酒店采購環節內部控制研究

北京克拉美酒酒店管理有限責任公司

采購成本是酒店綜合成本體系中的重要一環，經濟新常態下，酒店的利潤獲取空間被不斷壓縮，但經營發展所需成本卻不斷攀升，但很多大型酒店內，采購成本管控的壓力也一直較大。采購環節內部控制雖然能夠對酒店進行成本控制提供一些幫助與積極影響，但這一效用發揮的前提與基礎是該層面內部控制工作可以較為良好的開展。正因如此，探尋出酒店更好進行采購環節內部控制相關工作開展的一般性路徑也極為必要。

一、酒店采購環節內部控制概述

現代酒店持續經營中需要不斷地進行各種物品的采購，且采購環節相關工作開展好壞對酒店基礎服務的提供，自身的發展等層面都會產生直接影響。全面成本控制理論下，酒店采購成本管控的重要性不言而喻，基于內部控制視角對采購環節相關工作開展進行審視時則可以發現，采購環節內部控制工作也需要在一個良好的狀態下進行，采購環節內部控制能力與水平高低與否更是會對整體上的內部控制體系運轉產生直接影響。正因采購環節內部控制較為重要，如何處理好或開展好采購環節內部控制工作也是酒店管理層需要思考的現實問題。

二、酒店采購環節內部控制中存在的問題

(一)內部控制權責關系不明

雖然采購環節內部控制極為必要，但很多酒店并未認識到這一點，部分酒店雖然正在進行著采購環節內部控制相關工作的開展，但具體內部控制活動開展缺乏良好的制度予以支撐，采購環節內部控制權責關系也并不明晰。例如，某酒店內雖然較為注重采購環節內部控制工作的開展，但財務主管，采購主管等都被看作是實際意義上的內部控制主體，但實際內部控制工作開展中，相互推諉的現象時有出現，采購環節內部控制工作開展的也極為松散。一旦采購環節內部控制的權責關系長時間無法明晰，采購環節內部控制的內在環境會變得越來越差，這一層面的內部控制能力自然無法得到有效提升。

(二)缺乏完備的采購資金預算體系

很多酒店并未確立出與采購環節相關工作開展直接相關的預算體系，雖然整體預算中一般會對采購預算規模進行確立，但與預算執行、監督、預算目標達成評價直接相關的工作并未較好開展，缺乏完備的采購資金預算體系這一問題也格外顯著。采購環節內部控制的進行實際上對預算有較強的依賴性，很多企業內，財務環節內部控制的進行也將預算作為一個基礎性媒介。酒店雖然與一般性企業存在差異，但采購環節內部控制工作開展的目標基本相同，如若無法確立出較為完備的，與采購環節直接相關的預算體系，采購環節內部控制工作開展的有效性在提升上也會十分困難。

(三)采購風險防范應對機制缺失

采購工作開展中實際上會帶有一定的風險，特別是很多酒店尚未就物品采購等與供應商之間達成穩定的采買關系時，采購人員無法對所采購的物品質量予以較好保障時，采購風險很容易順勢產生。現階段，鮮有酒店能夠基于內部控制的視角，在采購環節相關工作開展中進行采購風險的防范和應對，采購風險防范應對機制也處于缺位的狀態之中。這一因素影響下，不僅酒店采購環節的整體風險性會大為提升，采購環節內部控制工作開展中也會受到風險因素較高這一問題的影響。更為嚴重的是，一旦采購風險產生，這一層面的內部控制工作開展壓力也會攀升，長遠來看，這也不利于采購工作與采購環節內部控制工作的健康開展。

(四)采購流程規范性不足

絕大多數酒店對采購工作規范性開展事宜缺乏應有關注，在部分規模較小的酒店之中，采購工作甚至由一般性財務管理人員負責。不僅如此，很多酒店對于市場開拓，服務質量提升等事宜明顯更為關注，成本集約意識相對淡薄，其對采購環節內部控制缺乏全面認識時，采購流程的規范一直都沒有引起管理層的重視。由于采購環節內部控制制度的缺失，加之采購流程規范性明顯不足，采購環節相關工作開展上的隨意性便相對較強，很多采購人員也缺乏規范化開展采購工作的意識。久而久之，酒店采購環節內部控制工作開展的壓力也會不斷上升。

三、酒店采購環節內部控制工作更好開展的建議

(一)確立采購環節內部控制制度

酒店采購環節內部控制工作的更好開展需要有堅實的制度予以支撐，因此，酒店管理層需要在充分掌握采購環節內部控制實際狀況與需求的基礎上，進行相應制度的建設嘗試。例如，杭州下沙凱恩戴斯酒店在2015年將采購環節內部控制的權責關系，基本內容，預期目標等在制度中進行了較好細化，并指派財務總監充當采購內部控制監督的第一責任主體。通過制度建設上進行的努力，凱恩戴斯酒店采購環節內部控制各項工作均有條不紊的開展，制度為基礎的良好采購環節內部控制環境形成也較好帶動了采購環節內部控制能力的提升。

(二)構建采購資金預算管理體系

從財務層面進行采購環節內部控制工作的開展較為可行，這種做法更加可以大為提升采購工作開展的條理性。具體來說，酒店可以進行采購資金預算管理體系的構建，通過采購預算規模、預算管理目標的確立，對采購人員的采購工作開展形成一定指導和約束。例如，某大型酒店不僅進行了采購預算指標的確立，更加借助滾動預算法的應用定期對采購預算執行狀況進行了常態化監督，不同時期預算指標達成度也與采購人員績效考核聯系在了一起。得益于這種創新嘗試，近幾年，采購成本年增長幅度基本被控制在了6.65%以內，通過預算管理體系的構建來進行采購環節內部控制的做法也可以被其它酒店借鑒。

(三)建立采購風險防范應對機制

建立采購風險防范應對機制是酒店加強采購環節內部控制的不二選擇，采購風險本身具有不可被完全消除的特點，作為服務業中的主體，采購風險一旦產生也會對酒店服務能力乃至形象等產生較多負面影響。為此，酒店管理層需要基于內部控制的視角，在采購環節內部控制進程中進行采購風險防范應對機制的構建。例如，武漢市某星級酒店并通過定期抽查采購物品質量，對合作方進行信用管理等策略，較好地進行著采購風險的防范事宜。其更是通過對采購風險進行預估，進行了采購風險預案的制定，這種做法不僅大為增強了采購環節內部控制工作的體系性，采購環節內部控制相關工作的開展也能夠為財務風險系數的降低起到很大幫助。

(四)提升采購工作開展的規范性

很多酒店內采購工作開展的規范性明顯不足，“內部人”現象更是時有出現，新時期，酒店在采購環節內部控制工作開展中要注重采購工作開展流程的規范，借助內部控制建設的契機，將采購工作開展的規范性提升同采購環節內部控制工作水平提升較好聯系在一起。具體來說，酒店可以將采購通過開展的基本流程在采購制度中予以明確，并借助內部控制層面中的評價、監督性工作開展，對采購環節相關工作開展是否規范等事宜進行對應的評價與監督式控制。借助內部層面的流程規范，外部層面的評價監督，酒店采購環節內部控制的全面性也能夠得到提升，這也有利于采購環節內部控制水平的不斷提升。

四、結語

酒店內核心管理層不僅要對采購環節相關工作的開展給予重視，更加需要對采購環節內部控制工作的開展給予關注、支持，在營造出較好的采購環節內部控制環境后，將具體的內部控制活動落實到實處。值得注意的是，不同酒店在采購環節內部控制工作開展中的實際狀況與需求不盡相同，很多內部控制問題產生的原因也存在差異。基于問題解決的視角進行采購環節內部控制問題解決時，也要遵循從自身經營管理實際出發的基本原則。