基于新形勢下事業單位文書檔案管理工作探究

趙少興

摘 要：隨著社會經濟水平的不斷發展，信息網絡已經深入到了各行各業當中，給人們的生活和工作帶來了極大的便利。在大數據時代的背景下，檔案信息化發展迅速，事業單位檔案工作在隨之發展的同時也面臨著巨大的挑戰。在新形勢下，以往進行檔案管理的模式已經不能很好的順應時代的發展，對檔案管理工作沒有提起重視，檔案管理人員自身素質較低，并且管理方式比較落后。基于此，本片文章基于新形勢下對事業單位文書檔案管理工作進行了深入的研究，希望可以給相關研究提供借鑒。

關鍵詞：新形勢;事業單位;文書檔案管理工作

在事業單位的日常工作當中，檔案管理是一項很容易被忽視但是具有十分重要的工作。檔案主要是由文字、圖片等方式將單位當中的數據資料進行記錄和儲存，是保留工作過程的一種重要形式。[1]對事業單位的文書檔案進行管理，可以為人員職位變化、制定發展戰略等事項提供有效的依據。當前，信息技術發展迅速，事業單位檔案管理工作因此有一些問題漸漸的凸顯出來，已經不能滿足日常工作的需求，無法順應時代的發展。所以，本篇文章根據事業單位檔案管理的現狀，對出現的問題進行了深入的分析，提出了具有針對性的有效途徑，促進檔案管理工作的順利開展。

1 事業單位檔案管理的發展現狀

1.1 對檔案管理工作的認識程度較低

單位發展的情況和變化都可以通過檔案展現出來，能夠作為單位開展不同活動的有效依據，能夠給單位進行人事變動或者進行決策提供參考，對于事業單位發展具有十分重要的作用。然而，在日常工作當中，因為受到傳統管理模式的影響，有很多管理人員對檔案工作認識不夠全面，不能正確的認識崗位職責和工作性質。有一部分管理人員認為只要將各項工作進行全面完整的記錄，再做好整理和保存即可，對于事業單位的實質性發展不會產生作用。所以，這就對事業單位文書檔案管理工作的順利開展帶來了消極的影響。

與此同時，在當前互聯網已經深入到檔案管理工作當中的情況下，文書檔案管理工作效率和質量雖然有了一定的提高，但是仍然會有一些不足存在，比如利用互聯網對辦文書檔案進行管理的意識還不能夠深入到管理人員的思想中，缺乏電子管理技巧和經驗。

1.2 事業單位檔案管理人員專業素質較低

文書檔案管理要想在實踐當中有好的效果，那就需要對檔案管理專業知識和信息化進行更加深入的了解和更加靈活的運用。面對日子增多的各種文件、資料，要保證有較高的工作效率，應當不斷創新檔案管理的方式。但是，因為檔案管理工作尤其是在使用電子化辦公的時候，會涉及到很多不同的技術問題和繁雜的理論知識，這對于管理人員來說，要在最短的時間內掌握最多的內容，并且掌握使用方法無疑是巨大的挑戰。除此之外，在文書檔案的進行管理的過程當中，要始終保證資料檔案的真實性和可靠性，這就要求利用相關的法律法規來對文件的安全性來做進一步的完善，并且要使用相關的信息安全技術。這兩點對于保證檔案的真實性和安全性有著十分重要的作用。可是，要讓我們國家在信息安全技術方面的開發滿足企業單位的要求，這對于相關技術人員來說還是具有一定的困難。當前很多檔案管理人員年齡偏大，對于新出現的檔案管理新方式不能很快就接受，并且因為主觀和客觀原因，導致學習專業知識的能力以及積極性有所下降，因為無法更好的滿足時代發展的需求，事業單位文書檔案管理工作的順利開展因此產生了一些困難。

2 優化事業單位檔案管理模式的對策

2.1 加大檔案工作的宣傳力度

為了進一步提高檔案收集與管理工作的總體質量和效率，需要不斷提高對檔案管理的意識，這就要求不斷加強對檔案管理意識的宣傳力度，不斷培養檔案管理人員的責任意識，提高其自身崗位責任感，確保所收集到的檔案內容是準確和完整的，整理工作的水平是符合時代發展的。與此同時，檔案管理工作能夠高效開展，需要得到更到更多工作人員的理解和支持。因此加強宣傳，提升檔案意識具有積極的作用，它能夠給檔案管理工作更加規范以及更好的實現電子化提供有力支持。通過多種形式讓更多的工作人員了解檔案管理工作，包括工作的作用和重要意義等，讓大家提起對檔案管理工作的重視，從而更加配合檔案的收集工作。并且需要對檔案資源進行多層次多角度的開發和利用，通過鑒定、整理等將單位內部的大事件材料進行匯編，從而將檔案價值最大程度的挖掘出來，進而檔案管理工作會獲得更多員工和領導的支持，對檔案管理工作的順利開展具有重大意義。

2.2 加強檔案管理員隊伍建設

為了能夠更好的完成事業單位文書檔案管理工作，需要進一步提高管理人員的思想意識，樹立起為社會和群眾服務的觀念，提高對檔案的保密意識，使檔案信息具有較高的安全性，并且要不斷強化檔案管理人員的責任感，弘揚奉獻精神。因為有很多檔案管理人員都是默默無聞的進行工作，給單位提供了很多有效的數據支撐，所以這就需要有其他同事的鼓勵和領導的肯定和支持，從而使其工作效率更高，進而打造一只具有高素質和高能力的檔案管理員隊伍。這就要求管理人員需要對檔案管理流程進行充分的掌握，在主動接受專業培訓之外，積極的學習相關知識，不斷提高自身的專業素質。

檔案管理人員可以和其他單位同崗位的人員進行溝通和交流，互相分享在管理時候的經驗。除此之外，在信息化的新時代，各行各業的發展都離不開網絡的使用，對于事業單位文書檔案管理也要適應社會的發展，配備符合發展要求、能夠突出發展特點和具有較高實用性的辦公軟件，將檔案管理和辦公室自動化進行有效結合。當前信息技術在事業單位文書檔案管理當中已經普及，所以要加強檔案管理人員的信息化能力，對檔案管理人員的計算機技術和信息處理技術進行重點培養，使傳統檔案管理模式逐步轉變為數字化、信息化的管理模式。[2]培養具有現代化和信息化知識的新型人才，從而保障檔案管理工作可以順應時代發展。

2.3 健全檔案管理工作的各項規章制度

由于信息時代的到來，當前我們國家對事業單位文書檔案管理投入了更多的目光，并且更加關注該領域發展，制定了相關的法律法規，為檔案管理提供了制度保障。隨著社會的發展，信息管理模式也在不斷更新，與之相關的標準也應該隨著時代的變化予以更新。在制定管理制度的時候，要涉及到檔案管理人員的責任制度以及檔案的流通運用制度，并且要對檔案歸檔的時間、范圍、分類以及相關要求作具體規定。[3]除此之外，要順應社會發展及時對檔案管理制度進行科學合理的改進和完善，對以往的制度當中存在的缺陷要進行補充，對已經落后的制度要予以廢止。文書檔案的建立階段是十分重要的，必須要保證在這個環節當中操作的規范性和標準性。如此一來，才能讓文書檔案管理更加符合社會發展的要求。在新形勢下，信息化與檔案管理相結合應當有一個完備的管理體系，進一步提高管理效率，最大程度的避免有失誤發生，并且確保管理工作和社會發展能夠與時俱進。

3 結束語

當前，社會發展水平的不斷提高，信息時代已經到來，在檔案管理的領域當中不斷加強對事業單位文書檔案管理，使其從傳統的管理模式轉別為具有信息化的形式更加符合當前社會發展的需求。所以說在新形勢下，對事業單位文書檔案進行探討具有十分現實的意義，加強相關人員對檔案管理的重視，建立專業化的檔案管理員隊伍，構建更加完備的管理制度，從而最大程度的實現檔案的作用。

參考文獻

[1]付蓉.試析如何做好新形勢下事業單位文書檔案管理工作[J].辦公室業務，2018，No.291（10）：121.

[2]魏蓉.新形勢下如何做好事業單位文書檔案管理工作[J].今日財富，2017（9）：138-139.

[3]楊曉曉.新形勢下事業單位文書檔案管理工作淺析[J].企業改革與管理，2016（13）：206-206.