人事檔案管理中存在的問題及對策

荊蕾

（內蒙古自治區氣象局財務核算中心，內蒙古 呼和浩特 010051）

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）有些部門和單位對檔案管理的重視程度不夠

由于一些歷史遺留下來的情況導致了很多部門和單位對于人事檔案的收集和管理出現了相對不夠重視的情況。很多時候這些單位或者部門只是收集幾個基本的人事檔案內容，比如家庭出身，政治面貌、社會關系和受教育程度，而對于其他一些比如繼續受教育程度，征信情況等情況記載的往往不夠，而有的時候因為怕麻煩，圖省事，甚至還存在著用人但是不建檔的情況。這樣的人事檔案信息已經很難再滿足現在的社會需要，更沒有辦法滿足社會對人力資源發展的信息需求。

（二）人事檔案管理相關規定不完善不健全

在當前的人事檔案管理工作中，有一些部門和單位對人事檔案的管理工作沒有能夠及時建立起與之相適應的相關規定，很多時候對于人事檔案的管理體系和制度規定都是套用國家制定的檔案管理規定的內容，而各個部門和單位是沒有根據各自的需求或者是情況制定相應的檔案管理制度。這就導致很多時候檔案的管理工作不到位不及時，收集相關信息不完善等情況。

（三）人事檔案管理的科學信息化水平相對較低

人事檔案管理因為其工作性質的特殊性，平時的工作量是非常的大的，而且對工作的質量要求也很高，而現在很多部門和單位的檔案管理還停留在原始的手工錄入和整理階段，這就導致人事檔案管理容易出現偏差，錄入和歸檔不及時，有時候甚至出現整理不完整的情況，而人事檔案整理過程耗費的時間也較長，不利于人事檔案的及時查閱和調取，這就要求對人事檔案管理工作要提高工作的科學化，包括專業的檔案管理軟件和聯網機制，讓人事檔案管理可以更規范更系統化。

二、人事檔案管理問題的對策

（一）要用立法手段規范檔案管理工作，同時也要確定全國檔案管理統一化的思想。通過對管理檔案工作的法律法規的制定，并且在檔案管理工作中對相關規定進行切實的執行，也可以在單位或者部門的具體工作中根據法律法規的方向制定具體的執行制度，目前國家已經針對人事檔案的管理制定了《人事檔案材料收集歸檔規定》等法律法規，對人事檔案管理工作做出規范化的管理，對檔案管理行業進行有效的監督和管理，力求保護好人事檔案的個人隱私不被泄露和損毀。

（二）對人事檔案進行分類管理，可以根據檔案的類型、收取時間等方式進行人事檔案的分類管理，根據已經頒布的有關人事檔案管理的相關法律規定，將國家公務員的檔案統一交由組織人事的部門按各自的管理權限進行管理；而其他類型的檔案，則可以將以前的相對限制解除，統一交由政府的人事部門或者是所屬的人才交流機構進行統一的合并管理。

（三）對人事檔案建立信用檔案體系，在征信體系的建立上，要明確各個部門及相關單位的關系，包括公安、銀行、工商、稅務、民政、法院、企業之間的統籌關系，將收集到的信用記錄及時的歸納入檔，向人事檔案的相關部門提供真實可靠的征信證明資料。建立起各部門聯動的聯合征信，做到各單位各部門之間的資源共享。對人事檔案管理做出強制規定，對于需要歸納入檔的材料和各單位或者個人提供的材料，或者其他需要提供資信證明的材料要強制歸檔，逐步地建立起檔案管理機構的征信權威。

（四）人事檔案管理機構實行許可證并進行年度檢查，對人事檔案管理的軟件和硬件制定相關的標準，并加強平時的檢查力度；要對檔案管理人員進行系統的檔案管理知識培訓，對于通過培訓的人員頒發資格證書，定期地對檔案管理人員進行考試，讓檔案管理人員的管理知識和管理能力不斷提高，實行統一的行業服務標準和服務準則。

（五）利用現代化的管理手段，促進人事檔案管理工作可以做到與時俱進，讓管理人員從不斷的學習中掌握更多的現代化檔案管理的知識和理論，將新的技術更好的運用到檔案管理工作中去，開發和利用新的管理手段，向人事檔案管理工作部門和單位加大財政和人力的投入。對人事檔案的管理實施動態的管理和維護，加快研制和開發人事檔案管理專用軟件，實行檔案管理數字化和檔案管理網絡化，更好的通過科技手段建立健全人才的信息收集和后續的反饋跟蹤工作。更多地注重研究人事檔案管理用戶的各種不同需求，做到可以有針對性地提供個性化人事檔案服務。

三、小結

人事檔案是對每個人成長經歷持續記錄的重要載體，包括個人的工作經歷、政治思想、品德作風、業務能力和平時的工作業績都進行了全面的記載，承載著個人最原始的憑證材料，是今后用人單位與組織人事部門對個人進行考察和了解的重要信息來源和評價依據，可以說是決定一個人今后工作走向和發展前景的重要工具。人事檔案管理社會化就是要求圍繞人事檔案工作所開展的人事認定、人事爭議、人事流動、檔案保管等必須讓渡給擬定建設或是已有的社會中介機構——人事事務所、人才交流中心或者公民文件中心等，讓公共權力機構或公共事業單位與公共雇員“袖手旁觀”，從而充分實現社會的“人事代理”和公共管理。只有做到檔案管理工作與現代的社會需要相適應，更多地注重人事檔案管理工作的服務性，才可以更好地做好檔案管理工作，更好地突出檔案工作的重要價值。做好人事檔案管理制度的改革，必然可以讓人事檔案管理工作煥發出新的生級和活力，就一定可以讓社會生活中關于檔案問題產生的阻力和障礙不攻自破，就可以為社會的經濟發展提供更加強大的動力和保障。