電子文件前端控制模式與傳統管理模式的區別

沈玉瑾

摘 ?要：在現代科技信息時代，企業的檔案工作與辦公環境密不可分。以OA、ERP、PDM等為代表的各類應用系統得到了廣泛應用，不僅能夠保障公務處理效率，也讓傳統文件處理和歸檔模式了有了巨大改變。該文簡述了文件前端控制理論的含義，從文件的收集與歸檔、整理、鑒定及利用等方面闡述電子文件前端控制模式與傳統管理模式的區別。

關鍵詞：電子文件 ?前端控制模式 ?傳統管理模式 ?區別

中圖分類號：G276 ? 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）10（b）-0082-02

傳統的檔案工作處于文件管理生命周期的中末端，管理對象主要是紙質實體檔案。而現代企業檔案工作則是利用信息化手段，通過把檔案管理的各類需求提前置入OA、ERP、PDM等軟件管理系統，并且與檔案管理系統進行無縫銜接，實現以電子文件為管理對象的前端控制。

1 ?文件的前端控制理論

前端控制作為現代文件與檔案管理理念中的關鍵部分，結合文件生命周期理論，將文件形成、永久保存和銷毀等階段視為完整的過程。前段控制能夠系統分析與科學整理管理過程各目標、要求以及規劃，能夠為電子文件全程管理提供可靠保障，并反映出全面、系統與優化等思想[1]。

1.1 紙質檔案的前端控制

《檔案法實施辦法》規定：“檔案機構應指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作。”這就是前端控制思想的一種初期體現，在紙質文件的管理實踐中已經貫穿著這種思想。

1.2 電子文件的前端控制

進行前端控制的時候，必須從電子文件特點出發，以文件全生命周期理論為基礎，遵循全程控制原則，在電子文件管理目標、要求與規則等方面做出全面分析，從所需電子文件形成階段和管理功能在OA、ERP、PDM等系統設計階段做出統一規劃與要求，文件形成與維護階段要加大監督力度，避免影響電子文件真實性、完整性、可用性和安全性[2]。

2 ?電子文件前端控制模式與傳統管理模式的區別

傳統的紙質的文件管理流程有著線性特點，在檔案收集、整理、鑒定、統計和利用等方面，主要按照順序進行，雖然該線性流程能夠取得較好的效果，但是缺點是效率不高。其實對電子文件管理系統來說，并非是簡單的在以往手工管理流程上做出單一復制與簡單模擬，應該堅持科學、高效與合理的原則，在檔案管理上做出“業務流程重構”[3]。電子文件的前端控制模式將檔案管理工作提前到OA、ERP、PDM等事務系統的業務流程中去實現，如檔案管理中的檔案的收集與歸檔、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的利用等這些傳統的檔案部門的工作。

2.1 檔案的收集與歸檔

檔案的收集與歸檔工作是檔案業務工作的基礎。在傳統的管理模式下，文件的形成者并不是文件的收集者，以往紙質文件形成后，會臨時保管在收集者中，之后向檔案部門遞交并歸檔保存。在電子文件收集和歸檔過程中，因為電子文件形成規律與記錄方式較為獨特，與以往管理模式存在很大差異，主要體現在歸檔時間、形式和要求等方面。在電子文件形成之時便通過系統的頂層設計，由相應的程序模塊自動+人工輔助來實現著錄、分類、歸檔、鑒定等工作，系統根據已有元數據管理體系獲取相關內容、結構與背景信息等，實現電子文件的數字文件及元數據信息實時歸檔。當電子文件完成審簽等流程之后即進行邏輯歸檔，文件的管理權限便移交給檔案部門，只有實時開展邏輯歸檔工作，能夠讓電子文件的真實性與完整性得到可靠保障。同時電子文件也將實現永久保存，并避免出現安全問題，確保各業務部門與管理部門正常使用已有的檔案文件。

2.2 檔案的整理

檔案整理涉及眾多內容，如系統整理、科學編目等。對系統整理是在檔案上做出分類與排列，科學編目是對經過系統整理的檔案進行固化、編制檢索工具和進行著錄。就檔案整理而言，電子文件前端控制模式與傳統管理模式亦有很大區別。

在傳統檔案管理模式下，文件整理工作都是在文件移交歸檔之后，由檔案工作人員根據各種文件的整理要求，相關的標準和規范，按該單位的分類方案和排列順序對每一份文件進行分類、編目、著錄等工作。而前端控制管理模式下電子文件的整理已經提前至文件形成階段，通過將元數據功能設置于OA、ERP、PDM等電子文件管理系統中，將檔案管理環節中的分類、編目、著錄等環節轉移到事務系統的業務流程中去實現。利用計算機系統自動捕獲生成數據，如文件形成時間、文件形成者等，然后通過文件形成者人工著錄文件主題、內容等。電子文件分類、編目和著錄等，要與文件形成全生命周期相結合，信息與文件同步形成。電子文件前端控制下的文件整理通過在時間、方式與對象上的改變，改變了傳統管理模式中的速度慢、錯誤率高的缺點，變得便捷、全面及高效。

2.3 檔案的鑒定

檔案鑒定的內容就是選留文件和劃分保管期限，通過科學鑒定，才能把有價值的文件轉為檔案，使知識信息精華得到有效保存。傳統管理模式中的檔案鑒定工作由檔案鑒定小組（主管領導、職能部門、專業技術人員以及檔案工作人員等組成）成員閱讀每份文件的具體內容并分析，判斷每一份檔案是否具有保存價值，確定每份檔案的重要程度與保管期限等。而在前端控制模式下，根據國家標準及行業標準、規范等在OA、ERP、PDM等系統中預先設定文件性質、類別、重要程度以及保管期限等，在電子文件生成時即由計算機自動提取為主，人員確定為輔來完成。另外，電子文件鑒定除了對文件內容進行價值鑒定外，還要對電子文件的四性（真實性、完整性、可用性和安全性）進行技術檢測。

從鑒定效率方面來說，以往管理模式歸檔時間固定，造成大量文檔被積壓。電子文件鑒定分散了鑒定需求，鑒定時間更從容，總體速度也更快。利用OA、ERP、PDM等系統從流程上進行控制，使得檔案鑒定工作由定期化向日?；?、固定化的模式轉變。

2.4 檔案的利用

電子前端控制模式與傳統管理模式的檔案利用不同，主要表現在時間、地點和形式上。以往管理中查詢利用是在文件歸檔之后進行的。在前端控制模式下，文件成文并簽署完整后已及時歸檔，所以檔案文件查詢利用與使用能保持同步，大幅度減少了等待時間。以往檔案的利用地點僅限于保存有該檔案的檔案館（室）。前端控制中突破了地點的限制，主要在檔案館現場查詢利用，或者借助電郵、傳真、網絡傳輸等進行遠距離查詢利用。前端控制模式下的檔案利用還不受文件數量的限制，同時讓多人共享得到滿足，復用性、靈活性和交互性較好。

一份文件存在兩種價值：現行價值和史料價值?，F行價值就是文件形成之后為處理事務而被流轉使用;史料價值就是歸檔完畢并解密之后的開放式查詢利用。檔案價值是隨著檔案形成時間日益遞減的，因此利用OA、ERP、PDM等系統軟件與檔案管理軟件的無縫銜接，使文件的檔案價值提前釋放，使得工作事務處理與檔案業務的并發，實現了檔案價值最大化。

3 ?結語

綜上所述，前端控制模式可有效保證電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性。通過業務流程和遷移整合，優化管理功能，提高管理效率。要實現電子文件前端控制，除了應該具備前端控制管理思想以外，也要應用前端控制技術，加快標準法規建設的步伐。

參考文獻

[1] 馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國人民大學出版社，2001：14，73.

[2] 劉越男.從一個新的視角審視“前端控制”思維[J].浙江檔案，2001（7）：22-24.

[3] 周永軍，韓瑛，杭付云.電子文件與紙質文件管理中的前端控制思想比較研究[J].重慶圖情研究，2007（4）：16-20.