論如何提高辦公室文秘工作質量和水平

譚玲艷 郭剛

摘 要：現如今，無論是企業還是政府機關單位都會設立辦公室文秘崗位，辦公室秘書是辦公室的主要人員，辦公室文秘在企業或政府機關單位發揮著非常重要的作用，也是確保辦公室工作效率和工作質量的核心因素。因此，提高企業或政府機關單位辦公室文秘的工作的質量和水平，不僅是提高整個公司工作水平的關鍵，也是提高企業市場競爭力奠定了堅實基礎。

關鍵詞：辦公室文秘；工作質量；工作水平

引言

隨著我國社會經濟的快速發展，辦公室文秘的工作質量和工作水平的提高是企業形象和影響力的提升有力指標。企業和政府機關單位辦公室文秘主要負責協助協調各公司部門的活動，并協助公司決策者收集信息，組織文件和傳遞信息，辦公室文秘的責任非常沉重，秘書工作是該辦公室工作和主要責任中不可或缺的一部分。辦公室文秘的工作主要是為公司高層領導提供服務，通常文秘工作是謹慎小心，并有一定的耐心和專業性。例如撰寫決策文件，這需要高度的專業性。此外，許多辦公室文秘工作的時間是不固定的，需要隨叫隨到，往往需要加班。

1提高辦公室文秘工作質量和水平的重要性及其原則

1.1重要性

在任何企業中，辦公室都是管理和組織的關鍵。辦公室的工作量相對較大，主要包括各種不同的行政管理工作，要及時的向上級領導匯報工作進展情況，同時還要向下級部門轉達領導的指令，并且需要把每一個細節都做好。同時，辦公室應該考慮到公司的各項工作和員工之間的關系，對外我們應該提前做好溝通和經濟交易安排。由此可以看出，辦公室秘書的專業素質以及工作質量和水平與公司內部管理之間的關系是不可分割的。因此，公司必須全面提高其辦公室秘書工作的質量和水平。

1.2原則

在文職工作里，需要加強文職工作的工作質量，確保各項工作任務的順利進行，應該符合以下工作原則：第一，實行較高的命令作為第一準則，保持與高層管理者進行及時的工作匯報和工作細節溝通，使工作中的重要信息能夠及時傳遞給上級，對于協調各部門間關系創造必不可少的條件，以便企業單位及時發現問題，及時更改方案。二是不斷提高專業素質和專業技能，按照高級管理和文書工作的要求，改進規劃方案，合理安排，確保各項工作的正常開展，切實提高各部門的工作效率和質量。第三，根據在實際工作中的遇到的問題，我們必須理性考慮研究問題，無論工作有多么大的難度或者阻力，我們都必須保持積極向上的態度，把每一項工作做到極致，嚴格遵守公司的各項管理制度，從而有效地提高工作效率。

2提高石油辦公室文秘工作質量的作用

石油辦公室的工作人員在工作中，必須重視溝通平臺的應用，一個專業素質，心理素質過硬的文秘人員可以為石油企業創造更高的工作效率，這也是一個非常重要環節，其中員工的成長和發展方向與企業管理體系密不可分，石油單位應提供文秘培訓并制定具體的評估標準，這對石油單位的發展來說尤為重要。該單位要與文秘工作人員機密相連，現在一些石油單位已經進入了信息時代，而管理人員可以按照總結探討好的方式進行對文秘工作者的培訓，并建立人性化的評估系統，提高員工的工作效率，同時員工要定期總結之前的工作，及時發現工作中的問題，及時改正，避免小問題嚴重化。另一方面，競爭意識也可以提高員工的工作效率；因為辦公室文秘人員作為石油管理中的重要成員，所以，石油企業必須建立健全監管體系，來約束員工，保護石油企業的利益不受損失。

3提高辦公室文秘工作質量和水平方法

3.1創造溫馨和諧的工作環境，增加文職人員的責任心

企業每個月要進行文化素質普及加深活動，為文職工作可以更好的創造一種溫馨的工作環境，樹立積極向上的工作態度和為他人服務的思想，要知道自己必須具有幫助公司高層管理者的職業本能，保守企業單位的重點工作核心，堅決不能結黨營私，對工作積極向上，必須時刻記得自己工作的使命，文職工作永遠是企業管理者工作的得力助手，是和單位各科室信息傳達者，在企業單位的成長過程中就像左膀離不開右臂一樣，發揮著不可缺少的作用，工作中要和所以同事搞好工作關系，幫助新同事快速適應工作環境，幫高層管理者做好工作方案，認真對待領導所交代的工作，空閑時間鞏固自己專業，提高自己的工作技能，增進領導和同事們的溫馨的工作氛圍，在這種溫馨的氛圍中不斷提高自己的眼界.通過多元化知識的累計，不停的提升自己的心理素質和涵養。

3.2控制好辦公室文秘工作數量

辦公室文秘工作通常非常繁雜，如果人數較少，就很難完成工作，這會影響工作效率。但是，如果人數太多，相互之間就會推脫責任，無法做所有事情并浪費資源。因此，有必要進行科學的辦公室規劃，使辦公室文秘的數量合理化，提高辦公室的工作效率，對公司的穩定和發展以及秘書處工作人員的進步和發展起著至關重要的作用。

3.3出臺完整的獎罰制度

出臺完整的文職人員獎罰機制可以有效的提高文秘的工作效率，一套完整科學的獎罰機制在現在企業公司的經營中尤為重要。對在工作中表現突出的人員用其企業單位預算范圍內進行物質獎勵，這既可以充分發揮工作人員的工作熱情，同時滿足公司的需求，為企業創造更高的價值。而傳統的公司對文秘工作沒有明確的要求，讓文秘人員在工作中找不到自己工作核心價值體現，同時缺少了工作的積極性。

3.4照顧辦公室文秘的情緒

企業的運作模式應該人性化，一方面要讓文秘工作者積極用心工作，一方面要及時洞察文秘工作者的心情，及時發現員工因為一些事情而產生的一些情緒，有不良的情緒，要及時給員工進行心理疏導和安慰，公司企業應該進行人性化管理，同時又要有嚴格合理的規章制度來約束員工，這樣既可以讓文秘工作者有家的感覺，又可以提高文秘工作者工作的積極性，保證工作效率。同時還可以幫企業避免文職工作人員的流失。

3.5辦公室文秘工作者需要具備專業精神

專業精神：合格的辦公室文秘工作者，必須具備強大的專業精神，一方面，我們必須嚴格遵守公司的規章制度，不晚到早退，不無故曠工。在各種文秘工作的計劃中，控制和把握各種問題中容易出現的問題，及時做好風險性問題的規避，并利用空閑的時間提高辦公效率和工作質量。另一方面，文秘需要控制好時間，特別是在突然情況下，應及時拿出解決方案，以避免對企業造成的損失和負面影響。此外，辦公室文秘必須對自己的工作量和自己的工作范疇做出合理的分工，以確保辦公室的工作效率得到有效提高。道德的技能：辦公室文秘的工作中，文秘必須顧全大局和公司的利益，不能做出有損公司利益和名譽的事情，更加不能結黨營私，合理協調商業利益，確保所有工作的順利進行，為企業業務發展創造更多的價值。

結束語

總之，在辦公室文秘工作中，為了改善辦公室文秘工作質量，必須遵循辦公室文秘工作原則，完善獎罰制度和個性化管理，不斷完善并建立辦公室文秘人員的創新意識，不斷提高文秘工作者的工作能力和專業水平，改善辦公室文秘工作者的工作的質量，促進公司綜合管理水平的提高。

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