論醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制

徐娟

[摘要]醫(yī)院物資采購是內(nèi)部控制的重要環(huán)節(jié)，醫(yī)用物資的質(zhì)量關(guān)乎醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)療安全，責(zé)任重大;醫(yī)用物資價格的高低直接影響醫(yī)院的運營成本。為規(guī)范醫(yī)院采購業(yè)務(wù)流程、降低采購風(fēng)險，文章在分析醫(yī)院目前采購業(yè)務(wù)活動現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上梳理采購業(yè)務(wù)流程，明確采購業(yè)務(wù)流程中重點環(huán)節(jié)，運用不相容崗位相互分離、授權(quán)審批控制、預(yù)算控制、內(nèi)部審計等手段加強醫(yī)院采購業(yè)務(wù)活動的內(nèi)部控制[1]，促進醫(yī)院的公共服務(wù)效能和內(nèi)部治理水平的不斷提高。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院;物資采購;內(nèi)部控制

[DOI]1013939/jcnkizgsc201929162

近年來，受醫(yī)患關(guān)系的影響，醫(yī)院受社會公眾關(guān)注度高，看病成本的高低以及醫(yī)療質(zhì)量的安全已經(jīng)成為聚焦的熱點。隨著科技發(fā)展醫(yī)療設(shè)備的不斷更新，對疾病診斷、治療提供了更有效的途徑，但是耗材的價格也隨之成倍增長[2]。在保證醫(yī)療質(zhì)量的前提下降低看病成本是醫(yī)院經(jīng)營管理過程中的難點。物資采購工作是醫(yī)院經(jīng)營活動中重要的環(huán)節(jié)，物資的質(zhì)量與價格直接影響到醫(yī)院的社會效益與經(jīng)濟效益。

1醫(yī)院物資采購中常見的問題

11未建立完善的采購制度

一些公立醫(yī)院的內(nèi)部控制基礎(chǔ)較差，物資采購部門只有采購人員工作職責(zé)，沒有建立采購制度;或是雖建立了采購制度，但采購制度不完善，對采購業(yè)務(wù)重點環(huán)節(jié)把控不夠，沒有采用內(nèi)部牽制手段控制，缺乏操作性和針對性;在具體執(zhí)行過程中不嚴謹、不到位，難以全過程、全方位監(jiān)督和制約采購過程中的各個環(huán)節(jié)[2]，物資采購管理崗位分工不清，致使采購部門個別人員權(quán)利過于集中，授權(quán)審批越位，既負責(zé)采購計劃編制又負責(zé)審批、詢價與確定供應(yīng)商、簽訂合同與合同審批、參與采購與負責(zé)結(jié)算等，采購過程不夠公開透明，增加了醫(yī)院采購的風(fēng)險，容易產(chǎn)生腐敗。

12未做供應(yīng)商管理

供應(yīng)商管理對醫(yī)院的物資采購非常重要。目前很多醫(yī)院都沒有進行供應(yīng)商管理，采購時都是沿用以前的供應(yīng)商，或是推薦來的。對供應(yīng)商的供貨能力、供貨質(zhì)量、供貨價格沒有在公開的市場做充分的對比，沒有及時更新供應(yīng)商的信息，如商品降價信息、供應(yīng)商經(jīng)營條件改變的信息、授權(quán)期限更改的信息等。沒有及時得到供應(yīng)商的最新信息，增大了供應(yīng)合同履行的風(fēng)險性;供應(yīng)商準入管理的無序性和盲目性給物資的采購帶來了負面影響，增加了物資采購的工作量、降低了采購效率、不利于掌握物資資源、降低了急需物資的供應(yīng)效率。

13采購計劃與采購預(yù)算相脫離

醫(yī)院的采購預(yù)算編制僅針對大型機器設(shè)備及大型的項目才有明細的預(yù)算，醫(yī)院的采購部門并沒有明細的預(yù)算，這也導(dǎo)致物資采購開支失去預(yù)算的控制，致使醫(yī)院的預(yù)算編制和執(zhí)行相脫離，采購預(yù)算失去了控制和制約的功能[3]。采購的預(yù)算應(yīng)根據(jù)部門預(yù)算來制定，而部門的預(yù)算又是根據(jù)歷史數(shù)據(jù)與目前市場環(huán)境變化做科學(xué)的預(yù)測確定的。目前醫(yī)院的采購現(xiàn)狀是采購計劃僅依據(jù)物資的庫存情況和使用科室的請購單，沒有依據(jù)采購預(yù)算確定是否采購及采購金額，難以對費用進行整體控制。

14缺乏物資采購內(nèi)部監(jiān)督機制

缺乏物資采購的內(nèi)部控制監(jiān)管機制，因人員編制的限制難以設(shè)立獨立的物資采購監(jiān)督部門對醫(yī)院物資采購活動進行全程管理與監(jiān)督。一些公立醫(yī)院的紀檢監(jiān)察部門雖然參與醫(yī)用物資采購的監(jiān)管工作，也只是參加招標會議見證物資的招投標過程，流于形式，起不到實質(zhì)的作用[3]。醫(yī)院的內(nèi)部審計部門雖然開展了物資采購審計業(yè)務(wù)，也僅在采購中核對單價、金額、履行簽字手續(xù)，對采購人員是否遵守了采購制度，是否按采購流程進行采購的情況監(jiān)管不到位，沒有充分發(fā)揮其在內(nèi)部控制中的作用。

2改進措施

21建立完善的物資采購制度和流程

單位應(yīng)明確界定各部門及人員在采購管理中的職責(zé)分工，確保采購管理主體責(zé)任明確。醫(yī)院應(yīng)當成立采購歸口管理部門，負責(zé)對采購業(yè)務(wù)進行審核和批準。在考慮成本效益的前提下合理設(shè)置采購管理部門的崗位，按照內(nèi)部牽制的原則合理設(shè)置采購管理崗位，確保物資采購環(huán)節(jié)中不相容崗位職務(wù)的分離，明確相關(guān)崗位的職責(zé)、分工及權(quán)限以保證醫(yī)院資產(chǎn)的安全完整，有效降低經(jīng)營風(fēng)險，使公立醫(yī)院的經(jīng)營活動處于內(nèi)部管控中，確保物資采購活動工作能夠正常、規(guī)范地開展。醫(yī)院還應(yīng)當加強對采購活動的組織領(lǐng)導(dǎo)，成立包括單位分管采購負責(zé)人、各內(nèi)設(shè)機構(gòu)負責(zé)人在內(nèi)的采購業(yè)務(wù)小組，定期就采購運行過程中存在的問題進行討論溝通，不斷完善單位采購工作協(xié)調(diào)機制[2];建立采購業(yè)務(wù)后評估機制，定期對采購業(yè)務(wù)活動進行考評，評價采購中薄弱環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。

采購流程是否科學(xué)、合理，是提升物資采購活動效率的關(guān)鍵。規(guī)范的流程是首先由倉庫保管員制定采購計劃抑或是使用科室提出需要采購的新物資的申請報物資管理部門匯總編制采購計劃，報物資管理負責(zé)人以及分管領(lǐng)導(dǎo)審核，批準后確定合適采購方式采購，最后是物資入庫和支付貨款。

22對采購業(yè)務(wù)中重點環(huán)節(jié)的監(jiān)督

物資采購的重點環(huán)節(jié)包括物資采購計劃的編制與審批、詢價與供應(yīng)商確定、采購合同簽訂與執(zhí)行管理、付款審批與付款執(zhí)行等。這些環(huán)節(jié)都是不相容崗位，必須由兩個以上人員執(zhí)行該業(yè)務(wù)，做到相互監(jiān)督、制約，并定期輪崗，防止長期處在一個崗位容易滋生腐敗[4]。采購計劃的編制與審批環(huán)節(jié)是物資采購管理內(nèi)部控制的重點，采購部門每月應(yīng)根據(jù)醫(yī)院業(yè)務(wù)量以及臨床、醫(yī)技科室需要和倉庫庫存量提出物資采購申請，由物資管理部門審核后匯總，結(jié)合本年采購預(yù)算編制采購計劃，報財務(wù)部門負責(zé)人及主管院領(lǐng)導(dǎo)審批，采購計劃的經(jīng)濟性、可行性對醫(yī)院的經(jīng)濟運行至關(guān)重要。詢價與供應(yīng)商確定環(huán)節(jié)極易產(chǎn)生舞弊的風(fēng)險，為確保醫(yī)院能降低經(jīng)營成本提高經(jīng)濟效益必須重視該環(huán)節(jié)。采購部門應(yīng)根據(jù)物資采購方案，選擇公開、透明的采購方式來確定供貨商和采購價格。采購合同的簽訂與執(zhí)行是物資采購管理的重要一環(huán)。醫(yī)院在簽訂采購合同時應(yīng)該對合同主體資格、履約能力、合同的所有條款進行認真審核，經(jīng)審計部門對采購合同審計后才能簽訂。采購合同簽訂后，財務(wù)、審計等部門需保存合同原件做備查。采購貨款結(jié)算環(huán)節(jié)。采購貨款的支付應(yīng)由采購部門根據(jù)物資保管部門物資入庫驗收單，部門負責(zé)人審核簽字后，連同采購發(fā)票、采購合同等資料填制付款通知書，經(jīng)采購部門負責(zé)人、審計科、財務(wù)負責(zé)人以及院領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后送財務(wù)科辦理付款手續(xù)，財務(wù)科安排資金辦理款項的支付。

23建立供應(yīng)商管理體系

供應(yīng)商評估準入制度是物資采購制度的重要組成部分。目前大多數(shù)醫(yī)院尚沒有明確的供應(yīng)商準入標準，缺乏評估依據(jù)，因而導(dǎo)致了資質(zhì)審查與管理的無序性，采購部門應(yīng)定期擬定新供應(yīng)商開發(fā)計劃，這些備選供應(yīng)商可以是自己去發(fā)掘的，也可以是供應(yīng)商毛遂自薦或通過別人介紹的。對于這些備選供應(yīng)商，應(yīng)按要求進行審核，淘汰那些不符合要求的備選供應(yīng)商。

24監(jiān)督制度的有效落實

內(nèi)部審計、紀檢監(jiān)察部門作為醫(yī)院物資采購的監(jiān)督部門，應(yīng)參與內(nèi)控制度和流程的制定與執(zhí)行，對物資采購活動的合規(guī)性實施全過程、全方位的監(jiān)督，切實發(fā)揮其內(nèi)部監(jiān)督的職能作用。紀檢部門應(yīng)充分發(fā)揮其監(jiān)督職能，全程參與物資采購業(yè)務(wù)的監(jiān)督，確保物資采購流程規(guī)范，降低腐敗、舞弊的風(fēng)險[5]。內(nèi)部審計工作的重點必須轉(zhuǎn)移到事前審計、事中審計，而不僅僅是事后審計，內(nèi)部審計要重點關(guān)注物資采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的有效性，采購部門崗位職責(zé)分工是否明確、互不相容崗位是否分離、是否建立了采購審批制度等。內(nèi)部審計還要加強對采購合同簽訂和執(zhí)行過程的審計監(jiān)督，審查采購合同的條款是否與招標文件一致，是否符合相關(guān)要求，監(jiān)督采購合同的執(zhí)行。

3結(jié)論

醫(yī)院物資采購內(nèi)部控制建設(shè)任重道遠，需要建立完善的物資采購制度和規(guī)范流程，重點把控采購業(yè)務(wù)中高風(fēng)險環(huán)節(jié)，加強內(nèi)部紀檢和內(nèi)部審計的監(jiān)督和管理，提高采購效率，降低采購成本，降低醫(yī)療費用，通過內(nèi)部控制的提升來帶動其他業(yè)務(wù)的發(fā)展。

參考文獻：

[1]張慶龍行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)原理與操作實務(wù)[M].北京：電子工業(yè)出版社，2017.

[2]余廉，范慧明，蒲瑞球公立醫(yī)院醫(yī)用物資采購內(nèi)部控制有效性探討[J].會計之友，2015（24）：91-93

[3]葉云平論公立醫(yī)院物資采購的問題研究[J].財會學(xué)習(xí)，2018（17）：188-189

[4]阮靜公立醫(yī)院物資采購流程的內(nèi)部控制研究[J].安徽工業(yè)大學(xué)學(xué)報（社會科學(xué)版），2017（2）：41-42

[5]徐忠秀談如何做好公立醫(yī)院物資采購招標管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2018（25）：78