淺析圖書資料的信息化管理特點

盛正莉

【摘要】圖書資料作為企事業單位知識庫的重要組成部分，長期以來一直為企事業單位的發展起到指點迷津的作用。本文將通過對我國企事業單位圖書資料保存現狀的分析，闡述現行的圖書資料管理方式，結合互聯網時代所帶來的信息化管理模式，探討圖書資料管理過程中涉及到的信息化管理特點。

【關鍵詞】圖書資料? 信息化? 管理特點

圖書資料的信息化管理對于一些企事業單位來說，還是一種需要不斷學習的管理方法。這就需要企事業單位結合實際，掌握圖書資料的保存情況，才能弄清信息化管理在圖書資料保存及使用過程中的作用。如何使信息化管理融入圖書資料保存及使用等各個環節，更好地為企事業單位服務，是本文著重關注的焦點。

一、企事業單位圖書資料的保存現狀

（一）圖書資料通常由圖書室進行管理

眾所周知，對于我國相當數量的企事業單位而言，圖書資料的管理方式仍然比較原始。如很多縣城的城區規模較小，因而事業單位規模也較小。受到縣城本身的條件限制，圖書資料的管理方式和省會城市甚至一線城市相比，存在著較大差距。如一些縣城的衛生健康委員會由于在疾病防控及城市、農村衛生清理等方面的工作不夠細致，導致衛生健康方面的圖書資料更新不及時，同時缺少和其它衛生健康機構的聯網需要，使得現有圖書資料很少有機會和其它衛生健康機構進行共享。

（二）因知識更新，新舊書籍經常混放

圖書資料的更新速度雖然不及網絡上的信息發布速度，但隨著企事業單位的工作需要和發展需要，對于一些知識陳舊、不合時宜的圖書，根據實際情況隨時會進行清除，并及時替換為更新版本的圖書，同時將含有重點知識和企事業單位密切相關知識的圖書作為優先購買對象，優先安排，這樣就經常出現新舊書籍混放的現象。具體地說，在新種類書籍更換頻率較慢的情況下，新舊書籍混放對于圖書管理的影響還不是很大，只需要圖書管理員經常檢查新書籍放置的位置，并及時根據實際需要進行整理，必要時可單獨存放在一起。如果企事業單位在一定時期內快速發展，形成了對新知識更大數量的需求時，這種情況下新書籍大量替換舊書籍就成為必然要求。如果圖書管理員不能及時對現存書籍進行整理，尤其是在大量新書籍不斷插入舊書籍保存位置時，就不可避免地會存在大面積的新舊書籍混放的現象，這樣也給書籍的管理工作帶來了較大的難度。

二、互聯網時代下圖書資料的信息化管理特點

（一）相較于傳統保存方法，信息化管理優勢突出

信息化管理的最大優勢在于，它能夠在很大程度上替換人工的圖書資料管理環節。具體地說，在圖書資料的篩選環節，傳統辦法是通過人工方式統計現存圖書資料情況，并將其中陳舊或者不需要繼續使用的圖書資料篩選出來，然后手工編成列表，作為采購新品種圖書資料的依據。這個過程雖然看上去不算復雜，但費時費力，而且容易出錯。而通過信息化管理方式，就實現了電腦對圖書資料篩選的自動化和高效率。在電腦上可以通過相應的圖書管理系統，對現存書籍的情況進行自動統計，經過一定的程序算法自動篩選出不需要的圖書資料，并快速地列出參考名單，從而在購買新種類圖書之前提供重要依據。同時相較于傳統管理方式，在信息化管理環境下，往往可以通過建立數據庫的方式對現存圖書資料進行有效管理。一方面可以借助互聯網和其他企事業單位建立數字連接，對共性的圖書資料進行共享，另一方面可以為讀者借閱圖書資料提供更大的便利，即讀者可以脫離傳統的在圖書室內查閱資料的限制，而是通過電腦甚至手機對圖書室現存書籍進行查找以及在線試讀，無形之中提高了圖書資料的利用率。

（二）圖書資料檢索方式更加快捷高效

在圖書的檢索環節，由于信息化管理的融入，檢索方式發生了質的飛躍。傳統圖書檢索的方式類似于查閱工具書，即按照中圖分類法對圖書分成社科及自然科學等幾大類，然后在每大類之下細分成幾小類，以列表的方式標記對應圖書的位置。而使用電腦的圖書管理系統后，圖書檢索完全高效化，無論是圖書管理員還是用戶，只需要在檢索界面的對話框輸入所要查找的書籍名稱，電腦就會自動列出現有的圖書名單，完全減少了人工方式的繁瑣和易出錯的問題。如對于衛生健康方面書籍，針對衛生健康機構的特點，電腦上的圖書管理系統能夠事先分析衛生健康工作者的職業內容，包括對疾病預防以及衛生保健方面的管理監督等，結合國家最新的衛生健康方面的政策，和各級衛生健康委員會對下屬衛生健康機構的具體要求，優先推送衛生健康方面書籍，為衛生健康機構有效使用針對性強的衛生健康書籍提供便利，促進當地衛生健康工作落實到位。

（三）實現了高度整合圖書資料

信息化管理對于整合圖書資料而言，具有天然的優勢。典型例子便是在各大圖書館應用的數據庫系統，對于不少公共圖書館而言，圖書館特色數據庫的建設目前已經比較成熟。和傳統的典藏資源相比，特色數據庫的建設通過數字化和自動化的系統搭建方式，能夠實現圖書資料和讀者的基本個人信息的完美整合，借助相關圖書信息管理系統的數據分析及處理能力，能夠在數據開發、數據收集、數據加工等方面實現多種類型的圖書資料服務。而對于目前的讀者而言，個性化需求已經是越來越普遍的現象，這也很大程度上反映在圖書資料的借閱當中。信息化管理在滿足讀者個性化需求這一點上，能夠起到極大的促進作用。它可以根據不同年齡以及不同愛好的讀者，優先篩選適合對應種類的圖書，并直接在檢索終端展現在讀者面前，這樣就為讀者提供了很大的便利。

（四）降低了圖書資料管理成本

信息化管理在圖書資料管理成本有效控制上也是有目共睹的，信息化管理需要相應的設備作為圖書資料管理的硬件支撐，如實力較強的圖書館每次在進行信息化管理水平提升之前，需要考慮一些具體準備工作。包括購買穩定的通信線路，確保圖書信息的交換更加順暢;升級計算機設備，通過更高配置的計算機及服務器等大容量的存儲設備的有力支持，保障對應的圖書管理系統的高效運行。圖書資料實現高度數字化之后，對于電子媒體的保存整理，尤其是特色視頻及音頻資料，以及電子書等等，都會成為現存紙質圖書資料的有力補充，從而降低傳統圖書資料的購買及保存成本。

三、結束語

圖書資料的信息化管理目前還是一個比較新的課題，它很大程度上脫胎于互聯網，因此發展時間比較短促，仍然有著較大的發展空間。它能夠解決傳統圖書資料管理下圖書室管理不充分以及新舊書籍經常混放的問題，同時也表現出了獨有的突出優勢，它使資料檢索方式更加高效，能夠高度整合資料，降低管理成本，因而隨著互聯網深入發展，圖書資料信息化管理將發揮更突出的作用。