新常態下事業單位檔案管理工作創新的思考

【摘要】檔案管理在提高事業單位管理水平、體現國家政策要求、支持檔案事業發展及促進和諧社會建設等方面發揮著舉足輕重的作用，如檔案是事業單位各項活動的原始記錄，是具備重要價值的歷史材料，如果沒有事業單位檔案對機構工作的原始記錄，那么就機構的運行肯定存在著很大的隱患，甚至會導致不可預計的后果。但事業單位檔案管理還存在諸多問題，因此探究新常態下事業單位檔案管理工作的創新策略就成為了本文的研究出發點。

【關鍵詞】事業單位? 檔案管理? 創新

一、提高檔案的技術利用率

第一，強化數字化檔案管理的建設。將數字化運用到事業單位檔案管理工作中是指借用數據庫、加密、身份認證及掃描等技術來構建統一的檔案信息管理平臺，在這一平臺上實現對事業單位檔案管理的收集、整理、轉移及補充等。作為事業單位的一個重要無形資產，檔案數字化建設能有效的為事業單位社會效益的實現創造有利條件，因此事業單位應強化數字化檔案管理的建設，在此過程中，通過引進外來相關技術人員或外出培訓學習等方式，將數字化技術真正的運用到本單位檔案管理工作中。

第二，強化自動化檔案管理的建設。以電子標簽、數碼掃描識別及OCR識別等自動化技術為基礎，檔案管理自動化包括信息數據的自動采集、自動篩選、自動檢索及關鍵詞的自動提取等。自動化檔案管理模式可有效實現檔案信息資料的批量處理與自動處理工作，因此事業單位應強化檔案管理的自動化建設，包括購置滿足檔案自動化建設的基礎設施、根據本單位檔案管理的實際情況來選擇適宜的自動化管理方式、運用自動化管理方式來提高檔案管理效率。

第三，強化互動化檔案管理的建設。檔案管理互動化是指在網絡平臺上，通過建立一對多的高效聯動模式，使檔案管理及開發人員能夠在線為需求的人員提供服務，或通過相應軟件的開發，為借閱檔案的人員提供同時在線進行交流互動的模式。通過此方式，檔案使用或閱讀人員不但能夠實現多人同時查看檔案的功能，還能夠針對某些檔案文獻信息進行交流互動。

二、提升檔案收集工作的規范性

檔案收集工作需要在良好的秩序下才能夠有效的進行，部分事業單位的檔案管理工作為兼任性質的，例如人事勞資部門的人事檔案管理工作就由該科室的人事兼任，財務科的財務檔案由會計人員兼任等， 人員的流動性較強，隨著人員的變動，檔案的收集也發生變化，造成檔案收集工作斷斷續續，內容詳略不一且缺乏規范性。各部門缺乏正規的管理程序和手續、檔案管理人員是否能夠按照機構制定的制度規范進行檔案工作，這些問題都需要依靠完善檔案收集工作相關的規章制度來改善。

三、培養高素質的檔案管理人員

事業單位檔案信息數量豐富、載體類型多樣，對檔案管理人員的專業性程度要求較高，檔案管理工作者不僅要掌握核心知識，而且要有很強的學習和理解事業單位工作相關知識的能力。但長期以來，受到經費缺乏及認識不足等因素的影響，事業單位大多不能清晰的認識到檔案工作對自身發展所起到的突出輔助作用。為解決這一問題，事業單位要進行資源的優化配置，在不影響高層次技術人員工作的前提之下，最大程度上提高對檔案管理工作的重視程度，重視提檔案管理人員的整體素質，例如鼓勵檔案管理人員參加各個上級檔案部門組織的培訓，提升檔案工作的專業性與規范性、提供外出規培的機會。

檔案信息資源的利用工作離不開檔案管理人員，例如查閱人事檔案中的某項資料，復印某位救助人員的某個時期的病例資料等等，檔案工作人員是檔案資源得以利用的入口，因此檔案管理人員的檔案信息倫理程度直接影響著檔案信息的安全性。高素質的檔案管理人才應具備以下檔案信息倫理素質：高保密意識，保密意識是檔案工作人員首先要具備的一項基本素質，保密工作是檔案工作中的一 項基礎工作，它關系到事業單位的安全和利益;高責任感，對于自己接手的工作，要仔細盤點確保檔案的完整性與規范性，自己經手的工作要認真完成，要具備嚴謹的工作作風，自己因為某種原因需要進行工作交接的時候要將經手的工作進行規范性的交接;高規范意識，檔案工作者應嚴格按照相關規定的程序進行，檔案的審查、借閱以及銷毀等工作必須經過上級領導的批準等一系列步驟， 對利用過的檔案要及時進行信息核對，發現有缺失現象要及時做好備注信息，并 快速查詢缺失緣由并及時處理問題。

四、提高檔案保管條件

檔案室的溫度、濕度、光照和驅蟲防潮對檔案的保存保護有很大 的影響，尤其是載體較容易受自然環境因素影響的紙質檔案，因此想更好地利用檔案的價值，最大限度上的延長事業單位檔案的壽命就需要從自然因素方面提升保護力度，例如建立防火、防潮、防蟲等功能齊全的專門檔案室（庫房），此外還需要因“材”制宜，根據不同的載體材質設立相應的保管、保護環境。

除了要考慮的自然因素的保護之外還需要檔案信息化提上工作日程，從技術角度出發最大程度上的防患于未然，盡可能的為未來留下更多有價值的檔案信息。例如服務對象的病案檔案，多為紙質的載體，借閱頻繁而且在服務對象的管護過程中常常形成多冊病案材料。通常為了解該服務對象的治療情況，對這些檔案材料進行查閱較為頻繁，如果一一查閱可能既浪費時間又容易出差錯，因此借助先進的科學技術，建立電子版文件對這些病案材料進行系統存儲與管理既有利于存儲又有利于保護。

五、結語

現階段事業單位檔案管理的創新已經成為檔案工作發展的必然趨勢，雖然事業單位檔案管理建設已經取得了一定成績，但在基礎設施投入、高端網絡軟件開發使用、檔案管理制度建設等方面還存在諸多不足，為此事業單位要根據自身檔案管理工作的開展情況，針對性制定創新優化策略，力爭深入挖掘檔案管理的價值，為自身的健康發展保駕護航。

參考文獻：

[1]叢亞光.事業單位檔案管理問題探討[J].現代商貿工業，2017，（1）.

[2]王瑀.淺談事業單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施[J].卷宗，2017，（22）.

[3]慕曉甜.新時期事業單位檔案管理的創新思路與方法[J].科技資訊，2018.

作者簡介：杜振霞（1972-），女，本科，山東濰坊安丘縣人，中級會計師、中級經濟師（在聘）、高級經濟師（未聘），研究方向為經濟管理。