以“業(yè)績證書”模板例談EXCEL操作技巧

哈爾濱市木蘭縣教師進修學(xué)校，黑龍江哈爾濱 151900

我校實施業(yè)績證書統(tǒng)一管理已有多年時間，為便于業(yè)績證書內(nèi)容的輸入，我將原有的業(yè)績證書模板加以改造，實現(xiàn)了許多內(nèi)容的選擇式輸入，方便了各位老師的操作，并經(jīng)常采取網(wǎng)絡(luò)答疑、面對面輔導(dǎo)等方式對于各位老師在操作中遇到的問題加以解決，使各位老師掌握了相應(yīng)的操作技巧，為工作帶來了便利。現(xiàn)將該模板制作中的一些相關(guān)知識和技巧呈現(xiàn)給大家，以便大家能更深入地了解EXCEL 電子表格軟件。

1 選擇式輸入的實現(xiàn)

有時我們輸入的表格內(nèi)容是在一定范圍內(nèi)選擇的，比如性別選擇“男、女”；部門選擇“電教信息部、中教部、初教部……”，這時就需要用到EXCEL 中的下拉列表技術(shù)。以“木蘭縣教師進修學(xué)校發(fā)放業(yè)績證書驗印單”（以下稱該表）為例，在這張表格中，需要選擇性輸入的單元格有：部門、單位、性別、級別等，如何實現(xiàn)單擊該單元格在下拉列表中直接選擇輸入呢？（如下圖所示）

對于簡單的下拉列表輸入，我們采用“數(shù)據(jù)有效性”的方法即可，比較復(fù)雜的、數(shù)據(jù)量大的或多級下拉列表，我們可以采用“數(shù)據(jù)表+數(shù)據(jù)有效性”或窗體函數(shù)的方法進行操作，由于現(xiàn)階段中小學(xué)校、進修校使用的電子表格操作涉及的數(shù)據(jù)都比較簡單，所以本文以“數(shù)據(jù)有效性”為例進行講解。較復(fù)雜的操作大家可以參考百度文庫里相關(guān)的技術(shù)文檔。

在級別下方F4 單元格單擊左鍵，選菜單“數(shù)據(jù)有效性”—“設(shè)置”—“有效條件”—“序列”—“來源”中輸入“國,省,市,縣”，注意逗號是英文狀態(tài)下輸入的。還可以在一列空白單元格內(nèi)輸入各行數(shù)據(jù)，如“中教部”“初教部”……，然后在“數(shù)據(jù)有效性”—“設(shè)置”—“有效條件”—“序列”—“來源”中指向這些單元格，當(dāng)然如果數(shù)據(jù)量較大，為今后修改方便，可以為下拉列表單獨建立數(shù)據(jù)表。

2 序號的輸入

序號的輸入在EXCEL 中是一個經(jīng)典操作，其正式的名稱叫“自動填充”，其實現(xiàn)方法有很多種，但是現(xiàn)實生活中很多人還是習(xí)慣于挨個單元格敲入數(shù)字的方法進行輸入，麻煩而且容易出錯。那么如何快速輸入序號呢？

最簡單的方法是在第一個單元格內(nèi)輸入起始序號，第二個單元格內(nèi)輸入加了步長值的數(shù)據(jù)，然后選擇這兩個單元格，鼠標(biāo)放在其右下角，當(dāng)鼠標(biāo)變成實心小十字形狀時，向下拖動到合適的位置松手即可。

也可以只在A4 單元格中輸入1，然后拖動填充到適當(dāng)位置松手，在“自動填充選項”里選擇“以序列方式填充”即可。

當(dāng)然，關(guān)于自動填充的技巧還有很多，如：等差、等比序列填充、日期填充、用快捷鍵向下（Ctrl+D）或向右（Ctrl+R）快速填充等，有興趣的同志可以到網(wǎng)上去學(xué)習(xí)一下。

3 自動生成新頁的技巧

很多時候我們輸入的內(nèi)容超過了一頁的長度，很多人在EXCEL里每隔一定長度就復(fù)制一段單元格，這樣在后期調(diào)整頁面時是相當(dāng)麻煩的。有沒有什么好方法？這就涉及到“頂端標(biāo)題行”和自定義頁眉頁腳的問題，設(shè)置了頂端標(biāo)題行后每過一頁在其頂端就會出現(xiàn)重復(fù)的標(biāo)題行，十分方便。

同時在“頁眉/頁腳”選項卡點“自定義頁腳”，設(shè)置好頁腳，這樣每頁的下方就會自動出現(xiàn)重復(fù)的內(nèi)容，如輸入：“發(fā)證人數(shù)：主持人簽字:部主任簽字:主管校長簽字:校長簽字:年月日”，這樣在每頁的下方即會自動出現(xiàn)這個內(nèi)容，而不是在EXCEL 表格里每隔一定行數(shù)輸入這行數(shù)據(jù)的方法來操作。

本例中涉及的操作都是EXCEL 表格操作中的經(jīng)典操作，用好了這些技巧，一定會給我們的編輯工作帶來不小的便利，各位同仁一定要摒棄以前的一些操作陋習(xí)，不干重復(fù)、低下的工作，讓現(xiàn)代化的技術(shù)手段為我所用。