政府辦公自動化系統(tǒng)的設計與應用

陳興強

【摘要】信息化社會，政府辦公要與時俱進，于是辦公自動化系統(tǒng)的設計提上議事日程。政府辦公系統(tǒng)來自于OA系統(tǒng)，OA系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展而出現(xiàn)的。現(xiàn)如今，政府辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)普及開來，成為政務人員的不二選擇。對于政府辦公自動化系統(tǒng)的設計與研究，已經(jīng)成為了一門重要的研究課題。

【關(guān)鍵詞】政府辦公;自動化系統(tǒng);設計;應用

大數(shù)據(jù)與智能化是如今的熱潮，幾年前人們就在提倡數(shù)字化與自動化，現(xiàn)今的趨勢更像是當年的“升級版”。政府辦公自動化系統(tǒng)為政府工作帶來了很多幫助，就像是為企業(yè)提高績效，為單位提升工作質(zhì)量一樣，自動化辦公系統(tǒng)使政府機關(guān)辦事更快，水平也更高，深受人民群眾的支持。所以，繼續(xù)提高政府辦公自動化系統(tǒng)的研究非常重要，研究人員不能懈怠，而是要充分發(fā)揮自己的才能，研發(fā)更好的系統(tǒng)。

一、政府辦公自動化系統(tǒng)的基本設計

系統(tǒng)設計雖然是一項繁雜的工作，但是系統(tǒng)的使用必須要針對工作人員的操作習慣，要讓工作人員操作起來感覺到便利。宏景科技政府辦公系統(tǒng)是為現(xiàn)實生活中的實際情況設計的，這樣政府也能夠更好地開展工作。系統(tǒng)設計的目的決定著辦公系統(tǒng)的要求，政府部門要實現(xiàn)辦公系統(tǒng)的自動化，必須包含下面一些設計：

（一）主系統(tǒng)和子系統(tǒng)。主系統(tǒng)和子系統(tǒng)在設計的時候，應該針對政府辦公的特殊要求。首先，設計時不僅要有一般的辦公軟件所具備的功能，還應該有辦公自動化系統(tǒng)特有的設計。比如說，在公文處理的時候，通常要收錄的是整個政府部門的公文，給這些公文應該進行適當?shù)姆诸悾鶕?jù)公文的重要性質(zhì)進行排序，并把具有特殊性質(zhì)的公文摘錄出來。其中，公文的內(nèi)容會有不同的種類，通過對上下行文不同行文方向的處理完成文件的收取。其次，對于子系統(tǒng)的設計工作要進行充分的論證，子系統(tǒng)要完成對文件的特殊格式分類的工作，各種文件的標簽、記錄、簽發(fā)等等。再次，工作人員要進行的印刷分發(fā)等，都是需要辦公系統(tǒng)自動化進行的（詳見“圖1”），所以，對子系統(tǒng)的設計將決定了整個辦公系統(tǒng)是否能夠自動化運行。最后，由于政府辦公工作對檔案管理很嚴格，所以對政府辦公系統(tǒng)的主系統(tǒng)和子系統(tǒng)提出了更高的要求。

圖1 政府辦公系統(tǒng)圖

（二）安全防護設計。安全是所有軟件系統(tǒng)都必須關(guān)注的一個特征。而政府辦公工作對于系統(tǒng)的安全性會有更強的、更加嚴格的要求。這是由于政府部門的工作性質(zhì)決定的。政府部門是一個掌握大量信息與秘密的部門，這些信息一旦泄露會對社會的安定造成影響。所以在政府辦公系統(tǒng)自動化設計的過程中，要保證政府信息不被泄露，在系統(tǒng)的設計上要設立三層防護網(wǎng)：第一是設立一個網(wǎng)絡防護網(wǎng)，第二是有電腦的防護，第三是對私密性文件的保護。網(wǎng)絡安全的防護是指，網(wǎng)絡上會有各種病毒，比如說木馬病毒，這些外來的病毒會損害系統(tǒng)軟件，那么辦公系統(tǒng)會自動地把網(wǎng)絡環(huán)境中有害的病毒排除掉;另外在進行電腦軟硬件的防護上，要做好預防工作，清理和維護電腦軟硬件上預存的垃圾，保證系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn);對于絕密文件的保護，要有防泄密措施，這是很重要的措施。政府辦公系統(tǒng)的設計能夠完成這三項防護工作，系統(tǒng)的安全性才能真正有保障，系統(tǒng)的自動化才是真正有用處的。如果系統(tǒng)導致政府信息泄露，那會對政府工作、社會安全、民眾生活產(chǎn)生影響。

（三）平臺環(huán)境設計。政府辦公自動化系統(tǒng)應該使用最高級的平臺環(huán)境。因為自動化對于平臺環(huán)境的要求很高，所以，政府應該采用適應自動化系統(tǒng)開發(fā)平臺。一般的，政府的自動化系統(tǒng)應該包括通信功能、工作分流和安全保護，這是一種多功能的系統(tǒng)，對于政府辦公的環(huán)境來說有很大的便利，將成為界面上所采用的最好的政府辦公系統(tǒng)。在自動化辦公系統(tǒng)的設計中，要考慮兼容性的問題，辦公系統(tǒng)的運行環(huán)境會有很多的、各樣式的文件，系統(tǒng)不但要兼容這些文件，還要自動轉(zhuǎn)化成統(tǒng)一格式的文件，以便于整理和保存。在運行環(huán)境設計時，可以考慮Windows10或者更高級的系統(tǒng)，同時考慮兼容Windows7系統(tǒng)，因為其功能和兼容性更強。

二、政府辦公自動化系統(tǒng)的應用操作

政府對于自動化系統(tǒng)的追求很早，早在上世紀90年代，實際應用工作就已經(jīng)開始進行了。在試運行階段，政府部門的工作人員對于系統(tǒng)的應用工作有了很多的研究，并且有了詳細的了解，在實際運行過程中總結(jié)出以下幾點經(jīng)驗：

（一）深入研究技術(shù)的可能性空間。技術(shù)更新日新月異，各種高端技術(shù)層出不窮，政府部門應該積極吸收新型經(jīng)驗，期待做好更成功的應用。目前，政府辦公自動化系統(tǒng)的應用空間很大，技術(shù)空間也很大。整個市場上技術(shù)更新很快，我們要加快技術(shù)更新步伐，通過最新型的技術(shù)來改進應用系統(tǒng)。政府的辦公系統(tǒng)在運行過程中要加強保障工作，及時修復各種問題，通過技術(shù)更新來確保自動化系統(tǒng)的正常運行。

（二）加大各種資源的投放。聚合各種資源對于政府辦公自動化系統(tǒng)是必要的。政府系統(tǒng)的開發(fā)必然要耗費大量的人力、物力、財力，需要政府投入極大精力去建設。首先，政府辦公系統(tǒng)自動化運行要很多人力資源去維護，而且人力資源的作用不僅僅是維護系統(tǒng)運行，更重要的是，通過這些工作人員去操作系統(tǒng)。這種人力資源既可以完成工（下轉(zhuǎn)第187頁）

（上接第181頁）作，也會造成部門的負擔，政府部門要有很強承受能力。其次，是基礎(chǔ)配套設施的建設，政府辦公自動化系統(tǒng)需要相應的配套設施，比如說，政府內(nèi)部的局域網(wǎng)建設;各種新的辦公室軟件;相應的規(guī)章制度和硬件系統(tǒng)升級工作等等，這種配套的基礎(chǔ)設施建設對于政府辦公自動化系統(tǒng)是很有幫助的。最后，每一個政府系統(tǒng)建設都離不開大量的資金支持，這種資金所支持的工作包括政府辦公自動化系統(tǒng)的設計、使用和維護、設施的建設，這相是一個很大的經(jīng)濟負擔。政府辦公系統(tǒng)需要更多資源的投放來支撐它的運轉(zhuǎn)，在政府部門的運作過程中，資金在這之前不會用在互聯(lián)網(wǎng)設施的投放，而新的政府辦公自動化系統(tǒng)投放很需要這種支持，所以對政府辦公自動化系統(tǒng)加大各種資源的投放是必要的。

（三）加強對政府工作人員的培訓。好的應用系統(tǒng)需要有更高級的人才使用。所以必須對政府工作人員進行培訓，以提高他們的素養(yǎng)。沒有好的工作人員，再強大的自動化系統(tǒng)也發(fā)揮不出它的實力。所以說我們要加強對政府工作人員的培訓工作，像是政府人員的入職系統(tǒng)培訓、系統(tǒng)功能使用培訓、計算機技術(shù)和系統(tǒng)維護培訓、關(guān)于注意事項的要求、自動化辦公的方式方法、遇到緊急情況的處理問題等等。只有良好的培訓才能造就良好的工作人員，這不僅是對自動辦公系統(tǒng)的最大化利用，而且，有利于解決政府問題，提高辦事效率，為人民排憂解難。

三、結(jié)語

在當今時代，做好政府辦公自動化系統(tǒng)，是一件有利民生的事情，政府部門解決事情更加方便、快捷，不必冗雜一堆事務，更重要的是政府能實實在在解決老百姓的事情，這樣政府部門提高了工作質(zhì)量，為老百姓解決各種實際問題，所以說政府辦公自動化系統(tǒng)有利民生。同時，這也是表現(xiàn)一個政府工作水平的方式，實現(xiàn)自動化辦公意味著政府人員和政務部門的素質(zhì)在提高，老百姓更加踏實，整個社會向著更美好的明天邁進。

【參考文獻】

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