ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表對(duì)象研究

周彥旭

摘要：ACCESS是一種小型關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)，屬于Office系列產(chǎn)品，利用其報(bào)表對(duì)象進(jìn)行數(shù)據(jù)管理非常方便。文章首先對(duì)ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表對(duì)象的基本功能進(jìn)行介紹，進(jìn)而探討ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表對(duì)象的創(chuàng)建流程，在此基礎(chǔ)上，重點(diǎn)研究其報(bào)表對(duì)象功能的應(yīng)用，以期為相關(guān)使用者提供參考。

關(guān)鍵詞：ACCESS;數(shù)據(jù)庫(kù);報(bào)表對(duì)象

中圖分類號(hào)：TP311? ? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2019）28-0001-02

開(kāi)放科學(xué)（資源服務(wù)）標(biāo)識(shí)碼（OSID）：

報(bào)表對(duì)象是ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)的基本數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)象之一，具有數(shù)據(jù)提取、分析、整理、計(jì)算等方面的功能，可以采用用戶需要的方式顯示信息處理結(jié)果，支持格式化打印。除了添加字段信息外，還可以添加圖像信息，功能較為完備。而且這種小型關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)使用方便，目前已經(jīng)在辦公等領(lǐng)域得到了廣泛應(yīng)用。

1 ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表對(duì)象功能

ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)可以稱為小型關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)的代表，不僅使用方便，而且功能完備，可以滿足日常辦公、學(xué)習(xí)、研究等各方面需求。對(duì)于任何數(shù)據(jù)庫(kù)而言，其主要功能都是數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理，然后以各種用戶需要的形式呈現(xiàn)輸出結(jié)果。數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表對(duì)象的主要功能就是對(duì)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行輸出。以報(bào)表的形式組織數(shù)據(jù)，包括數(shù)字、文字、圖形、圖像等各種形式的數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)可以是同源數(shù)據(jù)，也可以是非同源數(shù)據(jù)，由報(bào)表對(duì)象對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合分析，經(jīng)過(guò)整理后，呈現(xiàn)報(bào)表結(jié)果，用戶可以根據(jù)需要選擇打印報(bào)表。在日常辦公過(guò)程中，工作人員經(jīng)常要處理統(tǒng)一種類型的文件模板，比如通知、感謝信、員工生日賀卡等，利用報(bào)表對(duì)象進(jìn)行此類固定模板文件的批量打印，也十分方便。總體而言，ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表對(duì)象的功能較為完善，支持以多種方式創(chuàng)建報(bào)表，支持多種原始數(shù)據(jù)的分析整理，而且結(jié)果呈現(xiàn)形式也可以滿足使用者的個(gè)性化需求。ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)本身是小型關(guān)系數(shù)據(jù)庫(kù)，由桌面數(shù)據(jù)庫(kù)之稱，掌握這種ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表對(duì)象功能的應(yīng)用方法，可以有效提升日常辦公效率[2]。

2 ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表對(duì)象的創(chuàng)建流程

2.1 創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)

在辦公信息化的發(fā)展過(guò)程中，信息化技術(shù)的應(yīng)用水平不斷提升。相比于傳統(tǒng)的文件管理形式，采用數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理，更加快捷、高效，而且安全性也更高。ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)是Office辦公軟件系列下的專業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件，具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計(jì)能力，特別是其報(bào)表對(duì)象功能，靈活程度遠(yuǎn)超Excel。現(xiàn)以基于ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)的工資條報(bào)表創(chuàng)建為例，探討ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表對(duì)象的創(chuàng)建流程。首先啟動(dòng)ACCESS程序，在文件菜單下的新建項(xiàng)中選擇新建一個(gè)空的數(shù)據(jù)庫(kù)，可以將其命名為“工資管理系統(tǒng).mdb”。利用開(kāi)辟的數(shù)據(jù)庫(kù)空間存儲(chǔ)基礎(chǔ)工資數(shù)據(jù)，進(jìn)而對(duì)其進(jìn)行快捷的調(diào)用和處理[2]。

2.2 創(chuàng)建數(shù)據(jù)表

在創(chuàng)建數(shù)據(jù)報(bào)表前，首先要?jiǎng)?chuàng)建ACCESS數(shù)據(jù)表，主要包含兩個(gè)步驟。第一步是確定表的結(jié)構(gòu)，根據(jù)工資發(fā)放項(xiàng)目的明細(xì)情況，利用ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)提供的表設(shè)計(jì)視圖，完成工資表結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，重點(diǎn)要確定各字段類型、大小和寬度等。第二步是輸入表記錄，打開(kāi)數(shù)據(jù)表瀏覽視圖狀態(tài)，將對(duì)應(yīng)的工資情況逐個(gè)輸入到數(shù)據(jù)表中。考慮到目前多數(shù)單位都采用Excel軟件制作財(cái)務(wù)報(bào)表，如果已經(jīng)建立了Excel數(shù)據(jù)表，則可以省略上述的數(shù)據(jù)輸入步驟，直接采用ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)的導(dǎo)入功能，對(duì)Excel數(shù)據(jù)表進(jìn)行轉(zhuǎn)換和導(dǎo)入，得到ACCESS數(shù)據(jù)表。完成轉(zhuǎn)換后只需要根據(jù)表的形式設(shè)計(jì)視圖，并對(duì)數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)進(jìn)行定義即可。除了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)外，在工資表的制作過(guò)程中，還需要計(jì)算“實(shí)付工資”“稅費(fèi)”等項(xiàng)目，這些都可以利用報(bào)表功能自動(dòng)計(jì)算，并對(duì)結(jié)果進(jìn)行顯示。完成數(shù)據(jù)表創(chuàng)建后，同樣存儲(chǔ)在ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)中，等待調(diào)用[3]。

2.3 創(chuàng)建報(bào)表

最后進(jìn)行數(shù)據(jù)報(bào)表的創(chuàng)建和制作，經(jīng)過(guò)上述步驟后，可以在ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)管理窗口的左側(cè)對(duì)象列表中，通過(guò)選擇報(bào)表對(duì)象打開(kāi)設(shè)計(jì)器窗口。報(bào)表設(shè)計(jì)器的默認(rèn)界面分為頁(yè)面、頁(yè)眉、頁(yè)腳三個(gè)窗格，可以在頁(yè)面窗格中添加字段，進(jìn)而在報(bào)表中顯示工資清單。但在該頁(yè)面內(nèi)，無(wú)法對(duì)每條工資記錄自動(dòng)添加表頭。這一功能同樣無(wú)法在頁(yè)眉窗格中實(shí)現(xiàn)，所以需要使用到一個(gè)很重要的功能，即組頁(yè)眉功能。首先打開(kāi)報(bào)表屬性窗口，設(shè)置記錄源，添加“工資表”。然后在視圖菜單中選擇排序和分組，可以根據(jù)工資記錄中的部門進(jìn)行分組，并根據(jù)員工號(hào)進(jìn)行排序，使同一部門員工的工資信息能夠集中到一起。接下來(lái)設(shè)置組頁(yè)眉，采用組頁(yè)眉窗格中的標(biāo)簽和直線工具，制作工資表表頭，生成表單規(guī)范。最后設(shè)置主體和頁(yè)腳，完成整個(gè)工資報(bào)表的制作。為了保證工資報(bào)表的規(guī)整性和美觀性，應(yīng)合理調(diào)整各部分窗格高度，并添加剪裁線，方便打印后剪裁成工資條。利用ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)制作工資報(bào)表的優(yōu)勢(shì)在于，只需要一次制作就可以無(wú)限重復(fù)使用，在每個(gè)月的工資表制作時(shí)，只需要導(dǎo)入工資數(shù)據(jù)即可，報(bào)表模板會(huì)被永久的保留在數(shù)據(jù)庫(kù)中[4]。

3 ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表對(duì)象功能的具體應(yīng)用

3.1 巧用分組排列功能

任何一款強(qiáng)大的信息技術(shù)軟件最終都要看如何去利用，對(duì)ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表對(duì)象功能的使用也是如此。上述分析中介紹了利用ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)創(chuàng)建數(shù)據(jù)報(bào)表的一般流程，但是僅僅利用這些基礎(chǔ)功能，難以充分發(fā)揮ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表對(duì)象的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)。為了進(jìn)一步提高報(bào)表創(chuàng)建效率及報(bào)表質(zhì)量，需要掌握分組排列、計(jì)算、添加圖像及批量打印功能等的使用技巧。在ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表中，除了顯示用戶所需的原始數(shù)據(jù)，還可以通過(guò)報(bào)表編輯和制作，讓其在信息呈現(xiàn)形式上更加滿足用戶的個(gè)性化需求。其中，分組排列是一個(gè)非常重要的功能。在對(duì)報(bào)表數(shù)據(jù)進(jìn)行分組計(jì)算時(shí)，常用的函數(shù)包括SUM（）、AVG（）、MAX（）、MIN（）、COUNT（）等，分別對(duì)應(yīng)著加和、求平均值、最大值、最小值、計(jì)數(shù)等功能。在使用過(guò)程中，需要注意各函數(shù)的限制條件，比如SUM（）和AVG（）函數(shù)智能計(jì)算數(shù)字型字段。除此之外，還需要經(jīng)常使用到IIF（）函數(shù)，其參數(shù)表包含三項(xiàng)內(nèi)容，即條件表達(dá)式、表達(dá)式1和表達(dá)式2，由條件表達(dá)式確定函數(shù)返回值，如果條件表達(dá)式為“True”，則返回表達(dá)式1的值，如果條件表達(dá)式為“False”，則返回表達(dá)式2的值。可以在ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖中打開(kāi)要分組的報(bào)表，然后點(diǎn)擊分組和排序按鈕，在彈出的分組排序窗格中確定分組方式，為后續(xù)的分組計(jì)算工作做好準(zhǔn)備。

3.2 提高分組計(jì)算效率

一般情況下，ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)報(bào)表的標(biāo)識(shí)數(shù)據(jù)顯示在組頁(yè)眉中，具體形式為分組字段或表達(dá)式值，然后在組頁(yè)腳中匯總各組數(shù)據(jù)，一個(gè)組頁(yè)眉對(duì)應(yīng)一個(gè)組頁(yè)腳。經(jīng)過(guò)分組后的報(bào)表，可以通過(guò)采用分組計(jì)算方法，提升報(bào)表計(jì)算效率。具體操作方法是在組頁(yè)眉或組頁(yè)腳中添加文本框?qū)ο螅捎谙到y(tǒng)默認(rèn)為無(wú)頁(yè)腳節(jié)，如果要在組頁(yè)腳中計(jì)算，需要手動(dòng)選擇有頁(yè)腳節(jié)。設(shè)置文本框的目的是利用文本框?qū)ο笾械目丶?lái)源屬性，鍵入表達(dá)式，確定分組計(jì)算方法。具體就是將上述提到的函數(shù)以“=AVG（參數(shù)）”的形式進(jìn)行輸入，從而利用各個(gè)聚合函數(shù)的計(jì)算功能，快速完成分組計(jì)算任務(wù)。對(duì)于帶有條件的分組計(jì)算問(wèn)題，則需要將聚合函數(shù)和條件函數(shù)進(jìn)行嵌套使用，將給定的計(jì)算條件，以IIF（）函數(shù)的形式進(jìn)行呈現(xiàn)，選擇滿足條件的表達(dá)式進(jìn)行計(jì)算，然后返回計(jì)算結(jié)果。如果條件函數(shù)計(jì)算的是中間結(jié)果，則再利用相應(yīng)的聚合函數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)算，最終得到使用者所需的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表對(duì)象具有強(qiáng)大的分組計(jì)算功能，在報(bào)表制作過(guò)程中，正確利用分組計(jì)算功能可以有效提升數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)計(jì)算效率。

3.3 向報(bào)表添加圖像

目前為了報(bào)表數(shù)據(jù)分析的需要，或者提升報(bào)表的美觀性，優(yōu)勢(shì)也需要向報(bào)表添加圖像。ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)支持報(bào)表對(duì)象的圖像添加功能，比如添加企業(yè)Logo、添加學(xué)生照片等等。用報(bào)表顯示圖像，需要對(duì)圖像進(jìn)行區(qū)分，一類是綁定圖像，另一類是非綁定圖像。綁定圖像是報(bào)表記錄的一部分，會(huì)隨著報(bào)表記錄或頁(yè)面的改變和改變。非綁定圖像則相反，不隨數(shù)據(jù)記錄或頁(yè)面的改變和變化，一般公司Logo或背景圖片等，設(shè)置為非綁定圖像，與每條數(shù)據(jù)記錄相對(duì)應(yīng)的圖像則設(shè)置為綁定圖像。按照添加方式進(jìn)行劃分，還可以分為嵌入圖像和連接圖像，嵌入圖像則是在報(bào)表中實(shí)際添加的圖像，作為報(bào)表的一部分保存到ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)中。連接圖像則是獨(dú)立于數(shù)據(jù)庫(kù)之外的圖像，以連接方式引入圖片，在ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)中只存儲(chǔ)其連接信息，而不會(huì)創(chuàng)建圖像實(shí)例。在掌握每種圖像添加方式的特點(diǎn)后，可以做到對(duì)報(bào)表添加圖像功能的合理應(yīng)用。

3.4 批量打印文件功能

批量打印功能是在日常辦公中經(jīng)常使用到的一種報(bào)表處理功能。在利用ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表對(duì)象進(jìn)行批量打印時(shí)，首先要準(zhǔn)備相關(guān)數(shù)據(jù)和模板，將需要變換顯示的內(nèi)容空置出來(lái)，比如在打印員工生日賀卡時(shí)，需要將員工個(gè)人信息控制出來(lái)。然后采用Excel表格等形式添加員工個(gè)人信息，為嵌入模板做好準(zhǔn)備。接下來(lái)按照創(chuàng)建報(bào)表的一般流程，采用Excel導(dǎo)入的形式完成報(bào)表數(shù)據(jù)輸入。導(dǎo)入成功后，會(huì)在數(shù)據(jù)庫(kù)中顯示相應(yīng)信息。此時(shí)可以調(diào)用員工生日賀卡模板，將其復(fù)制到報(bào)表主體中，進(jìn)行左右邊距等細(xì)節(jié)調(diào)整后，在視圖窗口預(yù)覽效果。然后添加字段，并對(duì)其位置和字體大小等進(jìn)行調(diào)整，使其與模板風(fēng)格一致。此外還可以通過(guò)頁(yè)眉頁(yè)腳設(shè)計(jì)或添加徽標(biāo)等方式，美化卡片效果。最后進(jìn)行批量打印，實(shí)現(xiàn)對(duì)同一模板、不同信息報(bào)表的快速打印處理。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表對(duì)象的功能十分完善，而且ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)屬于Office系列軟件，裝機(jī)自帶，無(wú)須下載安裝，可以為實(shí)際使用提供方便。通過(guò)掌握其報(bào)表功能的應(yīng)用技巧，可以最大化的發(fā)揮ACCESS數(shù)據(jù)庫(kù)報(bào)表對(duì)象的功能優(yōu)勢(shì)，高效解決實(shí)際生活和工作中的問(wèn)題。

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【通聯(lián)編輯：唐一東】