材料的遺漏或缺失。 總言之，事業單位檔案管理隊伍的專業水平還有待提高。

2 加強事業單位檔案管理信息化的策略分析

1）打造檔案管理服務平臺。為了加快檔案管理信息化建設進程，事業單位的領導需要優化軟硬件基礎設施設備，將檔案管理服務平臺的構建提上日程，換言之就是要結合單位自身的實際工作需要來合理規劃檔案管理信息化建設。首先，事業單位應當為服務平臺的構建投入一定的資金，用來引進存儲容量大、信息處理能力強的電子設備，以此來確保檔案信息錄入、編號、鑒別等工作的高效性和穩定性，并構建一個完善的有效的檔案管理信息化網站系統，以靈活的網頁形式向社會大眾提供相關的檔案信息和職能服務，比如，個人檔案信息的在線查詢、搜索，也可以加大建設力度來完善電子檔案的歸檔、借閱與轉遞功能[2]。其次，為檔案的信息化管理建設一支技術水平較高的人才隊伍，致力于數據庫系統的安全維護工作，讓檔案管理信息網站系統的專人專項管理落到實處。

2）創新完善檔案管理體系。創新是發展與進步的基礎，任何工作只有通過不斷創新，才能走得更穩、走得更遠。對事業單位來說，加強檔案管理信息化建設的關鍵就是結合單位實際情況來創新并完善檔案管理體系，只有這樣才能使信息化建設水平得到有效提高。因此，事業單位不僅需要對信息管理水平加以重視，還應當進一步協調單位內各組織和工作任務，使單位內部的工作人員都能積極主動地參與到檔案信息化管理工作中來，讓他們為了共同目標而團結互助。其次，事業單位在開展檔案管理信息化建設工作時，必須嚴格遵守“十三五”信息化標準工作指南和當地的區域信息網絡管理標準，在充分把握自身發展需要和特點的基礎上制定內部管理標準體系。比如，要求工作人員按照統一規定來設置數據庫、數據表、字段的結構和格式，避免由于軟硬件和文檔格式的差異而造成無法讀取轉換后的數據或不能有效解碼等問題。

3）提高管理人員工作水平。事業單位在檔案管理信息化建設的過程中還應當認識到檔案管理人員的重要性與必要性，他們是整個檔案管理工作發揮實際作用的主導。因此，在信息化建設階段，檔案管理人員需要了解并掌握當前那些先進的檔案管理專業知識、有效的管理方式和成熟的信息技術，這樣一來才能夠更好地推動檔案管理信息化建設的穩步發展。加強對檔案管理人員的信息化管理能力的專業培訓至關重要，特別是檔案管理系統和計算機操作的基礎知識與操作技巧，只有這樣才能有效解決信息化管理過程中存在的系統操作不熟練、檔案保存方式不當、遇到故障就重啟計算機等問題，提高工作人員的管理效率[3]。與此同時，事業單位還需要引入一些具有專業素養的檔案管理人才，讓他們與內部工作人員互幫互助，實現“以老帶新、以新促老”，從而達到提高檔案管理人員專業水平的目的。

4）加強檔案工作監督管理。事業單位的檔案信息或材料有時可能涉及個人隱私或國家機密，因此有必要為檔案管理信息化建設制定嚴格的監管和監督機制，以此來確保檔案信息的安全性和完整性。第一，為檔案管理信息化網站系統設置檔案讀取的訪問權限，為每個工作人員注冊一個針對性的個人賬號，把他們的身份資料錄入到檔案信息系統中，以便系統可以通過IP地址和身份的核對來攔截身份不明的外部訪問者，盡最大可能做好檔案信息的保密工作。第二，注意內部工作人員的系統訪問，記錄并統計每個訪問者的身份、訪問時間以及他們在系統中的檔案讀取和操作處理情況，避免單位領導或部分員工利用職務之便來任意篡改或泄露他人檔案中的重要內容，嚴厲杜絕徇私舞弊、私自牟利等違法違紀行為的發生。第三，通過檔案管理監督機制規范檔案信息化管理工作，使管理人員在強有力的監督下有序開展檔案管理工作，在保障檔案管理信息網絡系統的高效運行的同時提高他們的工作效率。

3 結語

綜上所述，在互聯網信息技術的大力普及和普遍運用的新時代，加強事業單位檔案管理信息化建設發揮著十分重要的作用。因此，為了滿足當今社會不斷發展的需要，事業單位應加快檔案管理信息化建設，構建服務平臺和管理體系，在日常工作和培訓教育中提高檔案管理人員的綜合素質，加強檔案管理信息網絡系統的安全監督與管理，使事業單位的檔案管理信息化建設得以順利進行。

參考文獻

[1]徐海燕.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].文存閱刊，2018（9）：29-29.

[2]蘇繼紅.事業單位檔案管理信息化建設有效策略淺述[J].江西建材，2017（15）：262-263.

[3]張九安.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].科學技術創新，2017（6）：193-193.