高校科研項目檔案管理淺議

【摘 要】 本文針對高校科研項目檔案管理中存在的問題，提出了推進高校科研項目檔案管理良性化發展的對策建議。要確立科研課題項目負責人的主導地位不動搖;檔案管理人員要擺正自己的位置，演好自己的角色;建章立制，完善校內管理制度;為科研項目檔案建設專用庫房;驗收時慎用否決權;整理組卷講方法;后續管理緊跟上;檔案檢查常態化;運用現代技術搞好宣傳和開發利用;培訓檔案人員提素質，運用獎勵手段促士氣。

【關鍵詞】 高校;科研項目檔案;管理;對策建議

高校科研項目檔案是指高校科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料。是高校開展科學技術研究活動的真實記錄，是高校科學技術儲備的一種形式，是一項重要的信息資源，是高校的寶貴財富。高校對自身開展的科技研究都十分重視，對由其形成的檔案資料一般都建有專門的庫房，但在檔案管理上大多還是停留在收集紙質檔案、整理紙質檔案、存儲紙質檔案的階段，距國家檔案管理要求還有相當的距離，還有許多需要改進的地方，還有許多需要完善的內容。

一、高校科研項目檔案管理中存在的問題管窺

1、科研工作和建檔工作實行“四同步”管理有缺失

早在1987年3月，國家科委、國家檔案局關于印發《科學技術研究檔案管理暫行規定》的通知中明確：“下達計劃任務與提出科研文件材料的歸檔要求同步;檢查計劃進度與檢查科研材料形成情況同步;驗收、鑒定科研成果與驗收、鑒定科研檔案材料同步;上報登記和評審獎勵科技成果以及科技人員提職考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。”事實上，高校科研項目檔案的管理很難做到這一點，前兩點基本上可以做到，后兩點做到的不多，主要原因是：重成果，輕檔案。高校中從事科研崗位的一線老師許多對檔案知識了解的不多，對檔案的價值和作用認識不足，認為開展科研項目的一些過程性的研究資料沒有必要保存，對檔案資料的收集、整理、保存感到非常麻煩，甚至提出：不要過程，只要結果，結果就是成果。

2、實施歸檔文件材料的“五階段”有瑕疵

按照《科學技術研究檔案管理暫行規定》要求，開展高校科研項目檔案管理的歸檔應當包括科研準備階段、研究實驗階段、總結鑒定驗收階段、成果和獎勵申報階段、推廣應用階段等五階段，彼此之間相應支撐材料應當是一環連著一環，環環相扣，緊密相連，中間不應存在斷檔、漏項、缺損等事項，事實上，做到保有五階段完整檔案資料的不多，很多都存在后補備檔材料現象，特別是研究實驗階段和總結鑒定驗收階段尤其明顯。

3、開展合作研究的科技項目檔案資料收集時存在推諉扯皮現象

高校之間相互開展科技合作研究呈逐漸增多趨勢，主研單位出于種種原因考慮，對參研單位參與研究的項目中，在簽訂責任書、合同書時資料保存上不夠明確、強調不夠，造成參研單位在研究過程中，不注意資料的收集、積累和保存，造成研究過程中的很多資料匯交不齊全，資料保存存在這樣那樣的問題，不連貫、不完整、缺東少西現象成常態，無法恢復其研究過程的連續性和完整性，有的失去后再也沒有辦法補齊資料，成為永久性的缺憾。

4、科研人員與檔案人員站位不同、認識不一，容易引起爭議

科研人員和檔案人員共同開展科學研究工作，是同一個戰壕里的戰友，是相互協作、相互提攜、共同謀劃、共同推進科學研究的同事、同一責任人，并肩戰斗的摯友，在同一課題負責人主持下開展工作的朋友，工作只有分工的不同，沒有高低之分。但調研發現，大多時候完成工作的雙方配合并不如愿，有些科研人員認為檔案管理人員不懂技術業務，在科學研究中是可有可無人員，十分不情愿接受檔案管理人員的意見，甚至有的科研人員對檔案人員的建議毫不理睬，嫌檔案管理人員事多、易挑刺;認為在科研中交給你什么，你就管什么等等;事情反復數次，容易發生不和睦，起爭端。

5、科研項目檔案被塵封，無法開發利用

檔案價值的一個重要方面應當是開發利用，檔案如果收集、整理后一直躺在檔案室被塵封，就失去了建立檔案原有的意義。科研項目檔案的意義重在收集，更應重在開發利用。科研的價值不是將成果束之高閣，而是利用推廣，進而普及，進而為大眾知曉、掌握、利用，科研者本身搞科研的目的也是為人類服務，在生產、生活等領域被利用。高校科研活動的成果就是要和生產、生活相結合，走進企業、走進田間地頭，創造價值和使用價值，如果長期被塵封，就失去了科研本身的意義。

二、推進高校科研項目檔案管理良性化發展的對策建議

1、確立科研課題項目負責人的主導地位不動搖

搞科研，和我們平常的工作是一樣的，都要有一個主要負責人。科研課題主持人就是我們日常工作的部門負責人，課題從立項開始，到成果獲得時結束，課題主持人的地位應當是撼不動的，要簡政放權，放手讓課題人去管理、去創新、去思考課題的整個計劃，用什么人、怎么用、分配什么任務、達到什么要求、做到什么程度、起到什么效果、交什么答卷都應由課題主持人一錘定音。

2、檔案人員在科研項目檔案管理中要擺正自己的位置，演好自己的角色

客觀地說，在科研項目的整個過程中，相較于項目科研的直接參與人員來講檔案人員應當是輔助地位，是配角，盡管法律法規賦予我們有職有權，必要時有否決權，但并不是輕易可以使用的。這就要求檔案管理人員一定要擺正自己的位置，演好自己的角色，當好參謀，議準內容，堅持做到有所為有所不為，原則問題不讓步，非原則問題不計較，多奉獻、多付出，忍辱負重，不把自己作為領導去發號施令，多把自己作為團隊一員去默默地奉獻，以功成不必在我，功成必定有我的豪邁、豁達心胸去面對問題，解決問題，不爭功、不爭利，不頤指氣使，就能出色地完成任務。

3、建章立制，完善校內管理制度

法的作用，在于止紛止爭。制度的作用，在于約束行為。搞科研，出成果，是一個人、一個團隊夢寐以求的夙愿，也是一個單位的夙愿，單位為了科研人員快出成果，多出成果往往會出臺很多制度和與之配套的辦法、措施，多鼓勵、多激勵、多鞭策，但通觀制度，這些內容多在實施初期為多。而校內制度多沒有做深思熟慮的思考和做長效性的打算，往往是一攬子把擔子壓在了課題主持人身上。按照《高等學校檔案管理辦法》規定：“高校檔案工作由高等學校校長領導”，“分管檔案工作的校領導協助校長負責檔案工作”。由此，學校應當對建章立制當仁不讓，制定《科研項目檔案收集歸檔規定》《科研項目檔案管理規定》《科研項目檔案借閱規定》《科研項目檔案的開發利用》及《科研項目檔案保密管理規定》等。

4、科研項目檔案應當建有專用庫房

《科學技術研究檔案管理暫行規定》第十一條規定：“科研檔案應有專用庫房保管。絕密級科研檔案必須嚴加保管。檔案庫房門窗要堅固，庫房內必須保持適當的溫、濕度，并有防盜、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。對破損的檔案，須及時修復。”因為，科研項目研究數據和成果是多個人，多個團隊多少年心血的結晶，是不可復制的高規格數據集成，一旦失密、失竊、被盜、被損，將造成難以估量的損失。

5、驗收慎用否決權

《科學技術研究檔案管理暫行規定》第九條規定：“各單位對已完成的每個科研項目進行鑒定、驗收之前，必須通知本單位檔案部門對準備歸檔的科研文件材料加以審查驗收，科研文件材料歸檔不符合要求的成果項目，不得進行鑒定、驗收。重點科研項目鑒定、驗收，按照專業分級管理的原則，其檔案應由相應的檔案管理部門審查驗收。未經檔案部門驗收的科研項目，各級科技管理部門不予承認。各單位檔案管理部門，對已獲得獎勵或正在上報的科研成果，如檢查發現其檔案不符合要求，有權建議有關部門推遲或撤銷對該項成果的獎勵。”不難看出，《暫行規定》為了建好科研檔案、建成科研檔案做出了此項規定，但是有先決條件的：首先，檔案部門受邀參與審查驗收發現項目文件材料不符合成果項目的歸檔要求，也即有缺陷，需要補充完善至符合要求;其次，重點科研項目優于一般科研項目，一般科研項目應不拘泥于此規定。

6、整理組卷講方法

根據科研文件材料的形成規律，保持其有機聯系和便于利用查考的組卷原則，以及科研文件材料的內容、價值、數量、密級和載體形式等實際情況，將每個研究課題的科研文件材料進行系統整理，組成一個或若干個案卷。研究課題特別是重大科研課題形成的科研文件材料較多，可以組成多卷（即一題多卷），按科研階段或重要程度依次系統組卷，如：管理性文件為一卷，論文和實驗記錄為一卷。

7、后續管理緊跟上

科研項目研究工作任務基本全部完成，技術報告均已定稿，進入科研成果總結鑒定階段后，有的項目已經申請成果專利，進入推廣應用階段;有的項目要報上級有關單位鑒定，沖刺成果獎;此時可以說所有科研項目文件均已呈現在眼前，此時應予以全面審查，發現問題，立即整改，通過各種控制手段和收集方式，確保科研文件材料的完整、齊全和準確、有效。即使取得成果的項目，學校檔案部門也應做好后續的保管，防盜、防火、防腐、防光、防有害生物、防污染等工作。

8、檔案檢查常態化

一項科研項目，從立項開始到歸檔管理，要經過最起碼的五個階段，對于每一個階段形成的檔案資料，都不能掉以輕心，都要一步一步收集整理，做到工作嚴謹，科研工作與檔案管理工作“四同步”，對各階段的分管領導、機構、人員、設備、經費等記載齊全、系統，做到檔案管理集中統一，保管到位，立卷規范。

9、運用現代技術搞好宣傳和開發利用

如前所述，科研項目檔案管理的重要目的是為了用，而不是塵封，其價值在于宣傳并通過宣傳讓科研成果深入人心、植入民心。如果檔案保管的特別好，而沒被利用，永遠躺在檔案室睡覺，到什么時候它都是死檔案，僅僅是一頁頁發黃的紙張組成的案卷而已。檔案宣傳的對象可以上至學校領導，下至科研普通人員，我們常說讓領導重視我們的工作，怎樣才能讓領導重視，怎樣才能引起領導重視呢？檔案宣傳，檔案的開發利用無疑是最好的手段。檔案工作不重視宣傳、不注重開發利用，他的影響就不會擴大，質量就不會提升，作用就不會增強，地位就不會提高。例如，2008年3.14事件后，中央檔案館及時推出關于西藏問題的系列網絡視頻在中央電視臺播出，不僅全中國，連全世界都看到聽到了西藏問題的歷史真相，得到中央領導同志的肯定，被人們稱贊為“在關鍵時刻，用關鍵的材料，說了關鍵的話”就是典型的檔案宣傳和開發利用的上品例子。

10、培訓檔案人員提素質，運用獎勵促士氣

社會發展的速度，知識更新的手段日新月異，檔案人員知識的一次投入管用一輩子的時代一去不復返了，在現代微機運用代替手工，多媒體、數字、智能風靡的時代，檔案人員必須不斷學習，不斷與時代接軌，才能跟上時代前進的步伐，才能滿足時代發展更好地利用檔案、開發檔案。為方便人們利用檔案服務，推動檔案管理的升級換代，檔案人員必須通過專業培訓來不斷提高素質。

任何工作，經過一段時間的運作，就要進行總結，進行評比，檔案工作尤其如此，對科研檔案工作做出成績的個人，應當按照《科學技術研究檔案管理暫行規定》要求給予表彰和獎勵，達到獎勵一個，帶動一片的效果和目的。

【參考文獻】

[1] 科學技術研究檔案管理暫行規定.

[2] 高等學校檔案管理辦法.

[3] 科學技術檔案工作條例.

[4] 科學技術研究課題檔案管理規范.

[5] 楊冬權. 新時代檔案工作的新思維[N].中國檔案報，2016-01-16（01）.

【作者簡介】

馬秋妍（1987.10—）女，碩士研究生，現供職于河南科技學院，從事檔案管理工作，主要研究方向：檔案理論、檔案實務.