計算機信息技術與機關檔案管理工作的融合

劉瑩

摘要：隨著信息時代的到來，機關單位檔案管理信息化是其發展的必由之路。在將計算機信息技術融入機關檔案管理工作的過程中，還存在著一些問題。解決這些問題，積極拓展信息技術與機關檔案管理工作有機融合的路徑與方法，是當前機關檔案管理工作改革的重要任務。

關鍵詞：計算機信息技術;機關檔案管理工作;融合

中圖分類號：TP393? ? ? 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2019）28-0008-02

開放科學（資源服務）標識碼（OSID）：

科學技術不論在任何時期都是第一生產力，作為當前最典型生產力代表的信息技術，深刻地改變著人們的生活習慣和工作方式。將計算機信息技術融入機關檔案管理工作中，能夠有效地提高檔案管理工作的效率，提高檔案資源的利用價值，對于優化機關檔案管理工作具有重要意義。

1 信息技術融入機關檔案管理工作的意義

1.1 擴展檔案資源的范圍

局限于檔案管理的技術水平，傳統的檔案管理其信息收集只能在有限的范圍內進行，無法實現檔案信息的資源共享。將信息技術融入檔案管理工作中，就可以有效地突破傳統的檔案管理方法的局限性，不但可以將檔案目錄進行信息化管理，對現存的檔案信息快速地進行科學的分類與整理，同時，還能夠將各機關檔案信息通過網絡互聯實現資源共享，從而進一步對這些檔案資料進行挖掘。

1.2 能夠促進機關檔案管理系統化

將計算機信息技術有機地融入機關的檔案管理工作，可以優化各檔案管理工作的具體細節，可以使各項工作都規范化、精準化。并且能夠將各個具體的環節有機地融合為一個高效的工作體系，進一步擴大這些機關檔案信息的容量。通過資源共享，還能夠更好地實現資源的合作效應，更好地體現機關檔案信息的可靠性。通過計算機信息技術的融入，可以將機關檔案信息的所有內容都在專項信息系統中體現出來的，從而保證了內部檔案的完整性與統一性。

1.3 能夠提高工作人員的管理水平

將計算機信息技術融入機關檔案管理工作中，必然會形成相應的工作流程和規章制度，這樣就能夠促使工作人員對各項工作執行精細化標準，提高工作人員計算機應用能力。機關檔案管理工作的信息化建設，也就是將先進的計算機信息技術手段的融入檔案資源管理的各個具體環節，從而對這些信息資源進行準確而快速的處理與整合，并進行長期有效的保存，為后續的檔案查閱創設了更好的條件。工作人員通過工作實踐的鍛煉，可以有效地提升職業素養，提高管理能力。

2 計算機信息技術融入機關檔案管理工作所面臨的問題

2.1 檔案資源有失實的風險

將計算機信息技術應用于檔案管理，在程序化管理過程中，檔案資料會進行自行的整理過程，檔案中的一些信息資源容易被刪除，而且還不會留下痕跡。這樣，一些檔案資源就失去了原本的根據，這部分資源也就失去了簽發的標準。一旦形成這種情況，這部分材料的真實性就存在了疑問，其應用價值就大打折扣。

2.2 檔案信息的保密性存在風險

將計算機信息技術融入機關檔案管理工作中，機關檔案的一些內部信息就進入了網絡系統。在信息技術飛速發展的背景下，利用各種網絡信息渠道，任何人都可以通過網絡終端設備進入各種網絡信息平臺中，從而獲取這些文件信息。更有甚者，同一終端的信息資源能夠被多個網絡終端同時接收利用。基于此，一些機關檔案中需要進行保密的重要信息資源，就存在著較大的泄漏風險，這也是信息技術應用的技術瓶頸。

2.3 檔案資源長久留存存在一定的風險

隨著信息時代的到來，當前我國各地的機關單位的檔案管理基本實現了信息化，實現了傳統手工紙質化檔案管理工作向無紙化辦公的轉變。這種無紙化辦公其實也就是計算機信息技術與檔案管理工作的有機融合，借助信息技術的優勢，這種檔案管理工作變得更加輕松而快捷，而且更加高效，工作人員只需要敲級計算機鍵盤，就可以快速的獲得目標資源。但是，這樣的辦公方式也存在著一定的缺陷，那就是信息技術的發展也伴生著一些網絡攻擊技術手段的提升，導致檔案網絡系統也很容易受到黑客的攻擊和侵入，造成整個檔案管理系統混亂癱瘓以及重要檔案資源的丟失。

3 計算機信息技術與機關檔案管理工作融合的有效策略

3.1 轉變檔案管理工作的理念

在較長的一段歷史時期內，我國各地區機關單位的檔案管理工作受機制制約和工作理念的影響，一直不愿改變管理方式。在現代機關單位檔案管理工作信息化建設過程中，許多地方的機關單位都難以有效地落實信息技術的引進，對檔案工作的信息化建設形成了很大的阻礙，嚴重影響著機關單位檔案管理工作的升級。基于此，各機關單位首先應該改變傳統的檔案管理工作觀念，要沖破就有的機制束縛，要深刻認識檔案管理工作信息化建設的重要意義。并且要與時俱進，結合時代的多元化發展特征積極應用信息技術，從頂層設計上優化與完善檔案管理工作的信息化建設，從而提高檔案管理的信息化水平。

3.2 強化檔案管理的技術處理

將計算機信息技術融入機關檔案管理工作中，相關人員要認真落實信息資源管理的相關規定，要及時地對所收集的大量的檔案資源進行科學的分析、整合、歸檔，要確保這些檔案資源的每一個具體信息及時接收并且按照規范進行技術處理。通過優化管理流程，進一步提高對這些檔案資源的有效保護。另外，各機關單位還要積極應用最先進的科技手段，努力做到對檔案系統及時的更新與升級， 進一步拓展檔案資源的收集整理路徑與方法，進一步提升對這些檔案資源的整合應用，充分發揮計算機信息技術的積極作用。

3.3 重視相關人員職業素養的提升

在現代化管理中，工作人員自始至終都是技術的載體。機關單位要想提高檔案工作的信息化管理水平，就必須要重視相關工作人員職業素養的提升。首先，各單位要組織相關人員積極學習相關檔案管理工作的法律法規，讓他們充分認識檔案管理信息化建設的重要意義。并且積極開展各種形式的思想政治教育活動，提高他們的政治思想水平，提高他們的職業道德，提升他們的職業素養。其次，機關單位還應該積極組織檔案工作相關人員積極參與各種形式的專業學習活動，通過專家講座、進修、觀摩、經驗交流等學習活動，豐富他們的檔案管理專業知識， 提高他們的信息技術應用能力，從而提高他們的職業技能。并且在工作實踐中，通過監管督促增強他們的風險防范意識，提高他們的風險識別和風險應急處理能力，進一步提高機關檔案工作管理的信息化水平。

3.4 加強機關檔案管理的制度化建設

制度建設是保證各項工作順利開展并實現其有效性的重要保障。機關單位在將計算機信息技術融入檔案管理工作過程中，必須要加強制度建設。要通過制定各種科學合理的規章制度，來保證檔案管理工作的系統化和規范化，對于檔案管理工作的各個細節制定基于規章制度的工作細則和規范標準。為了保證機關檔案資源在信息化建設過程中的完整性與真實性，還應當對檔案管理的相關環節制定專項的法律法規，通過制度的權威性，約束相關人員不斷的優化管理措施，以確保檔案資源管理的安全。同時，機關單位還應該積極構建檔案管理工作相關的激勵機制，針對檔案管理工作無法量化評估的特點，對檔案管理工作從信息收集、整合、歸檔各具體環節的目標任務制定有針對性的獎勵細則，從而肯定這些工作人員的成績，激發他們的工作熱情，提升他們的管理水平。

4 結語

信息時代背景下，我國各地區的機關單位也應該與時俱進，結合時代發展特征積極應用信息技術開展檔案管理工作的信息化建設。相關人員也應該在信息化管理實踐中努力學習，提高自己的職業素養和職業能力，更好地解決信息化管理過程中所存在的問題，進一步實現機關單位檔案管理的高效、真實、安全，進一步提升我國機關單位檔案管理工作的現代化水平。

參考文獻：

[1] 呂德智.機關檔案管理中計算機信息技術的應用[J].河北水利，2019（04）：43.

[2] 王雅喆.計算機信息技術在機關檔案管理中的應用[J].電子技術與軟件工程，2019（07）：248.

【通聯編輯：光文玲】