基于信息共享下的網上報銷系統研究與實踐

浙江機電職業技術學院

國務院印發的《國家職業教育改革實施方案》明確指出，隨著我國進入新的發展階段，產業升級和經濟結構調整不斷加快，各行各業對技術技能人才的需求越來越緊迫，職業教育重要地位和作用越來越凸顯，必須牢牢把握發展機遇，對接科技發展趨勢和市場需求，深化辦學體制改革，建立健全信息化建設等標準，引領職業服務發展。為了實現這一目標，學校必須深化內涵建設，完善治理結構和管理體制，不斷提升辦學條件，加強融合新一代信息技術的基礎設施建設。

財務數據作為學校做出科學合理化決策的核心依據，對學校未來的發展規劃，教學科研和各建設項目的資金投入起著非常關鍵的作用。而網上報銷平臺承擔著財務部門最底層的基礎信息收集任務，其運行效率和覆蓋面直接決定了財務部門反饋信息的及時性、準確性和完整程度，學校制度在執行過程中所展現的部門工作協同性，各項資源的合理配置和業務風險控制，進一步體現學校的信息化管理水平。

一、網絡報銷平臺建設的必要性

隨著互聯網+、大數據、云計算等新一代信息技術的普及，學校的信息化建設也從原來的數字化校園漸漸過渡到智慧校園模式，學校內部信息資源的共享和配置逐步集中、合理。財務部門作為學校管理工作的核心組成部分，傳統的柜面報銷已無法適應日常管理的需要、滿足廣大教職工的服務需求。

(一)財務系統集成程度低

目前，許多學校財務部門運用的工資系統、財務核算系統、資產管理系統、收費系統、支付系統等都相互獨立，由不同的單位負責開發，各業務系統之間缺乏統一的數據標準，數據互通程度低，形成各種信息孤島。致使財務人員在不同系統之間重復操作，由于相同數據缺乏統一的編碼規則，數據錄入時常常容易出錯，不僅增加了工作人員復核的難度，也嚴重影響了財務信息的準確性。

(二)報銷審批效率低

A大學的經費審批實行財務“一支筆”制度，學校領導、部門領導和項目負責人在不同報銷額度內擁有不同的審批權限，由于目前學校兩校區辦學，多位領導兼任教學、科研等工作，事務繁忙。當某些報銷單需要不同部門領導或校領導審批時，常常出現審批領導在出差、開會、上課等公務活動，一張大額報銷單經常需要跑好幾趟，等待多日，這明顯與省委省政府提出的“最多跑一次”服務相違背。

(三)預算控制落實難

A大學尚未推行預算管理系統，采購審批單依舊采取紙質審批模式，無法對處于“在途”的采購預算金額在財務核算系統中進行控制，由于采購過程和報銷存在的時間差問題，常常出現個別項目超預算審批。

另外，報銷經辦人一般非部門預算編制人員，對于部門經費的使用方向和預算無法做到清楚了解，在實際報銷業務中，只看哪些項目尚有預算余額，便把項目編碼填入報銷單，“張冠李戴”現象時有發生，致使預算和支出不對應，降低預算控制的準確性。

二、網上報銷系統的功能需求

網上報銷系統使得日常的報銷工作從柜面模式轉變為不等候報銷方式，報銷人只需把報銷單送達指定位置，不需要在報賬大廳排隊等候，大大節省了全校師生的時間。為了做好網上報銷工作，系統至少要包含財務信息模塊集成、網上報銷模塊等基礎功能。

(一)財務信息模塊集成

網上報銷系統是學校財務對外服務的一個主要窗口，是財務信息化建設的有機組成部分，通過集成財務管理、酬金管理和支付系統等應用，共享不同應用中的信息資源，優化辦事流程，實施從預算控制、財務報銷、借款沖賬、決算分析等全過程管理。

(1)實現與財務系統集成：通過與財務系統對接，報銷人在網上填制報銷單時，選取的項目受部門、和預算余額控制，非本部門或本人項目無法選取，超過預算余額的報銷無法保存，網上報銷人制單后，審批流程完成，只需將報銷確認單送至指定地點，財務部門可直接從網上報銷平臺選取報銷信息，自動生成憑證導入財務核算軟件。

(2)實現與酬金管理系統集成：通過與酬金管理系統的對接，報銷人給項目組成員或外請專家、學生發放勞務，可直接從酬金系統獲取相關身份信息和銀行卡資料，網上報銷平臺上新添加的身份信息也可以同步到酬金系統中，避免下一次的重復錄入。

(3)實現與支付系統的集成：通過與支付系統對接，報銷人在網上報銷平臺提交的報銷信息經過審批后會自動推送到支付系統，出納根據生成的會計憑證及報銷人提交的相關信息，直接通過支付系統轉入公務卡或指定的銀行賬戶，實現無現金報銷，節省時間，降低財務風險。

(二)主要業務模塊需求

報銷業務：網上報銷系統服務的主要對象是全校師生，軟件開發時應以用戶體驗為中心，這對于系統的推廣及運行效果至關重要。報銷人可通過向導式操作模式，完成整個網上報銷業務流程，包括選擇預算支出項目，選擇日常經費、差旅費、借款、設備購置等相關業務模板，錄入報銷內容、收款人及賬戶信息，根據業務模板所對應的要求提交相關附件，提交財務審核，審核通過后自動進入網上審批環節，最后打印確認單。

在預算控制方面，選擇預算支出項目環節，應能把該項目負責人的所有項目及余額顯示出來，并能提示選中項目可用于哪些業務支出，是否已經存在借款，是否需要沖賬等功能，便于師生做出合適的選擇。

財務審批：學校使用的大部分都是財政性資金，在預算支出審批環節相對嚴格，每一筆報銷業務審批一般涉及報銷人、證明人、項目負責人、部門領導、校領導等多個審批人，審批人根據報銷的原始單據判斷支出是否合理，項目負責人可依據實際情況修改報銷明細和報銷金額，對于不合理的報銷業務還可退回報銷人重新修改。網上報銷業務審批不受時間和地域的限制，只需要有臺能上網的電腦或者手機，就可以完成財務審批的整個流程，提高了工作效率，消除了報銷人往返多次簽字流程產生的抱怨情緒。

收單及支付：報銷人在網上報銷平臺填寫報銷業務相關信息后，經過財務人員審核，項目負責人、部門領導及學校領導審批同意后，打印報銷確認單。把原始票據和報銷確認單放入信封送到指定地點，由于信封已密封，報銷人信封投遞后無需等待，可自行離開，投遞柜的密碼鎖和監控設備確保了票據的安全性和完整性。財務人員定期從投遞柜中取出報銷憑證，根據財務制度對報銷內容和提供的票據進行復核，校對無誤后即可完成收單工作。

財務人員根據網上填報的報銷明細信息，調整對應的經濟分類科目和修改摘要等內容，通過軟件接口自動生成會計憑證，導入財務核算系統中，并通過支付系統把報銷金額轉入收款人賬戶，最終完成報銷業務。

三、結論

網上報銷系統實現了學校內部多系統間的數據共享，加強了部門之間的工作協同，大大減少了師生在傳統報銷業務上所花費的時間，進一步提高財務人員的辦事效率，完善了財務信息化管理系統，徹底改變了財務人員傳統的手工記賬、報賬的方式，轉變為由報銷人手工多點錄入和財務線上自動處理的業務一體化流程，把柜面財務人員從核算型逐步向管理型過渡，提升財務部門的整體業務水平。