基于物聯網技術的智能化檔案管理探討

和永青

【摘要】伴隨著社會的不斷發展，檔案在社會生活中所發揮的作用越來越顯著，檔案信息化水平也在不斷提升。本文在此基礎上對物聯網環境下檔案的智能化管理技術進行了簡要的分析，并針對其中的問題分析了物聯網技術在檔案管理應用中的可行性與必要性，并為后期檔案管理工作的完善提出幾點建議，供參考。

【關鍵詞】物聯網;技術;智能化;檔案;管理

物聯網作為近幾年比較受歡迎的一種互聯網技術形式，對于社會的發展與進步起到了一定的推動作用。這種技術主要是通過相應的信息傳感設備實現物品與互聯網的相互聯系，同時通過這種方式推動不同信息之間的交流，從而有效的實現智能化的識別以及管理功能的一個過程。

一、物聯網環境下檔案智能化管理的關鍵技術

物聯網的概念主要來源于1995年比爾·蓋茨的《未來之路》這本書，但是在當時由于社會的發展等因素技術發展水平不高，人們并沒有重視這個新概念，直到1999年美國對RFID技術進行深入研究時才又開始重新提及這個概念。隨著時代的不斷發展，該項概念被正式提出，但卻一直沒有得到公認，人們應用較為普遍的物聯網的概念就是通過射頻識別以及激光掃描器等信息傳感設備通過相應的協議將物品與互聯網進行連接并且開展信息交換實現智能化管理的一種網絡，其主要技術就是RFID技術，該技術主要由電子標簽以及讀寫器、中央處理系統等組成，另外納米技術也是構成互聯網的重要技術之一，它使電子標簽以及讀寫器和天線的功能得到了相應的拓展，應用起來更加方便。該技術使得電子標簽以一種微小的形式存在著，在感應技術的作用下讀寫器的周圍會形成相應的一個帶有形狀的感應區，當電子標簽進入到這個區域的時候，讀寫器會通過天線給電子標簽發送相應的詢問信號，電子標簽會將信息屬性反饋給天線，然后天線再將信號傳給讀寫器，經過解碼等功能操作將其中的有效信息傳達給中央信息處理系統并由其進行智能化的處理。這項幾項關鍵技術與互聯網以及定位系統進行聯系與結合，將嵌入其中的電子標簽與任何物品聯系在一起形成了一個網絡體系，在這個大的網絡中物體可以通過相應的技術來識別其他物體從而有效的實現信息的交流與智能化處理。

二、物聯網在檔案管理中應用的必要性和可行性

為了順應時代的發展要求，檔案管理中現代化技術的應用越來越普遍，物聯網技術作為一項新興技術也被引入檔案管理當中，大大提升了檔案的查詢與利用效率以及檔案管理的智能化水平。除此以外，智能化在庫房的管理以及安全防盜功能上也有所體現，庫房中的各種測控系統能夠實時采集庫房中的各種數據，如濕度、溫度等等，通過數據的上傳實現各項指令的自動調節與控制，同時溫度與濕度也可以進行自動化調控。在安全防盜方面，主要可分為三種方式：一是借助數字化硬盤錄像技術對庫房進行實時視頻監控。二是在庫房內布置相應數量的溫度以及煙感探測器，同時在樓梯以及走廊等關鍵位置安裝聲光報警器，報警能夠第一時間通知工作人員。三是電子門禁的使用與安裝，門禁的安裝有效避免了檔案被帶出檔案館的可能性，為檔案管理安全防盜的發展帶來了有效的保障。在新的發展形勢下，物聯網技術逐漸應用于各個領域并取得一定的成就，從目前的發展現狀來看，物聯網技術對物流、軍事、電子商務以及圖書館等行業的發展起到了很大的促進作用，因此對于檔案管理工作來說物聯網技術的應用具有一定的必要性與可行性。

三、物聯網在檔案智能化管理中的應用

（一）檔案的自動入庫。傳統形式上的檔案入庫通常采用的方法是人工活條碼對相關的檔案進行檢查與識別，這種方法對人工的依賴性較大而且容易出現誤差。物聯網技術借助計算機技術對檔案的入庫流程進行了革新，它通過電子標簽的形式將每一件檔案都進行了編碼并形成唯一的標志碼，因此檔案在入庫的過程中能夠自動生成相應的信息與入庫的清單，節約時間減少因人工干預而出現的偏差。

（二）智能化調節庫房與追蹤管理。檔案庫房中的物聯網技術主要是借助各項芯片的安裝來實現對其周圍環境的感知，從而根據實際溫度以及濕度情況進行自我調節，實現自動消毒滅菌通風以及自動照明防盜報警等，一旦庫房的環境與系統中的標準環境狀態不一致，系統就會及時進行調節，確保庫房環境標準化。此外，為了方便檔案的管理，在其生成的時候會為其提供相應的電子標簽，其中包含檔案的內容、存放地點等全面的信息，這樣通過電子標簽就可以更方便地跟蹤檔案，通過感應器了解檔案的位置以及流動過程等，真正提升了檔案的管理效率。

（三）簡化檔案借閱手續，確保安全防盜。物聯網技術背景下檔案的使用者只需要提供相應的RFID借閱卡以及對應的檔案就可以查閱相關信息并完成借閱，簡化了傳統檔案借閱過程中繁瑣的流程，實現了自動化的掃描，同時也減輕了工作人員的核對以及整理檔案的勞動強度，提升了服務質量。安全防盜系統除了可以保障庫房的安全建設外，還可以針對檔案進行定位與防盜，它采用了無線電波技術與偵測系統，將閱讀設備以及防盜功能進行了融合，檔案在被帶離檔案室的過程中會觸及防盜系統并發出警報，有效保障了檔案的安全。

四、結語

總之，隨著科學技術的不斷進步與發展，物聯網技術的應用范圍將會越來越廣泛，檔案管理工作人員應當轉變理念，創新工作方法，將物聯網技術引入檔案管理工作中來，全面促進我國檔案管理事業的智能發展。

【參考文獻】

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