實驗室儀器設備的信息化管理策略研究

崔振波 于麗

摘 ?要：新時代的儀器設備管理可以充分地借鑒信息技術最新發(fā)展優(yōu)勢，結合數(shù)據(jù)分析和推理推測等方法來提升儀器設備管理效率。建立健全的網(wǎng)絡信息管理系統(tǒng)、動態(tài)跟蹤儀器設備使用最新狀況是我們必須要思考的問題。本文從細化實驗室儀器設備登記臺賬應用模式和構建信息化儀器設備管理模式著手，探討了信息化管理的對策和路徑。

關鍵詞：實驗室 ?儀器設備 ?信息化管理

一、細化原有的實驗室儀器設備登記臺賬應用模式

傳統(tǒng)實驗室儀器設備管理模式建立在二級協(xié)同模式的基礎上。具體來講，就是用唯一的信息化管理體系來同時完成固定資產(chǎn)信息日常登記和儀器設備維修維護兩個管理環(huán)節(jié)。但是在這個過程中卻沒有將用戶級別管理考慮其中，導致在實踐之中呈現(xiàn)出諸多問題和弊端：

首先，用戶級別設備管理與系統(tǒng)協(xié)同管理之間脫節(jié)。一般來講，相關負責人在填寫完儀器設備卡片信息之后，儀器設備管理人員負責將信息錄入到管理系統(tǒng)之中去。這將會導致設備負責人對自己需要負責的固定資產(chǎn)卡片不能有效地把控，需要進行盤點和查驗的時候還需要設備管理人員為其進行信息檢索和導出。其次，相關負責人填寫卡片之后再由儀器設備管理人員將相關信息錄入系統(tǒng)的信息化管理方式會造成工作的重負和拖沓，導致信息采集環(huán)節(jié)過于煩瑣。與此同時，部分實驗室管理人員對儀器設備本身的作用、屬性了解不清，在信息錄入的過程中時常會出現(xiàn)輸入錯誤、歸類混淆的問題。再次，儀器設備在信息登記的過程中大多以紙質(zhì)的形式錄入，而受到卡片本身大小和面積的影響，難以完整地展示儀器設備的全部功能和指標，導致儀器設備信息記錄不全，儀器設備應用的規(guī)范性受到波及。

鑒于此，為了有效地解決和管理儀器設備在登記管理環(huán)節(jié)呈現(xiàn)出的問題，就需要相關部門對實驗室儀器設備管理體系進行創(chuàng)新，從管理理念創(chuàng)新著手，堅持管理流程規(guī)范化和最大成本效益原則，建立新購置儀器設備登記建賬完善的一套規(guī)范化操作，該體系之中電腦登記信息取消了傳統(tǒng)的登記紙質(zhì)卡片的方式，儀器設備負責人可以直接將相關的電子信息錄入到計算機管理系統(tǒng)之中，儀器設備負責人和管理人對錄入到系統(tǒng)內(nèi)的信息進行反復校對和檢驗，之后上交學院或者學校領導復核審批，在獲得審批之后儀器設備負責人將報銷憑證打印出來移交財務部門進行發(fā)票報銷和保障。

新構建的儀器設備登記建賬模式，能夠?qū)嶒炇覂x器設備的管理從多項流程、多個環(huán)節(jié)的管理模式站變?yōu)橐徽臼睫k理管理模式，這意味著儀器設備負責人采集與確認設備信息、上交領導審核與審批、報銷憑證打印都可以在電腦前、在系統(tǒng)內(nèi)逐步完成。儀器設備信息填卡人、負責人和管理人不需要在為了一個管理流程而前后奔波，在不碰面的情況下就可以完成所有工作流程，只要保證儀器設備基本信息填列無誤，那么之后的儀器設備報銷和相關的手續(xù)辦理都可以高效、便捷地完成管理工作，極大地提升管理效率、節(jié)約管理時間。

二、構建信息化儀器設備管理模式

各個高校和實驗室管理中心目前面臨的最迫切的任務就是盡快地實現(xiàn)儀器設備的信息化管理。具體來講，就是運用最新的網(wǎng)絡技術、網(wǎng)絡設備與技術來對儀器設備進行多功能臺數(shù)據(jù)庫的構建，進而實現(xiàn)全面、細化的管理。數(shù)據(jù)庫管理體系之中，可以預設信息查詢、網(wǎng)上預約功能，還可以對儀器設備的服務功能和利用效率進行考評，進而實現(xiàn)對儀器設備實現(xiàn)從購進、應用到升級、維修的全過程動態(tài)監(jiān)督和管理。筆者認為4層數(shù)據(jù)系統(tǒng)是信息化實驗儀器設備管理系統(tǒng)構建的可選擇模式，其可以針對不同等級的用戶設置針對性管理權限：儀器設備網(wǎng)絡管理人員的職責是對網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫進行維護和管理，將儀器設備使用的全過程在數(shù)據(jù)庫管理平臺之中留下證據(jù)和線索，并定期或者不定期地根據(jù)信息化網(wǎng)絡管理平臺上的數(shù)據(jù)進行大數(shù)據(jù)分析，找到管理環(huán)節(jié)的薄弱之處。儀器設備主要負責人的職責是信息的錄入、信息的修改以及接受網(wǎng)絡預約、進行設備使用信息發(fā)布等等，上述功能可以實現(xiàn)對單臺儀器設備的精確化、流程化和動態(tài)管理。一級用戶在儀器設備使用期間，可以對設備自身各項數(shù)據(jù)進行歸集和整理，為日后采購儀器設備積累經(jīng)驗和數(shù)據(jù)，提供完善的參考。

首先，要實現(xiàn)網(wǎng)絡預約功能。使用者可以直接在信息化管理平臺之上進行使用儀器設備的時間預定，負責人再根據(jù)預約申請進行統(tǒng)一安排。信息化管理系統(tǒng)的預約功能界面應當要體現(xiàn)出儀器設備的運行模式、每次最佳使用時長、租借價格、現(xiàn)階段預約情況、預約成功或者失敗的信息等，設備使用者可以根據(jù)動態(tài)的信息管理界面對儀器設備當前的狀況有全面的了解，合理地預估預約設備通過申請的時間。儀器設備負責人需要結合具體的情況和儀器設備的狀況給予準確的答復，網(wǎng)上預約功能的實現(xiàn)可以節(jié)省掉大量的操作環(huán)節(jié)和流程，能夠大幅度提升實驗操作的積極性和主動性。

其次，要構筑實驗儀器設備的科學績效考評。為了讓實驗室儀器設備能夠得到最大限度的利用、發(fā)揮出最大的價值并助力科學研究工作的開展。當前的網(wǎng)絡信息技術可以實現(xiàn)對實驗儀器設備的科學績效評價，循序漸進地構建公正、科學和健全的績效考核機制和評估機制。管理人員可以根據(jù)績效考評系統(tǒng)內(nèi)上報的儀器設備使用次數(shù)、使用效益、傳出的科研成果來對儀器設備進行績效考核，為日后的儀器設備更新提供足夠的數(shù)據(jù)支撐和參考，避免出現(xiàn)重復購買、盲目購買情況的出現(xiàn)，在無形中提升資金使用效率。

再次，要增設信息交流功能。儀器設備使用者可以在管理信息系統(tǒng)之中對技術使用情況、技術困惑進行留言，并針對各項實驗環(huán)節(jié)進行學術交流。留言板的建立可以讓研究者、儀器設備使用者和管理者進行心得分享和經(jīng)驗汲取。系統(tǒng)管理人員也可以根據(jù)使用者的反饋了解到儀器設備本身的情況，進而為之后的功能開發(fā)、儀器設備報廢、儀器設備購置提供智力支持，實現(xiàn)最大限度的網(wǎng)絡信息共享和信息化管理模式優(yōu)化。

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