淺談地方高校會計檔案管理

■王艷（山東醫藥技師學院）

一、前言

地方高校的會計檔案是反映高校各種經濟運作的載體。包含記錄與經濟活動的收入和支付有關的所有原始材料，涵蓋從招標，合同簽訂，付款，驗收等整個經濟業務的過程。

二、高校會計檔案管理工作的特點

會計檔案是財務會計工作的重要組成部分，具有以下特點：

（1）重要性。高校的會計檔案包括會計憑證，總分類帳和明細分類帳，決算，銀行對帳單，薪水清單和其他財務會計資料。它們是重要的原始經濟材料，并且是每項特殊檢查和審核工作的主要驗證和判斷依據。經濟決策的重要參考資料具有重要的保存價值。（2）專業性。財務會計檔案是根據收支單位的財務會計制度和有關財務管理方法確定的輔助材料，包括招標檔案或相關批準檔案，收付合同或協議，發票，清單，銀行收據和付款憑證以及補充說明材料。（3）唯一性。財務會計檔案的原始收支信息，包括合同，發票和簽字表，是唯一且不可替代的。（4）保質期限長。由于財務會計憑證的重要性和不可替代性，根據《會計檔案管理辦法》的要求，會計檔案的保存期分為永久性和定期性，至少10 年，最多30 年，所有單位都應嚴格遵守。

三、存在的問題

（一）學校領導層不夠重視

領導的支持是高校會計檔案管理的關鍵。盡管近年來檔案管理在學校中變得越來越重要，但在實踐中，受傳統教育理念和專業背景的影響，學校領導者的工作重點通常是教學和研究。仍然有許多學院和高校進行檔案管理。領導人對此沒有給予足夠的重視。沒有指定的學校級領導親自負責學校的檔案管理工作，更不用說會計檔案管理工作了，而是由有關部門的領導組織和協調的，導致缺乏系統的權威性工作。

（二）存儲保管方式單一

電子檔案缺乏標準化的管理模式。目前，高校財務會計檔案的存儲方法主要是基于紙質檔案的存儲，并輔以電子數據。會計檔案的存儲占用大量的存儲空間。紙質檔案必須按照《檔案法》規定的相應存儲條件進行存儲。因此對硬件環境也進行了相應的修改，從室內溫度，濕度，火災，蟲害控制等方面進行了改造，花費了大量的人力和物力。而且大多數學校還沒有進行電子憑證化，只是保存了會計帳簿的電子版本，早期是保存在光盤上，目前是存貯在服務器上。

（三）工作認識不到位

很長時間以來，每個人都覺得檔案管理工作是輕松而干凈的。在檔案部門工作是輕松的養老工作，任何人都可以做到。財務部門也沒有為會計檔案管理設立特別職位。這些職位由其他會計師擔任。一旦他們太忙了，就無法及時對原始材料（例如會計憑證）進行分類和裝訂，很容易丟失會計信息。

（四）會計檔案借閱量大

由于高校的主要業務活動是教學和研究活動，所以現行的垂直研究項目國家法規需要提供相應的收支憑證的副本?？蒲许椖康难芯科谙奚賱t兩年，時間跨度很大。以G 高校為例，一年中有近千個科研研究項目。最終審計所借用的憑證數量逐年增加。同時，國家加大了對高校各種專項審計的力度。每年高校必須接受多次專項審計，并需要提供相應的財務檔案進行審計，因此繁重的工作是高校會計檔案管理的特殊性。

（五）制度缺失

一些高校尚未按照新的《管理辦法》法規制定具體的會計檔案管理實施規則；沒有指定的人負責會計檔案管理，會計檔案分散在不同業務的工作人員中，而這些工作人員基本上都不專業。檔案管理培訓中，組織的會計檔案也很不規范和不完整；沒有嚴格的會計檔案審查，復制注冊批準程序，會計檔案訪問程序太簡單，學某些注冊和會計信息的保密性無法得到保證。

四、優化策略

（一）提高校方管理層的重視程度

領導的支持是做好高校會計檔案管理工作的關鍵。會計檔案不僅可以為制定工作計劃，總結工作經驗和宏觀經濟決策提供可靠的信息，而且可以為處理行政訴訟案件，解決有關經濟糾紛以及干部考核和使用提供堅實的基礎。我們知道，無論什么事情，只要領導重視，就很容易解決。會計工作是一項基本工作，是否得到領導重視才能是做好這項工作的前提。

（二）提高信息化管理水平

（1）更改過去的紙質檔案存儲狀態，提高會計電子檔案的管理水平。當前，在中國信息產業整體水平快速發展的帶動下，高校財務信息平臺的發展也達到了新的水平。以G 高校使用的神舟浩天高校財務信息軟件為例，開發了憑證成像系統和財務檔案管理系統。該系統解決了票據查詢和管理麻煩，工作效率低，易損壞的問題。將紙質文檔轉換為電子圖像檔案，以保持文檔的原始外觀，實現快速訪問并降低管理成本。該系統采用數據庫（mongo）存儲機密性，不被盜竊，篡改，使得數據存儲在SQLServer 數據庫中，方便用戶訪問每個憑證的具體信息。進行財務審計科學研究和審計工作帶來了極大的便利。高校應積極使用軟件公司的產品，不斷提高高校的財務管理水平，從大量重復繁瑣的體力勞動中解放財務檔案管理工作，以提高工作效率和工作質量。

高校電子檔案的管理可以通過兩種方式進行。一種是將憑證系統的會計系統用于當年的會計憑證。該軟件系統可以根據單位業務量配備專門人員。然后完成綁定。對于歷史的會計憑證，從而可以選擇專業公司分批完成掃描工作，也可以選擇具有使用價值的經濟項目進行掃描和備份，以解決歷史問題。

（2）加強財務電子檔案管理系統。為了滿足高校會計電子檔案管理的發展需求，有必要制定一套完善的電子檔案管理系統，明確識別各種會計電子檔案使用哪種存儲方式，并明確各方的職責和業務。目前，高校會計文檔的存儲方式已經從刻錄光盤的方式轉變為當前的服務器備份方式。對于會計憑證，必須清楚地存儲會計帳目時間，會計報表等檔案資料，只有制定詳細有效的檔案管理方法，才能使財務人員有法可依，并有效提高財務效率和質量工作的。

（三）提高會計檔案管理人員的工作責任心

一方面，我們必須充分了解檔案管理人員的困難，同時，也必須提高他們責任感，并認識原始會計檔案的獨特性。作為經濟活動的載體，會計檔案在審計和經濟決策中起著越來越重要的作用。過去，大多數會計文員對會計檔案工作的重要性了解不足。而會計檔案通常具有處理和咨詢的工作，如果沒有做好相應的工作，會造成無法彌補的后果。

（四）構建完善的會計檔案管理制度體系

高校應根據學校的實際情況和新《管理辦法》，嚴格按照學校的實際情況記錄會計檔案的范圍，并及時收集，分類和整理卷，無論是檢查，復印，傳輸，銷毀等會計檔案。要統一口徑，用制度來規范相關的工作流程。

（五）加快高校會計檔案的銷毀工作

由于高校的辦學歷史悠久，因此涉及的經濟業務量很大，會計檔案數量巨大，托管方式單一。許多超過銷毀年限的會計檔案都不敢銷毀。由于高校屬于行政機構，因此資金來源主要是財政撥款和行政費用。上級主管部門的特殊審計和檢查任務眾多，而且期限很長。每次需要提供原始財務會計檔案時，高校檔案館的財務會計檔案往往只會增加而不會減少，這給保管工作帶來了很大壓力。因此必須加快高校會計檔案的銷毀工作，從而推動會計檔案管理工作的開展。

五、結束語

綜上所述，地方高校會計管理工作對于高校工作的開展而言非常重要。因此，必須提高校方管理層的重視程度，并提高檔案管理工作的信息化水平，提高管理人員的責任心，建立完善的管理制度體系，并且做好檔案的銷毀工作，只有如此，才能更好地開展地方高校會計的檔案管理工作。