醫院合同管理內部控制研究

李瑞華　郝義彬　壽紀霞

關鍵詞：合同管理? 內部控制? 醫院內部控制

為深入了解醫院合同管理內部控制存在的問題，文章通過案例研究的方法，依托某醫院合同管理情況審查工作，以期發現醫院現行合同管理過程中存在的問題。

一、合同內部控制管理現狀

醫院為加強和規范合同、協議的管理工作，制定合同管理辦法，明確相關管理部門的職責和權限，防范相關財務風險和法律風險。合同管理辦法主要包括以下內容：

（1）凡以集團或醫院名義對外發生的有管理責任和經濟活動的任何事物，均應簽訂合同或協議。

（2）訂立合同或協議時，必須遵守國家的法律法規，貫徹平等互利、協商一致、等價有償的原則。

（3）合同或協議均應采用書面形式。

（4）需要參與合同、協議簽訂的科室或部室在審核合同時，必須全面了解相關法律內容，嚴格按照程序，必要時由集團或醫院法律顧問給予咨詢、指導、訂立、履行等工作。

（5）對外簽訂合同必須是集團、醫院法定代表人，法定代表人可委托代理人對外簽訂合同，但須有法定代表人的授權委托書，委托代理人在授權范圍內行使對外簽約權。

（6）任何職能部室、臨床科室或個人不得以集團、醫院、科室或個人名義對外簽訂任何本管理辦法管理范疇內的合同或協議，無權或越權行為人所訂立的合同由該行為人自行承擔一切責任，醫院工會合同的簽訂、履行、保管也需遵照本管理辦法執行。

（7）在科研過程中發生有關服務、管理及經濟行為，按照醫院科研管理的具體要求落實。凡以科研經費進行采購需納入管理的固定資產，需要根據采購預算按照醫療集團招采標和采購管理辦法的有關要求招標采購，合同的主體和采購資產的所有權均為該項目課題負責人所在的單位。

（8）合同或協議原件醫院至少簽訂四份，項目責任部室、財務部、辦公室、審計辦公室必須保留原件。合同或協議有正副本之分的，要求至少簽訂2正4副合同或協議，正本分別由項目責任部室和辦公室保存，如有特殊情況無法簽訂四份的，需責任部門在合同蓋章前附主管院長簽字的情況說明，無法保存原件的部門應留存復印件。

二、合同內部控制管理存在問題

醫院在合同管理方面通過制度約束及定期督導，在業務活動管理方面已經逐漸規范，但是通過本次審查工作，發現仍存在以下問題：

（一）合同的簽訂環節

合同簽訂環節在合同內容方面存在：合同基本要素不全、合同有效期表述不統一、部分合同中對有效期的表述存在歧義，既規定自簽字之日起生效又規定具體有效期、合同文本留存空白項、合同內容存在手改現象并且修改處無蓋章的情況。

在合同簽訂程序方面根據醫院規定原則上不允許對義務已履行完畢的工作進行合同倒簽，但在審查過程中仍存在合同倒簽現象;仍存在部室對外簽訂經濟合同未見授權情況。

在合同簽訂權責劃分方面，在糾紛處理方面部分合同選擇仲裁作為救濟途徑，如技術服務合同規定雙方若發生爭議，在協商、調節不成的情況下，可提交仲裁委員會仲裁，但仲裁具有收費高，一裁終局等缺點，可能無法有效解決糾紛。

（二）責任科室合同的保管

按照醫院管理規定：各項目責任科室按照合同管理分工與職責指定專人負責合同相關資料的分類、整理、立卷、歸檔工作。在審查過程中發現部分責任科室的合同由其所屬二級部門分別管理，所有合同信息未做到統一登記，不利于合同的統一管理。

按照醫院管理規定合同原件由辦公室、審計辦公室、財務部、項目責任科室分別備案，但發現部分合同未及時向相關科室備案。同時部分科室內部因崗位輪換或是工作責任變動，在交接工作中只接納其移交合同，沒有對實質事項交接，后者對合同內容毫無知曉，僅對合同進行保管，但不熟悉醫院合同管理辦法內容，導致合同管理不到位。

（三）合同的履行環節

在審查過程中發現存在合同未按照約定進行資金結算的情況，同時存在合同后續管理不當的情況，按照規定合同或協議到期前3個月，責任科室應根據實際情況確定合作是否開展、項目是否需要續簽、是否需要重新招標或重新審議，以確保合同的延續性和服務的連貫性，但實際工作中存在將要到期合同未提出審議意見、業務需要延續的項目無進一步措施或續簽不及時、合同提前終止無協議、合同提前終止未走簽批流程等情況。

針對服務類合同，合同方在履行合同義務時，責任科室未對執行情況、執行效果和監督情況進行登記，導致服務類合同監督記錄不到位;此外，存在收入類合同未按照約定進行執行的情況。

在對設備采購合同審查過程中發現在驗收環節存在中標通知書未能顯示中標設備型號，給后期工作帶來困擾;設備驗收人員未在驗收單填寫“設備資料、附件等是否齊全”、“設備運行情況是否正常”等相關信息，驗收報告驗收信息填寫不全，不利于合同履行情況的追蹤審查。

（四）合同的歸檔環節

在合同歸檔方面存在檔案室合同登記信息不準確，如檔案室匯總臺賬存在合同名稱、歸屬科室、合同有效期等記錄要素登記有誤情況。

醫院合同管理辦法中未對科室留存合同給予明確規范，導致科室普遍反映對于執行完畢合同的留存方式、留存期限、銷毀規定不明確，隨著合同數量的逐年增多，科室合同保管條件、方式將難以滿足合同保管需求。

三、強化合同內部控制建議

（一）完善合同文本簽訂

合同簽訂時，確保合同要素完整、合規;在合同有效期方面，應準確表述，避免合同有效期存在歧義，嚴禁合同存在雙有效期現象;留意“其他約定事項”等需要補充填寫的欄目，如不存在其他約定事項時需注明“此處空白”或“無其他約定”，防止合同后續被篡改;合同簽訂后若仍需對合同條款進行修改，應當另行簽訂補充協議;合同簽訂日期應保持一致，避免簽字空檔期產生的潛在風險;嚴格按照醫院合同管理辦法規定，避免倒簽合同現象的發生及非授權人員簽訂合同現象的發生;切實加強合同的管理，避免唯一設備重復簽訂采購合同;嚴格按照科室工作范圍履行合同管理責任，科室應避免超業務范圍對外簽訂合同;對于已簽的跨職能、跨專業采購合同應及時向相關職能部門移交和備案，便于后期管理;合同履行涉及多個部門時，應由主管部門負責牽頭，協調相關部門共同管理;在合同糾紛處理方面建議選擇訴訟程序;為進一步加強對項目雙方的監督管理和警示提醒，建議乙方（特別是涉及利益往來的工程的承包商或供應商）在簽訂合同的同時簽訂廉潔從業承諾書。

（二）加強責任科室合同保管

責任科室應加強合同管理，臺賬要素要全面、準確，并做到專人存放、保管、登記、備案，以便于合同相關事項的跟蹤和追溯，從而維護醫院權益;針對跨科室合同移交遺留問題，建議雙方責任科室進一步溝通落實;科室內部合同交接，合同管理員應重視交接前已簽合同的管理，并加強對合同管理相關制度的學習，以保證合同管理工作的合規性和連貫性。

（三）規范醫院合同履行

遵照合同約定，避免提前支付款項;定期進行回顧，對3個月內將到期的需要延續業務的合同及時開展對合同事項的評估，明確該合同的處理方案，及時向院領導提交處理意見，保證合同的延續性和服務的連貫性;針對未過期合同或協議，需要終止或需要更換合同方時，責任科室應及時與原合同方簽訂解除協議，避免產生經濟糾紛，損害醫院利益，同時，終止協議要經過醫院簽批流程;對形成醫院收入的合同，應進一步加強相關收入的催繳，維護醫院利益;針對維保類合同，責任科室應加強對大型設備的維修、維保進行跟蹤記錄;同時，針對維保協議建立設備定期維護提醒機制，避免對方減少設備維護次數，給醫院造成利益影響;規范設備驗收程序，責任科室應貫徹落實驗收責任，據實、完整填寫設備驗收單;建議招標公司優化中標通知書。

（四）優化合同移交及歸檔

建議醫院制定統一的合同管理相關規定，明確科室合同留存方式、留存期限、銷毀程序;在充分調查的基礎上可考慮購買合同管理系統，通過信息化管理方式，使相關科室能夠通過該系統快速、便捷地找到合同信息，同時避免留存大量合同，提高合同管理效率與準確性。

參考文獻

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