企業(yè)檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策

賈燕

摘 要：隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步和提高，信息已成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的重要參考依據(jù)，各行各業(yè)普遍開始重視信息的加工與處理工作。檔案作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展和日常管理的真實(shí)記錄，是重要的信息資源，在企業(yè)發(fā)展中具有重要的參考價(jià)值和憑證價(jià)值。借助信息化提高企業(yè)檔案管理效率，充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值，已成為企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展的必然選擇。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化建設(shè);問(wèn)題;對(duì)策

所謂檔案信息化，主要是指在檔案管理期間引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)來(lái)有效歸納和整合檔案信息數(shù)據(jù)，以此提升檔案管理的規(guī)范性。目前，有效合理實(shí)施檔案信息化建設(shè)工作，既可以幫助企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，同時(shí)還可以達(dá)到我國(guó)經(jīng)濟(jì)化建設(shè)的基本要求。而檔案信息系統(tǒng)主要是和多項(xiàng)專業(yè)化知識(shí)點(diǎn)相互聯(lián)系到一起，綜合性歸納。

1 加大企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要作用

我國(guó)自從邁入了信息化時(shí)代之后，便對(duì)企業(yè)提出了嚴(yán)格的要求，企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理期間逐漸朝著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方向邁進(jìn)。企業(yè)檔案是企業(yè)重要的信息資源，檔案信息化建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的組成部分，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面。企業(yè)應(yīng)采取有效措施，加大投入，確保企業(yè)檔案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，全面推動(dòng)企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。現(xiàn)階段，隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案信息資源開發(fā)也在逐漸發(fā)展。實(shí)體檔案尤其是紙質(zhì)檔案不僅耗費(fèi)大量紙張，不符合環(huán)保要求，且保存難度大，儲(chǔ)存空間要求高。諸類實(shí)際狀況將會(huì)阻礙檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，以現(xiàn)代化的管理手段提高檔案工作的效率和質(zhì)量，讓檔案事業(yè)發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)面臨的問(wèn)題

近年來(lái)，我國(guó)企業(yè)普遍開始重視檔案管理工作，檔案的數(shù)字化和信息化工作穩(wěn)步推進(jìn)，企業(yè)檔案信息化建設(shè)取得了較大的成就，但同時(shí)也存在一些問(wèn)題。

2.1 企業(yè)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范相對(duì)滯后

當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案的信息化建設(shè)工作仍在實(shí)驗(yàn)和探索階段，各企業(yè)采用的檔案信息化管理還較為原始，如文書檔案和照片檔案的管理。這涉及了一個(gè)很關(guān)鍵的問(wèn)題，即信息化建設(shè)和檔案資源數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。目前，檔案信息化建設(shè)大都處在探索階段，建設(shè)過(guò)程中將會(huì)碰到各種各樣的問(wèn)題，雖然原有的檔案法規(guī)體系在一定程度上解決了企業(yè)檔案管理的部分實(shí)際問(wèn)題，但隨著信息化程度加深，新的問(wèn)題也日益凸顯出來(lái)，原有的法規(guī)已經(jīng)不能滿足檔案信息化工作的發(fā)展了。

2.2 檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施薄弱

檔案信息化建設(shè)包括多個(gè)方面，從環(huán)境方面說(shuō)就是軟件環(huán)境和硬件環(huán)境。軟件環(huán)境包括企業(yè)管理層對(duì)于檔案信息化建設(shè)的重視程度、員工的檔案意識(shí)、制度建設(shè)、流程等，這些要素都是支撐檔案信息化管理有序開展的重要保障。而硬件環(huán)境則是檔案信息化管理的基礎(chǔ)，它主要包括硬件設(shè)備、軟件設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施等，如最為基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、檔案信息管理系統(tǒng)等，這需要企業(yè)投入一定的資金建設(shè)。從當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案信息化管理的現(xiàn)狀來(lái)看，大部分企業(yè)對(duì)檔案的重要性還缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，在以經(jīng)營(yíng)為目標(biāo)的企業(yè)環(huán)境下，短期內(nèi)無(wú)法看見成效的檔案管理無(wú)法獲得重視，資金和人員的配備都較為缺乏，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化管理進(jìn)展遲緩，質(zhì)量參差不齊。

2.3 檔案信息的安全保密管理面臨挑戰(zhàn)

企業(yè)檔案信息化管理的目的最終還是要回歸到幫助企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。信息化管理大量依賴軟硬件設(shè)備，且通常處于開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，這也給企業(yè)檔案帶來(lái)了更多的信息安全問(wèn)題。過(guò)去，檔案管理具有封閉性和利用率低的特點(diǎn)，安全風(fēng)險(xiǎn)通常較小。在開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下則恰恰相反。企業(yè)檔案可能涉及到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)或是敏感信息，這些商業(yè)秘密一旦泄露或者損壞，則會(huì)對(duì)企業(yè)造成不可估量的損失。因此，如何在檔案信息化建設(shè)、檔案利用和檔案安全管理中找到平衡點(diǎn)，也是企業(yè)檔案管理人員的重要工作。

2.4 缺乏檔案信息化建設(shè)的人才

檔案信息化工作具備專業(yè)性和綜合性特點(diǎn)，這對(duì)檔案管理人員提出了較高要求。無(wú)論是企業(yè)檔案管理制度的制定還是軟硬件環(huán)境的搭建，其執(zhí)行者和操作人都是檔案管理人員。因此，檔案管理人員的素質(zhì)往往決定了企業(yè)檔案信息化建設(shè)與管理的質(zhì)量和水平。目前，企業(yè)檔案工作者知識(shí)老化、信息技術(shù)水平偏低，信息開發(fā)形式傳統(tǒng)，不能適應(yīng)工作需要，直接影響檔案信息開發(fā)的力度和深度。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的基本對(duì)策

3.1 大力提高企業(yè)檔案信息化管理效率

現(xiàn)階段，企業(yè)要想獲得穩(wěn)定發(fā)展，就需要采取多種方法來(lái)優(yōu)化企業(yè)檔案管理人員的自身理念，大力提升檔案信息化管理的合理性，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案信息化服務(wù)。譬如，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況來(lái)實(shí)施企業(yè)檔案管理工作，在健全企業(yè)檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上來(lái)提高信息化管理能力，進(jìn)而為用戶提供諸多的準(zhǔn)確性信息。此外，企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)還可以適當(dāng)借鑒相似企業(yè)的檔案信息管理情況，對(duì)檔案進(jìn)行編制和歸納的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵循我國(guó)的規(guī)定要求，確保檔案信息化管理和企業(yè)管理情況相一致，以此為企業(yè)應(yīng)用提供一定的方便。

3.2 建設(shè)完善的企業(yè)檔案信息化安全保障制度

現(xiàn)階段，在社會(huì)信息化快速發(fā)展的背景下，檔案信息能夠使用的方法逐漸增多，這在一定程度上使得檔案信息安全保障問(wèn)題日益明顯。因此，在這一發(fā)展現(xiàn)狀下進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的時(shí)候，大力健全和完善企業(yè)檔案信息資源安全保障體系是很有必要的。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，需要從檔案信息安全的多個(gè)方面入手，制定有效的安全預(yù)防策略，盡可能降低安全問(wèn)題出現(xiàn)的概率，以此確保信息的安全性。此外，還要做好保密工作，落實(shí)檔案信息化管理體系，優(yōu)化相關(guān)的技術(shù)，在提升人員素質(zhì)、優(yōu)化管理理念的基礎(chǔ)上來(lái)滿足信息化發(fā)展背景下企業(yè)檔案管理工作的基本要求。

3.3 提升企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案信息管理工作的重視程度

在企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，檔案信息是重要的組成部分，它是提升檔案管理信息化的主要方式。因此，對(duì)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員來(lái)講，需要認(rèn)清自身的職責(zé)，了解到檔案管理和信息化技術(shù)在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中的重要作用，做好人力以及財(cái)力的投入工作，將信息化管理放在首要位置，為人員樹立良好的檔案管理理念，使其積極參與到工作中去。

4 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案的信息化建設(shè)是將從傳統(tǒng)的企業(yè)管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理方式的重要手段。在企業(yè)檔案的開發(fā)與利用過(guò)程中，企業(yè)要利用先進(jìn)的技術(shù)手段。如：計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，提高檔案管理的現(xiàn)代化。

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