石油企業辦公室行政管理精細化的實踐路徑

黃金輝

中圖分類號：D523 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2019）9-104-01

摘 要 辦公室行政管理主要是石油企業內部的一項綜合性管理工作，其具體可以分為行政事務管理和辦公事務管理兩類。可以說，辦公室行政管理存在管理對象涉及面廣的特點，大到規章制度的制定和落實，小到員工福利和安全衛生等，都可以納入到辦公室行政管理的范疇，所以其在石油企業的日常運營和發展過程中有著舉足輕重的地位。從市場環境的角度來看，激烈的市場競爭要求石油企業必須打破陳舊的管理思路，通過不斷整合優勢資源來給石油企業帶來新的發展活力，如果將整個石油企業看作一臺精密的機器，那么辦公室行政管理就是確保各個零件得以高速運行的潤滑劑，只有讓石油企業發展得更快、更穩，才能更好迎接市場競爭中的挑戰。

關鍵詞 辦公室 行政管理 精細化管理

一、正確認識精細化管理

意識是行動的先導，認識不到位，行動就不自覺，所以石油企業管理者以及基層員工對精細化管理的認知缺陷，往往成為了制約管理成效的關鍵。而在能源、交通行業逐漸引入市場競爭機制的當下，如今的市場環境顯然與計劃經濟時期有明顯的差異，這就造成了諸多石油企業存在“重資產、輕管理”的問題。比如，辦公室行政管理工作并未與時代發展相結合，甚至認為該項工作僅僅是對上級要求的機械傳達，從而失去了辦公室行政管理工作的監督管理和組織協調職能。加上石油企業的各項工作都是由小事和細節組成，而大多數的日常事務性管理工作都顯得單調和瑣碎，甚至是“雞毛蒜皮”，但這就是工作，并且是構成石油企業經濟管理活動的必要基礎。細節雖小，但足以影響一個人的職業發展和石油企業的命運，諸多石油企業就是因為沒有做好細節方面的管理，才導致全盤皆輸。所以，石油企業管理者需要充分意識到辦公室行政管理精細化的重要性，并且通過不斷學習相關的知識來給廣大員工樹立好模仿作用，以將該項工作納入石油企業管理日程，這樣才能不斷促進粗放型辦公室行政管理朝著精細化方向轉變。

二、細化辦公室行政管理的工作流程

辦公室行政管理精細化的前提是石油企業管理者對石油企業運營發展現狀有明確的了解，在把握好發展目標和經營特點的前提下，石油企業管理者需要對辦公室行政管理的工作流程進行重新梳理，以提煉出石油企業行政管理的控制節點，比如工作執行計劃、活動安排、實施標準等。然后依據控制節點來將辦公室行政管理工作進一步的細化，以為后續“三辦”工作的落實提供參考依據。以辦事為例，辦公室作為石油企業的中樞，有些事是上級下達和指示的，有些事是同事委托和下屬請示的，要想把這些事情辦得清清楚楚、嚴謹細致，就需要相關人員嚴格依據工作流程來進行，做到急事急辦、特事特辦、遇事速辦，遇到大事該請示的要請示，該匯報的要匯報，切忌自作主張、擅自處置。因為從石油企業內部的組織框架結構來看，辦公室只是規章制度和決議的操作層，而并非決策層，所以嚴格遵循工作流程的要求，才能保障工作細致有序，才能有效提高辦公室行政管理的工作效率。

三、加強石油企業文化的宣貫力度

很多石油企業對石油企業文化的重視程度不夠，或者制定的經營理念與實際情況不相符，以至于讓石油企業文化成為了一句口號、一則廣告。對員工而言，“寫在紙上、掛在墻上、喊在嘴上”的石油企業文化是沒有實際意義的，這種環境自然不利于辦公室行政管理工作的開展。所以，就需要加強石油企業文化的宣貫力度，以實現其對辦公室行政管理的促進作用。首先，在導向作用方面：石油企業文化的作用在于讓廣大員工可以高度認同石油企業的整體價值和規章制度，以強大的號召力和感染力，讓員工可以為實現石油企業目標而不斷奮斗，這不僅是一個員工的精神支柱，而且是一個石油企業能否克服挫折，勇于迎接市場挑戰的底氣；然后，在凝聚作用方面：將石油企業文化融入辦公室行政管理中，可以幫助員工改變以自我為中心的價值觀，進而在行為上可以自覺維護石油企業利益和集體利益，這種員工身上的內部向心力，對內可有效貫徹落實上級的各項要求，對外可形成統一的命運共同體，這成為了石油企業實現可持續發展的重要基礎；最后，在激勵作用方面：優秀的石油企業文化往往在無形中起到了激勵作用，并且構建出良好的工作氛圍和人際關系，在這樣的環境下，員工大多能愉快工作，甚至享受工作帶來的樂趣和挑戰。這樣員工的工作積極性、主動性和創造性就會自然顯現，從而提高辦公室行政管理工作的執行力度。

四、明確崗位職責

辦公室作為石油企業的樞紐，它起到了承上啟下、溝通左右、聯系八方的作用，它是一個相對獨立又相互聯系的部門。基于它的特殊性，精細化就成為了辦公室行政管理工作必不可少的條件和手段。以綜合辦公室為例，該部門的工作包含了行政管理、后勤保障、石油企業文化、對外接待、媒體宣傳等內容，是公認的工作繁瑣的部門。但就目前來看，辦公室崗位設置普遍存在隨機性和任意性，造成各部門工作內容橫向的重疊和縱向銜接的不順暢，這不僅浪費了石油企業的人力成本，而且一旦出現了管理上的問題，也很難進行追究問責。因此，石油企業在設置崗位職責時，一定要考慮橫向和縱向的需求，以細化崗位職責，明確分工，必要時可指派專人負責信息傳遞和銜接工作，這樣不僅能夠提高工作效率，還能激發員工的積極性和協同配合的熱情。

五、結語

所謂“天下大事，必作于細”，面對紛繁復雜的辦公室行政管理工作，就亟需引入精細化管理理念，以通過對規范化流程和細節的把握來將精細化要求落實于各項工作中，并通過規章制度的完善來讓精細化管理意識深入人心，只有這樣才能全面提高辦公室行政管理的工作水平。

參考文獻：

[1]陳媛媛.北京中小石油企業的精細化標桿管理應用體系研究[J].科技管理研究，2018（2）：216-222.

[2]高山，向英明.推進辦公室精細化管理全面提升工作整體水平[J].辦公室業務，2008（9）：49-50.