關于做好干部人事檔案的管理

秦月鮮

【摘要】國家對于干部人事制度的改革，使得干部人事檔案的管理被提上日程。本文針對現階段干部人事檔案管理存在的問題進行分析，在此基礎上提出完善檔案管理制度、加強檔案信息化和建設標準化檔案室的對策，希望能夠為單位完成干部人事檔案管理工作提供幫助。

【關鍵詞】干部人事檔案? 檔案管理? 檔案室

對人力資源和社會保障來說，管理好干部人事檔案是開展各項工作和任務的前提。干部人事檔案主要用來記錄干部的學習工作經歷、家庭情況、社會關系等多個方面，可以反映出干部的政治品質、思想道德等狀況，保證干部人事檔案的完整性和客觀性，做好干部人事檔案的妥善管理就尤為關鍵。

一、干部人事檔案管理存在的問題

第一，干部人事檔案管理制度不完善。干部人事檔案在考核干部的綜合能力或提升選拔上是十分重要的憑證，所以對于干部人事檔案的有效管理，完善相應的規章制度是首要前提。但現階段我國干部人事檔案的管理情況不容樂觀，其制度還不夠健全和規范。

第二，信息化、數字化程度低。當前還有大部分的干部人事檔案管理是由人為來完成的，沒有建設專門的檔案數據庫，檔案信息數字化的缺失導致干部人事檔案的信息更新不及時、錄入不完整。此外，各個部門之間的人事檔案存在滯后性，無紙化、數字化查詢和交接不夠流暢，極大程度上約束了干部人事檔案的查詢、整理和保存。

第三，干部人事檔案管理效率低。現階段部分干部人事檔案存在著管理混亂的現象，例如未建立標準化的檔案室等。再加上檔案存放所占用的空間大，檔案整理的不規整，這都使得干部人事檔案管理的工作效率不高。

二、改善干部人事檔案管理的策略

（一）完善干部人事檔案管理制度

由于干部人事檔案的重要性，建立一個完善的人事檔案管理制度是妥善保管干部人事檔案的保障，由于管理干部人事檔案的工作量較大，制定嚴謹完善的規章制度就成為了有序開展干部人事檔案管理工作的有力保證，并對意圖更改干部人事檔案的人員具有制約和威懾作用。例如曾有這樣一個檔案造假的案例，廣西壯族自治區林業廳林業社會保險事業中心原副主任柳鐵建，在全國干部人事檔案專項審核工作期間，因檔案造假被中央組織部網站通報。經查，2011年，受到處分后的柳鐵建為了謀求到外地發展，伙同他人偽造了一套虛假干部檔案，將出生年月從1970年7月改為1976年7月，職級由副科級改為正處級，將妻子和兒子的姓名、年齡、工作和學習單位也進行了更改。可見，各地干部人事檔案造假的現象層出不窮，首要的就是要建立嚴格有效的干部人事檔案管理制度，明確可進行檔案查詢的人員和可查閱的范圍等，比如，未經過同意或無允許查詢的信件人員不可查詢人事檔案。在經允許借閱檔案期間，也要出臺相應的規定來規范查閱的時間、地點等因素，比如，未經過部門主管領導的同意不能外借檔案等。并且在檔案查詢、轉移等管理過程中，應及時正確地做好登記和后續審批的一系列工作。

（二）加強干部人事檔案的信息化、數字化管理

結合新時期干部制度的革新，干部人事檔案的管理也要積極跟進，信息化、數字化的檔案管理就十分符合現階段人事檔案管理需要，對于檔案管理來說，數字化、信息化管理已是大勢所趨。比如，相對于以往的紙質檔案管理，在實行數字化人事檔案管理之后，只需要安排專人進行錄入和掃描，大大縮減了工作量，提高了檔案管理的效率。此外，對干部人事檔案實行信息化和數字化，可以打破信息壁壘，使干部人事檔案的信息可以通過網絡共享[2]。做好人事檔案管理的保密傳輸工作，保證干部人事檔案內容的安全性和準確性，增強干部人事檔案數字化水平的提升。通過購置先進的技術設備，實現干部人事檔案信息化設施的設立，并建立檔案網絡專用管理應用平臺和干部人事檔案數據庫，以此利用信息技術實現干部和人事檔案的自動輸入和更新。

人事檔案信息化建設需要完善檔案管理制度和工作轉移制度，人事檔案的信息化可以有效防止出現檔案丟失等狀況。同時，干部人事檔案的信息化也節省了時間和費用，方便了將來的干部人事檔案審查等，也能有效預防上一個檔案管理工作人員的離開造成該檔案的損壞或丟失。干部人事檔案管理的數字信息化對檔案管理人員的專業性也提出了更進一步的要求，除了檔案管理方面的知識外，還需要管理人員懂得相關的計算機網絡應用，這對檔案管理人員的自身專業知識有更深層次的要求。

（三）建設標準化檔案室

隨著時代不斷更新發展，檔案室傳統的管理方式已經不再適用于現階段對于檔案管理的需求，這就需要先進的信息化方式來處理越來越復雜的檔案管理工作，建設標準化的信息檔案室可有效解決這一難題。標準化檔案室的建立需要投入大量的資金，檔案管理設備的購入、配套的檔案管理軟件使用、專業技術人員的引進和培訓，都是建設標準化檔案室的必要投入，但這同時也節約了人事檔案管理的人力，減少了管理的工作量，對干部人事檔案的保管和轉移也有更長遠的考慮。

干部人事檔案管理是結合了保密性和專業性的工作，因此，建設標準化的檔案室對檔案管理人員進行專業素質培訓十分有必要，并且要提高管理人員的道德素養，人事檔案管理是一項單調乏味的工作，需要檔案管理人員有足夠的細致和耐心。效率高的檔案管理人員對建設信息化、標準化的檔案室具有積極作用，以此實現干部人事檔案的快速高效管理，改善干部人事檔案管理的現狀。

三、結論

由此可見，干部人事檔案管理的工作是一項復雜、龐大的工作，對于檔案管理工作人員有很高的專業要求，制定切實可行的干部人事檔案管理制度，促使檔案管理往數字化、信息化方向轉變，使得干部人事檔案管理更加高效率，發揮干部人事檔案應有的作用。

參考文獻：

[1]顏文安.當前干部人事檔案管理存在的問題及策略[J].辦公室業務，2019，（14）.

[2]陳純艷.數字化干部人事檔案管理的安全風險與對策[J].檔案天地，2019，（07）.