新形勢(shì)下做好檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

莫洛阿牛莫

摘 要：伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的不斷增加和人民生活水平的穩(wěn)步前進(jìn)，檔案的作用在實(shí)際生活中越來越顯現(xiàn)出來，因此，使得社會(huì)對(duì)于檔案的管理工作的要求也是與日俱增，與此同時(shí)，以計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)為核心的現(xiàn)代信息技術(shù)也使得檔案的管理更加趨向網(wǎng)絡(luò)化和信息化，并且實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享，這些問題讓檔案的管理人員面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，因此，檔案管理人員要做好檔案管理工作，結(jié)合當(dāng)前新時(shí)代的要求，采取有效措施，提高檔案管理的有效性。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；思考

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人們生活水平的不斷提升，檔案在各行各業(yè)中的作用越發(fā)的重要。檔案管理工作是一項(xiàng)具有系統(tǒng)性、專業(yè)性、保密性和政策性的工作，因此，為了促進(jìn)自身更好的發(fā)展，當(dāng)前各行各業(yè)都加強(qiáng)了對(duì)檔案的管理，加強(qiáng)了對(duì)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提升，從而做到與時(shí)俱進(jìn)，更加符合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求。基于此，本文結(jié)合筆者多年的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，就檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析討論，并提出了幾點(diǎn)思考，希望能提供一些有價(jià)值的參考，從而促進(jìn)我國(guó)檔案管理水平的提升。

一、檔案管理工作中存在的問題

1、重視程度不足

對(duì)檔案管理工作重視程度不足是當(dāng)前普遍存在的現(xiàn)象，不管是領(lǐng)導(dǎo)層還是一線的工作人員，對(duì)檔案管理的認(rèn)知還是停留在傳統(tǒng)的狀態(tài)，認(rèn)為檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的對(duì)檔案進(jìn)行保管，在需要的時(shí)候能調(diào)出所需的檔案即可。這種認(rèn)知嚴(yán)重影響了檔案管理工作的發(fā)展，沒有充分的發(fā)揮出檔案管理的意義。

2、檔案管理制度不健全

雖然我國(guó)《檔案法》已經(jīng)實(shí)施了一段時(shí)間，檔案管理工作在一定程度上有了提升，但是大部分單位都未制定詳細(xì)的管理制度，這種制度的不健全導(dǎo)致工作人員在開展工作的時(shí)候缺乏依照，而且制度的不健全也使檔案管理工作缺乏約束性，導(dǎo)致其他部門不能更好的配合檔案管理工作。同時(shí)，因?yàn)楣芾碇贫鹊牟唤∪诔霈F(xiàn)問題的時(shí)候，往往不能責(zé)任到人，發(fā)生相互推諉的情況。

3、工作人員能力不強(qiáng)

在我國(guó)不少企事業(yè)單位中，進(jìn)行檔案管理工作的人員大多數(shù)都是隨意分配，缺乏專業(yè)的素質(zhì)能力，缺少系統(tǒng)的管理知識(shí)，使得雖然檔案在他們的管理之下，盡管能夠做到不丟失，但是在尋找資料的時(shí)候，往往會(huì)因?yàn)槟芰栴}和檔案管理不系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案非常難以查找[1]。另外，檔案管理這個(gè)職位大多數(shù)情況下沒有固定的人員，這就使得在進(jìn)行工作交接的過程中，可能會(huì)出現(xiàn)各種突發(fā)狀況，造成檔案丟失等問題。

二、新形勢(shì)下做好檔案管理工作的措施

1、更新檔案管理觀念

首先，需要更新檔案管理觀念。很多單位的領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)檔案管理還沒有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，很多單位更加重視發(fā)展過程中取得的成績(jī)與利潤(rùn)，檔案管理工作資源消耗比較大，所以經(jīng)常被忽視。因此，要做好新形勢(shì)下的檔案管理工作，就必須改變這種觀念，單位領(lǐng)導(dǎo)者要加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，檔案管理人員要樹立正確的管理觀念。檔案管理工作并不是簡(jiǎn)單地對(duì)檔案進(jìn)行整理、分類等，除了要有檔案管理意識(shí)外，檔案管理人員還應(yīng)該去學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念[2]。

2、建立健全檔案管理制度，規(guī)范管理

俗話說：沒有規(guī)矩不成方圓。加強(qiáng)制度建設(shè)是完善檔案管理機(jī)制，開展檔案工作的保障。檔案管理人員要結(jié)合工作實(shí)際，制定出切實(shí)可行的、操作性強(qiáng)的各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，力求做到有章可循。目前，要修訂、健全已有的檔案制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化[3]。由于檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜性的工作，還具有機(jī)密性，對(duì)檔案工作要實(shí)行集中管理、統(tǒng)一存放的模式，所有的檔案要由專職人員統(tǒng)一管理、統(tǒng)一歸檔、統(tǒng)一保存，形成一條線的工作局面，做到責(zé)任到人，工作嚴(yán)密，促使檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化的道路，確保檔案管理工作的順利開展。

3、加快檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程

要想實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化水平的提升，檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為當(dāng)前發(fā)展的必然趨勢(shì)。長(zhǎng)期以來檔案工作都是利用紙張作為載體，很容易因?yàn)榇娣怒h(huán)境和個(gè)人因素的影響出現(xiàn)各種問題，并且不利于查閱，嚴(yán)重影響了工作效率。因此，在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，要建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，完善信息檢索能力，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性，在進(jìn)行電子檔案錄入時(shí)，要求工作人員必須做到細(xì)心、負(fù)責(zé)，對(duì)錄入的電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)，以避免出現(xiàn)檔案有誤的情況，為今后的工作減少不必要的麻煩。

4、加強(qiáng)檔案硬件設(shè)備建設(shè)

檔案管理工作并不是人工就能完成的，特別是當(dāng)前新形勢(shì)下的檔案管理工作，必須要有先進(jìn)設(shè)備的支持，所以，需要加強(qiáng)檔案硬件設(shè)備建設(shè)[4]。硬件就是辦公設(shè)施與辦公設(shè)備，檔案管理工作中，需要計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的支持，如今，紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸被淘汰，電子檔案已經(jīng)成為檔案的主要形式，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，電子檔案的管理十分便捷，但是還是存在一些漏洞。因此，做好新形勢(shì)下的檔案管理工作，要重視檔案硬件設(shè)備建設(shè)，加大資金投入，確保檔案管理工作的正常進(jìn)行，此外，還應(yīng)該設(shè)置檔案安全管理系統(tǒng)，對(duì)于現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案，也要采取相關(guān)措施對(duì)其進(jìn)行保護(hù)，只有加強(qiáng)了檔案管理硬件設(shè)備的建設(shè)，檔案管理工作才能更上一層樓。

結(jié)語：

綜上所述，檔案管理工作對(duì)于企業(yè)與事業(yè)單位來說都是非常重要的一部分，所以在新形勢(shì)下做好檔案管理工作也是非常關(guān)鍵的，檔案管理者要明確自身的職責(zé)，更新檔案管理觀念，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提升。

參考文獻(xiàn)：

[1] 徐燁.淺談新形勢(shì)下做好檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（04）：98-99

[2] 張海霞.新形勢(shì)下的做好檔案工作的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（11）：112

[3] 商行.推進(jìn)新形勢(shì)下檔案管理工作創(chuàng)新的幾點(diǎn)思考[J].吉林勞動(dòng)保護(hù)，2015（12）：24-25

[4] 商行.加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].吉林勞動(dòng)保護(hù)，2015（05）：21-22