大數據時代檔案管理初探

段康莉

（重慶旗能電鋁有限公司，重慶 401420）

一、大數據時代下檔案管理的變化

（一）檔案管理由封閉走向開放

傳統的檔案管理工作主要在封閉的檔案館開展，主要載體為紙質檔案，所以說傳統的檔案管理工作具有很強的封閉性。隨著信息技術的不斷進步與發展，檔案管理部門的信息資源種類逐漸多樣，新增網絡型資源以及數據庫等虛擬信息資源。同時《中華人民共和國政府信息公開條例》頒布實施，以往封閉的檔案管理工作逐漸走向開放。

（二）檔案管理工作從靜態轉向動態

在以往的檔案管理工作中，主要是業務部門將各種形式的檔案流轉到檔案管理部門。之后檔案管理部門對這些資料進行整理和錄入。在這種模式下檔案信息資源缺乏共享性和整合度相對靜態。應用大數據技術后，檔案管理工作中涉及的數據信息等在交換整合分析過程中打破了時間與空間的限制，提升了信息的集成度，優化了信息管理的結構。并且使檔案信息流與要素流在各個不同機構檔案與各個數據庫之間動態轉變。

（三）檔案管理工作從網絡化向數據化轉變

檔案網絡化主要是指檔案管理工作局限于檔案所屬的部門，具有行業范圍限制。在這種情況下，檔案管理工作機制為：定人、定崗、定責。這種工作機制存在一定的缺陷，集成度低，工作效率不高。而大數據技術在檔案管理工作中應用之后，檔案管理工作呈現出數字化的特點，各個不同部門的檔案與各個不同行業的檔案資源能夠實現自由流動，并且在檔案管理工作中能夠隨時對這些數據資料進行移動式收集，最終實現數據利用一體化。

二、大數據時代下檔案管理工作存在的問題（以人社檔案為例）

（一）人社檔案基礎設施建設需要進一步提高

在人設檔案管理工作中硬件設施非常重要，直接影響著檔案管理工作的效率與水平。現階段部分基層社保單位在檔案管理工作中依然采用傳統的手工記錄方式開展工作。而大數據技術的應用離不開硬件的支持，所以要重視基層基礎設施的配置。

（二）人社檔案管理制度不完善

我國社保業務開展較晚目前社保相關的法律法規還不完善。雖然相繼頒布過一些相關法律法規，但是針對檔案管理方面的法規很少。這就導致人社檔案管理工作缺乏制度保障。另外，相關單位不重視社保檔案管理工作，多疑相關制度一直不完善，缺乏健全的監督機制。這樣會嚴重影響人社檔案管理工作的可持續發展。

（三）人社檔案管理工作人員綜合能力有待提升

在人社檔案管理工作中工作人員為主體，相關工作人員的工作能力直接影響著管理工作的整體水平。但是現階段人社檔案管理工作缺乏專業的工作人員，大部分工作人員缺乏檔案管理專業知識。更明顯的一個問題是，相關工作人員的信息處理能力較低，這就無法實現大數據技術在管理工作中的應用。

三、大數據時代下提升檔案管理水平的措施

（一）提升對檔案管理工作的重視度

不論在什么時候想要提升檔案管理水平都需要先樹立檔案意識，重視檔案管理工作。檔案管理相關單位必須要認識到檔案管理工作的重要性與必要性。同時要認識到大數據技術在檔案管理工作中應用的意義，要將檔案管理工作納入重點工作范圍。

（二）不斷完善檔案管理制度

在檔案管理工作中制度的建設和完善十分重要，提升檔案管理工作規范性的前提。所以各單位/企業要結合大數據時代下對檔案管理工作提出的新要求，結合實際的檔案管理工作對現有管理制度進行梳理和完善。同時要針對數字化檔案管理工作建立個性化制度規范，從而為檔案管理工作人員提供制度規范。除此之外，還可以建立檔案工作人員考核機制和相應的激勵機制，以此提升檔案管理工作人員的工作積極性與創造性。

（三）檔案信息化建設

在大數據時代下傳統紙質檔案的管理方式必然要做出一些改變，相關部門要加快電子檔案的轉換進程。可以尋求第三方專業機構的幫助實現紙質檔案向電子檔案的轉換，從而實現檔案的數字化。并且利用計算機網絡技術對電子檔案進行分類，編碼以及歸檔。此外，還要采取有效措施不斷促進紙質檔案與電子檔案管理服務的一體化進程。可以利用大數據技術建立檔案資源數據庫，實現各個部門之間檔案數據的共享。這樣不僅能夠提升檔案管理工作水平，還能夠充分發揮檔案的大數據價值。

（四）提升檔案管理人員的綜合水平

單位/企業要重視檔案管理的人才培養，可以根據實際情況引進專業人才。同時要重視現有檔案管理工作人員的培養，定期組織培訓讓相關工作人員參加。加強大數據技術的普及與培訓，提升檔案管理工作人員信息處理能力。從而打造一支高水平的檔案管理人才隊伍，提升檔案管理工作水平。

四、結束語

綜上所述，有關部門必須要做好檔案管理工作。大數據時代背景下，網絡信息技術對各個行業影響深遠，檔案管理工作也需要不斷進步，以此達到大數據時代對檔案管理工作提出的新要求。本文首先對大數據時代下檔案管理工作的特點進行了說明；其次分析了以人社檔案為例，在檔案管理工作中存在的問題，最后提出了有效措施。希望通過以上分析能夠有效提升檔案管理工作水平。