監察檔案標準化管理研究

劉雪燕

摘 ?要：監察檔案材料是我國政法系統各項工作的見證，這些材料實現規范化管理有助于社會各界增強對監察檔案材料標準化管理的認知、有助于促進工作人員學習跟標準化管理相關的理論知識、有助于提升監察檔案材料管理的創新力度，相關工作人員就應加強對監察檔案材料標準化管理理論知識的學習，按照標準化規范來開展監察檔案材料的整理工作，提升監察檔案材料的利用價值。

關鍵詞：監察檔案材料 ?標準化管理 ?實施現狀 ?現實意義

中圖分類號：D926.3 ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）10（b）-0237-02

我國各級法院、檢察機關、政法系統、紀檢委、監察委等機構在日常工作與相互往來中，產生了大量的文字材料，如合同文本、判決書、會議紀要、人事通知、往來公文、調研報告等，這些材料就是我國政法系統各項工作的見證，形成了跟監察工作相關的檔案材料，這些監察檔案材料如何實現規范化管理，確保監察檔案材料管理的科學性、嚴肅性與嚴謹性，就需要進一步研究。

1 ?我國監察檔案標準化管理的實施現狀

在國際范圍內，跟立法、司法、執法、普法相關的監察工作，每個國家都高度重視這項工作，重視這類檔案材料的收集、整理與管理，一些國家都制定了專門的標準化管理規范，確保監察檔案材料的科學管理，已被查閱、查詢與再利用。例如，美國從20世紀80年代開始就重視監察檔案標準化管理工作，隨著信息技術的發展、電子檔案的普及應用，對監察檔案材料的著錄、收集、整理與保存，制定了嚴格的規范。1984年美國國會圖書館按照MARC標準，出版了《美國馬克檔案手稿控制格式》（USMARCAMCF），1985年這個標準又得以升級為ANSIZ39.2-1985，即美國國家標準學會的書目情報交換標準，來專門指導電子檔案材料的整理與保存工作。這項規范促進了美國各類檔案文件材料尤其是監察檔案的標準化發展速度，統一、整齊、有序、精確的檔案材料包括電子檔案材料供相關人員自由查閱。

我國監察檔案材料的標準化管理也開始于20世紀70年代末80年代初，改革開放初期，我國社會各界爆發出了久違的發展活力，監察工作更是千頭萬緒，產生了大量的原始檔案材料，如何對這些材料進行有效整理，就引起了相關部門的高度重視。在1979年全國文獻檢索標準化工作會議上，相關專家就提出了加強各類檔案材料包括檢查檔案材料標準化管理的建議。1982年，我國檔案工作會議成功召開，這次會議首次提出在全國范圍內建立統一的檔案管理規范與標準的建議，隨后相關專門走訪全國各地，進行了長時間的走訪，開展了大量調研，1985年我國正式頒布了《檔案著錄規則》，這是第一部中國人民共和國國家檔案工作標準，為檔案管理標準化發展提供了指南。隨著互聯網技術的發展，電子檔案越來越受歡迎，我國檔案著錄規則也不斷完善，建立了完善的檔案管理標準化體系，涵蓋60個大類檔案材料的著錄國家標準，其中第一類就是針對電子檔案的管理，編號為GB/T 18894-2016，這就通過國家標準促進了電子檔案的標準化發展。

2 ?監察檔案材料標準化管理的現實意義

2.1 有助于社會各界增強對監察檔案材料標準化管理的認知

監察檔案材料的是跟政法工作相關的各項活動的材料憑證，是各項活動、相互交流與合作、各種調研調查活動所形成的材料的積累，具有極其重要的社會價值與經濟價值，可是，社會各界對監察檔案材料重要性的認知并不充分，認為這些材料就是一些紙質與電子內容，過幾年就得扔掉或處理掉，甚至一些政法機關的檔案管理人員對這些材料重要性認知也不全面，僅僅認為收集這些材料就是一個過程，把材料收集齊了就可以，這種認知態度就影響了工作經濟性，工作熱情也不太高。監察檔案材料是無價之寶，按照標準化規范整理出來的檔案材料，一卷卷、一冊冊、一列列，分門別類地擺放，標準的著錄格式、統一的字體、相同的字號，這些檔案材料自然而言就會煥發出一種神圣感，讀者不由自主就會產生敬畏心理，增加對監察檔案材料的收集與整理工作的認同感，工作人員也會增強工作責任感與工作積極性。

2.2 有助于促進工作人員學習跟標準化管理相關的理論知識

監察檔案材料標準化管理的實施，其前提是工作人員增加對這種工作的認真，在了解實施標準化管理的重要意義的基礎上，增強跟標準化管理相關的理論知識的學習，如檔案管理國家規范體系、著錄原則、分類標準、MARC、USMARCAMCF等，提升理論知識基礎，便于熟練開展標準化管理工作。監察檔案材料標準化管理還可以避免工作中出現偏差，傳統的觀點認為，監察檔案應重點保管能直接帶來經濟效益的材料，其他材料象征性地收集即可，這種急功近利的工作思路就不利于相關材料的收集與管理，法制、監察是一項嚴謹的工作，法制建設更是一個漫長的過程，很多檔案材料也許在短期內不會帶來實際的經濟效益，但從長期來看，很多材料都可以為我國法制建設提供寶貴的借鑒，所以不能以功利性的思路來收集檔案材料，而是嚴格遵循標準化準則，確保監察檔案材料管理的規范性。

2.3 有助于提升監察檔案材料管理的創新力度

我國監察檔案材料的標準化管理，其最終目的就是提高對這些材料的利用力度，通過對檔案材料的收集、保存與管理來實現服務社會經濟發展與社會生活的目的。對于檔案管理人員來說，僅僅增強工作責任心、增強服務意識遠遠不夠，最根本的還是應加大創新力度，嚴格按照標準化規范的要求要開展這項工作，讓整理出來的檔案材料符合國家檔案管理標準，便于科研人員的查詢，便于工作人員的閱讀，為科研活動的開展、法制監察工作的實施、法制的進步與完善提供最為完善、詳實的檔案材料，把全部活動材料、完善的信息數據呈現給讀者，鼓勵社會各界充分利用這些檔案材料，提升監察檔案材料的利用價值。

3 ?監察檔案材料標準化管理的實施策略

3.1 加強對監察檔案材料標準化管理理論知識的學習

我國監察檔案材料管理應當參考國家檔案管理標準與規范，結合實際情況建立一套適用于相關單位的檔案管理標準與規范。建立健全與時俱進的檔案管理制度，明確職責和要求，及時更新，加強監督，定期考核，確保制度嚴格執行。同時，相關單位組織本單位所有職工學習檔案法律法規和標準等知識，提高本單位人員檔案管理意識，便于本單位檔案管理工作。

3.2 加強標準化管理的崗前培訓工作

相關單位應強化監察檔案材料標準化管理的業務培訓，積極舉辦上崗培訓、遠程培訓、繼續教育和各類專題培訓，檔案業務新法規、新標準和新技術培訓，不斷優化檔案干部的知識結構，提高檔案干部隊伍專業素質和綜合素質。通過聘用、借調、合作等方式，積極引進或培養能組織管理數字檔案館建設、檔案征集及展覽策劃、檔案資政服務產品開發、檔案搶救保護等方面的人才。

3.3 按照標準化規范來開展監察檔案材料的整理工作

要想實現監察檔案管理的標準化，著錄工作是其前提和基礎工作，其能夠提升計算機管理的可靠性和有效性。基于此，相關單位需要根據相關文獻和條例的實際規定，嚴格控制自身的著錄行為。每個檔案管理部門的實際條件參差不齊，因此在進行計算機管理時會有不同的技術要求，因此要從自身的實踐出發來結合計算機的管理方法，制定出科學有效的著錄細則。為了提升檢索的有效率，檔案管理人員需要在分類的過程當中嚴格遵守相關規定，另外，還需要根據自身的實際情況來劃分，提升檔案自身的利用價值。

參考文獻

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