基于大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)淺談

李怡菲

摘 要：檔案信息化建設(shè)中將大數(shù)據(jù)技術(shù)充分利用起來，對于檔案管理工作而言獲得了技術(shù)上的支持，同時(shí)也出現(xiàn)一些問題，給企業(yè)的檔案管理工作造成一定的影響。對于此要充分認(rèn)識并采取有效的措施解決，以推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)更為完善。本論文著重研究大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)方面的問題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;企業(yè);檔案;信息化;建設(shè)

大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢在于，能夠在海量數(shù)據(jù)中將有價(jià)值的數(shù)據(jù)篩選出來，整合并實(shí)現(xiàn)共享。企業(yè)的檔案管理中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營中產(chǎn)生的大量檔案信息收集起來，對數(shù)據(jù)信息實(shí)時(shí)處理，整合為檔案信息，為企業(yè)決策提供服務(wù)。從當(dāng)前的企業(yè)檔案管理情況來看，雖然實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，但是并沒有將信息技術(shù)充分利用。處于大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案性信息化建設(shè)工作要與時(shí)代接軌，就要調(diào)整檔案管理模式，合理利用信息技術(shù)，提高檔案管理效能。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1 檔案信息量快速增多

處于信息環(huán)境中，企業(yè)在生產(chǎn)運(yùn)營的同時(shí)會產(chǎn)生大量的信息，檔案管理工作量增加，任務(wù)更為繁重。面對海量的信息，如果依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不僅工作效率低，而且工作質(zhì)量無法保證。雖然一些企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，但是局限于信息工具的運(yùn)用，管理模式上并沒有徹底改變。檔案管理的服務(wù)化轉(zhuǎn)向，就需要檔案管理工作中不僅要收集信息和存儲信息，還需要對信息處理之后為企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)[1]。處于大數(shù)據(jù)時(shí)代，將大數(shù)據(jù)技術(shù)充分利用起來處理檔案信息，確保檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確地為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和戰(zhàn)略決策提供有價(jià)值的信息，滿足企業(yè)發(fā)展需求。

1.2 檔案信息資源對企業(yè)管理至關(guān)重要

按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，是被動地收集檔案信息，對信息進(jìn)行鑒別和處理之后，在檔案部門保管。由于工作的環(huán)節(jié)多，內(nèi)容繁瑣，影響了工作效率，而且檔案信息的完整性和可靠性也會受到影響。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，在檔案管理模式上有所創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)了檔案管理與企業(yè)管理的高效整合，在企業(yè)管理中合理應(yīng)用檔案信息，而且還可以實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)中所存在的問題

2.1 企業(yè)檔案管理工作中沒有充分利用信息資源

企業(yè)經(jīng)的管理人員對檔案管理工作予以重視，卻忽視了檔案管理服務(wù)化的重要性，僅僅將這項(xiàng)工作局限于資料的收集和存儲，沒有與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營相結(jié)合，因此在檔案信息化建設(shè)中沒有投入充足的資金[2]。雖然檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是僅僅是簡單的錄入、儲存，沒有對檔案信息資源合理開發(fā)和科學(xué)利用，使得檔案的價(jià)值不能在企業(yè)管理中切實(shí)地發(fā)揮出來。

2.2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的適應(yīng)性不夠

企業(yè)的檔案信息化建設(shè)中，多數(shù)是在辦公方式上實(shí)現(xiàn)了信息化，沒有在檔案管理上發(fā)揮信息技術(shù)的作用。由于企業(yè)在檔案管理中所制定的標(biāo)準(zhǔn)缺乏針對性，因此管理上存在漏洞，影響檔案信息化建設(shè)的效能。

2.3 企業(yè)檔案信息化建設(shè)程度不夠

企業(yè)檔案信息化建設(shè)中，普遍應(yīng)用了自動化技術(shù)，使得檔案管理工作效率提高了。但是，由于信息技術(shù)僅僅發(fā)揮工具性作用，沒有與檔案管理工作融合，甚至一些檔案管理人員依然習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理模式，不愿意接受信息技術(shù)，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)沒有真正意義實(shí)現(xiàn)。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案信息化建設(shè)的新舉措

3.1 檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)需要管理人員樹立新觀念

企業(yè)的管理人員要積極適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境，對檔案管理工作有新的認(rèn)識，重，樹立新的理念，采用新的管理模式展開工作。企業(yè)每天都會產(chǎn)生大量的檔案信息，需要數(shù)據(jù)技術(shù)支撐才能更快、更好地完成任務(wù)。特別是當(dāng)前企業(yè)檔案管理服務(wù)化，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)挖掘最有價(jià)值的檔案信息，為企業(yè)的決策提供可參考依據(jù)，對企業(yè)的發(fā)展意義重大[3]。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，還需要投入一定的資金、人力，技術(shù)水平也需要不斷提高，這些都需要企業(yè)管理人員的支持。

除了企業(yè)管理人員之外，檔案管理人員也要適應(yīng)時(shí)代轉(zhuǎn)變觀念，要打破傳統(tǒng)的檔案管理觀念，檔案管理人員除了收集資料、整理資料之外，還要充分利用資料，實(shí)現(xiàn)檔案工作服務(wù)化。企業(yè)要定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，還要引進(jìn)高端檔案管理人員，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作全面展開[4]。

3.2 檔案信息化建設(shè)要規(guī)范化

企業(yè)的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了信息化建設(shè)，雖然出臺了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)施檔案管理規(guī)范化，但是，由于不同的企業(yè)在性質(zhì)上存在差異，在內(nèi)部管理中還需要從企業(yè)自身的特點(diǎn)出發(fā)將相應(yīng)的管理制度制定出來。企業(yè)的檔案信息化建設(shè)要參照國家的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，還要制定符合企業(yè)自身環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn)，各項(xiàng)工作規(guī)范化展開，才能保證檔案管理質(zhì)量，滿足企業(yè)發(fā)展要求。

3.3 將檔案信息管理系統(tǒng)建立起來

企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)中，要從企業(yè)的發(fā)展實(shí)際出發(fā)將檔案信息管理系統(tǒng)建立起來。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，使得檔案管理工作實(shí)現(xiàn)全過程管理控制，對檔案信息實(shí)時(shí)收集，實(shí)施分析、整合，發(fā)揮云計(jì)算技術(shù)處理檔案信息，使得檔案信息資源得到深度開發(fā)，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營和戰(zhàn)略決策提供信息支持，對企業(yè)的科技研發(fā)也起到了一定的支撐作用[5]。

4 結(jié)束語

通過上面的研究可以明確，處于當(dāng)前的市場環(huán)境中，企業(yè)要提高競爭力，就要認(rèn)識到檔案管理的重要性。應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，使得這項(xiàng)工作更具有時(shí)代特點(diǎn)。檔案管理人員的信息化管理中，就要摒棄傳統(tǒng)的觀念，對當(dāng)前的檔案信息管理系統(tǒng)予以完善，引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高檔案管理效能，使得企業(yè)的檔案管理工作發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，為企業(yè)更好的發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用。

參考文獻(xiàn)

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