淺論ERP系統的財務應用及實施條件

浙江新源華化學品有限公司

企業基于ERP系統實現了財務管理網絡化、數據共享和信息實時傳遞，并將財務監督、財務預測和控制職能嵌入到各項經濟業務之中，實施ERP系統對于企業來說至關重要，筆者認為ERP系統是現代企業管理的重要工具，是企業會計核算和監督、成本管理、預算管理、績效評價、財務決策的重要支持，是財務管理思想在企業中的具體應用，它為企業內部控制目標的實現提供了合理保證。

一、ERP系統的主要財務會計應用

(一)運用ERP系統可提高會計信息質量

實行ERP系統后，各項數據實現共享，避免各部門重復采集，減少人為操作差錯，財務核算的模式也發生了改變，財務人員根據業務數據形成財務信息、審核后生成會計憑證，系統記錄了每筆經濟業務的全過程，可進行全程追溯，各崗位都基于同一系統規范化處理各自的數據，減少隨意性。比如，銷售部門與客戶簽訂銷售合同，合同標的和數量是倉庫的發貨指令，在倉庫實際出庫后是財務的開票依據(或者倉庫根據財務開票的品名數量進行發提貨)，在財務開票并審核后形成會計憑證，成為財務報告銷售收入及成本的基礎數據，數據在企業各部門高效流轉，節約管理成本的同時，提高了數據的可靠性和及時性。

(二)運用ERP系統可提高財務管理的預測職能

傳統的財務會計常常重點關注核算職能，是事后諸葛亮，缺乏前瞻性，主要原因是財務往往根據歷史的經濟數據進行核算，失去了為經濟業務提供財務決策的先機，這樣帶來的結果是滯后和非常被動的。運用ERP系統，可以將財務的預測職能嵌入到業務的流程當中，可以建立財務預測模型進行事先財務可行性分析，如銷售合同簽訂前，財務可以綜合采購計劃、采購成本(或生產成本)、結算條件、資金需求、稅收影響和費用標準等要素參與合同業務的財務預測，提供有利于企業價值最大化的財務建議，避免錯誤或不經濟的銷售決策，真正發揮財務的預測職能。

(三)運用ERP系統可提高財務管理的監督職能

財務監督是企業經濟業務的一道安全保障，將企業管理各崗位的工作職責進行流程化處理，將不相容的職務在程序上進行分離設置，設人設崗，相互制約，利用數據中心實現企業信息的實時傳遞共享，讓管理者根據級別和管理范圍擁有相應的權限，實現動態跟蹤管理，發揮監督職能。比如：采購流程當中，采購人員負責簽訂采購合同，倉庫保管人員根據實際收貨品名和數量入庫，檢驗人員負責質量檢驗并出具檢驗單，財務人員根據采購合同、入退庫情況、檢驗單等監督采購發票結算和資金支付，將這些崗位編入流程管理，運行監督機制，規避采購業務風險，可使得經濟業務更符合公司利益，避免事后難以補救的風險。

(四)運用ERP系統提高成本管理水平

現代成本管理的理念更注重于成本控制，更傾向于規劃性的成本控制，從產品制造成本向產品總成本管理轉變，從靜態成本向動態成本管理轉變。ERP系統將企業分布于各部門的成本信息進行了動態、全面、準確的收集和反饋，并將各成本對象和成本項目運用科學的成本管理方法進行程序化處理，企業根據實際情況因地制宜地選擇合適的成本管理方法。如作業成本法，ERP實施的過程中進行成本管理系統化的調研、分析、培訓，進一步提高管理者對企業資源、成本及動因的認識，消除不必要的作業，利用作業成本法下的本量利決策和產品盈利性分析支持企業經營決策，是理論指導實踐的過程。

(五)ERP系統可提高企業全面預算的管理水平

企業預算管理具備全員參與，業務全面覆蓋，流程全程跟蹤的特點，在編制、審批、執行、控制、調整和監督考評的系列過程中都需要信息全面快速準確的傳遞，ERP系統是各崗位的工作平臺，具備第一手的基礎數據，并通過大數據的處理功能在預算各環節都會有積極地貢獻。比如企業將制定的預算數據分項采集到ERP系統之中，進行明細分解，實際執行時可與相應項目的預算數據進行比對，跟蹤預算執行進度加強預算的過程控制，對于剛性預算實行嚴格超支控制，對柔性預算及時反饋，供決策者商議調整。

(六)ERP系統是企業績效評價的主要數據支持

績效評價是為了企業提升管理水平和管理質量，增強企業的持續發展能力，但是績效評價卻經常因為評價數據的準確性、及時性和詳盡程度等方面的原因而缺乏說服力，情況嚴重可能起不到激勵作用，甚至有時會造成被激勵人消極的工作態度，直接或間接影響企業戰略目標的實現。ERP系統的數據中心有企業多年經營的數據，有助于企業決策層制定企業績效指標、評價方法和評價標準時進行參考，更符合企業的實際情況；根據評價標準動態反應評價指標的完成進度及其差異程度，有助于企業管理者和被評價對象掌握信息，及時應對，達到考評目的；詳盡的記錄數據是績效評價報告的基礎，有助于各項指標的統計計算，更具說服力。比如：客戶的應收賬款回款指標，可根據ERP系統計算出客戶的逾期付款比率，實際回款天數等指標，傳統財務方法計算的這類指標往往不符合成本效益原則，或者是計算的指標不準確。

二、成功實施ERP系統的條件及對策

(一)企業最高決策層具有現代管理理念

實行ERP系統不僅需要經濟上的投入，更重要地是需要最高決策層有先進的管理思想，有意愿通過ERP系統對現有業務流程進行優化和調整，通過實施ERP系統來提升管理水平，而不是僅僅希望通過ERP系統來模擬原來的業務流程。系統的實施需要與企業決策層達成共識，取得管理理念的認同，由最高領導者持續擔任項目的協調人，及時解決流程改造、權限調整和利益分配等問題，同時也要避免最高決策層或領導者個人提出不符合ERP理念的需求，數據并行達到預期效果后，能夠果斷縮減原有操作流程，減少重復的工作。

(二)具備專業的企業內部技術和管理團隊

具備專業的企業內部技術和管理團隊，這對ERP系統能否逐漸完善并穩定運行至關重要，外部實施人員對企業自身管理需求理解不及企業內部團隊；系統交付后有時考慮成本效益原則外部人員會撤離企業；原有業務模式發生變化導致需求及流程的調整；企業日常運行過程中產生新的管理需求等。內部團隊的核心人員具備熟悉企業管理需求、財務會計知識和信息技術，要有能力解決日常應用出現的問題，有能力逐漸完善各項功能，可協調溝通系統和管理方面的需求。

(三)加強全員培訓

ERP系統不是個別部門和部分人員能夠完成的，因為它的存在依賴每個終端，需要對全員進行應用培訓，但更重要地是改變員工的思維方式和行為方式，培訓全員能夠認同并會使用ERP系統是成敗的關鍵。需要分層次、分內容進行系統的培訓，并建立完整的培訓知識庫，統一員工的認識，提升管理理念和技術技能。

(四)保障系統和數據安全性

主要是指系統故障、數據泄漏和丟失的風險。在互聯網時代，ERP系統大多數通過廣域網連接，給企業帶來方便的同時也提高了安全防護的難度，企業需要建立專業隊伍，提高技術水平；系統運行過程中，也會因為工作人員惡意串通、徇私舞弊等人為問題導致損失，企業需要建立定期數據自檢和系統內部審計等監督機制來防范；對于數據丟失的風險，則通過定期數據備份和改善服務器等設備的性能來解決。