提升辦公室文書檔案管理工作的思考

文/湖北省孝感市緊急醫療救援中心 楊海霞

在我國企業發展過程中，文書檔案管理是其相關工作的一項重要組成部分，能夠使其內部人員在進行具體工作過程進一步提升工作效率，同時文書檔案通常會在一定程度內記錄單位具體發展過程，對企業未來發展具有積極重要的影響，必須對其加強重視。為了進一步明確在企業建設過程中如何更為有效地管理文書檔案，特此展開研究，希望能夠科學推進相關企業建設。

一、文書檔案管理特征

1.一體化。在開展文書檔案管理具體作業時，需要基于文件收集、運轉和承辦展開具體作業。文書工作是文書檔案的一項重要來源，與檔案質量具有極為緊密的聯系，同時文書檔案又是文書工作最終的落腳點。2.廣泛性。通常情況下，文書檔案管理具有極為廣泛的內容，基于單位文檔室進行檔案管理作業。文書檔案是機關、組織、企事業單位和個人在從事社會管理活動中形成的具有保存價值的文件材料，一般包括上級及本單位制定的規章制度、決定、相關協議、信件記錄、合同、責任書、通知通告、請示與復函、電子檔案等多方面內容。3.保密性。一般情況下，辦公室在進行文書檔案管理過程中，需要確保相關檔案具有更高的安全性，為相關障礙制定權限，科學設定保密要求。4.重要性。在管理文書檔案過程中，文書材料立卷是日常工作的主要內容，如果要確保進一步發揮文書檔案管理工作應用價值，就必須對其進行更高程度的宣傳推廣，在具體工作過程中充分體現文書檔案管理的重要價值。

二、檔案管理工作實施策略

（一）科學制定管理范圍。在制定工作范圍過程中，需要確保能夠與本部門工作實現有效銜接，保證其參考價值。通常情況下，不同文件資料具有不同的應用價值，因此相關工作人員需要對其應用價值進行充分考慮，然后以此為基礎科學劃分保管期限，使其能夠更為科學有效地反映部門活動資料。除此之外，在實現經濟建設過程中，需要確保具有長期參考資料對其進行有效支撐，該部分資料具有較大的應用價值，需要進行長期保管。在此過程中，短期查找資料價值相對較低，需要有效縮短保存期限。文書立卷工作的本質在于區分文件材料價值，因此該部分工作也是進行文書立卷相關工作的一個關鍵性要求。

（二）規范檔案使用過程。在現代社會發展過程中，辦公室工作過程中產生越來越多的檔案信息，要確保對其相關檔案信息進行充分利用，就必須進行檔案管理制度的科學制定，確保檔案管理工作進行的動態性，對其相關資料進行及時收集，整理和補充，同時還需要確保材料鑒別、移交以及借閱工作的規范性，確保能夠順利進行檔案管理工作。與此同時，在辦公室進行檔案管理工作過程中還需要進行制度體系的進一步完善，基于企業具體工作及其檔案需求進行管理制度體系的科學制定，確保其合理性，同時還需要確保在檔案管理工作過程中有效落實各項制度，明確不同部門具體工作職責，同時不同部門工作人員還需要確保高效完成本職工作，保障責任明確，有效提升檔案管理工作的有序性。

（三）強化檔案管理信息化。在信息時代高速發展的今天，管理辦公室檔案工作時，信息化是其相關工作發展的必然趨勢。為了進一步滿足社會發展需求，在進行檔案管理工作過程中，需要確保科學應用信息化管理手段。在進行具體工作過程中，首先，需要確保完善基礎設施，在檔案管理實現信息化建設過程中，必須科學配備相關信息管理系統和計算機設備，為檔案管理工作信息化建設奠定堅實的基礎。同時還需要基于特定系統進行所有文書檔案的統一體現，確保能夠更為規范地開展文書分類和存儲工作，在相關系統內納入檔案信息，然后通過應用互聯網技術實施科學管理，確保進一步實現資源共享。以此為基礎，能夠確保檔案管理工作和文書處理作業進一步實現一體化和信息化。其次，還需要確保有效推廣信息化管理，在進行具體工作過程中，需要不斷完善信息系統，同時對檔案管理人員進行更為有效的培訓教育，實現其職業道德素養和信息化技術能力的有效提升，確保管理人員能夠科學、熟練地應用新設備和新技術，科學規范檔案模式，統一檔案資源格式，嚴格基于相關要求展開具體作業，實現檔案管理水平的有效提升。

（四）提升管理人員素質。在進行檔案管理工作過程中，必須確保相關工作人員的專業性，在檔案管理工作未來發展過程中，在管理辦公室檔案過程中，需要進一步提升相關技術人才的專業技術能力和信息素養。在進行具體工作過程中，首先需要引進更多管理人才，企業相關工作人員需要進一步重視檔案管理工作，同時還需要進行檔案管理隊伍的科學構建，與高校建立合作關系，進行企業檔案管理的有效補充。與此同時，企業還需要對檔案管理人員開展更為有效的專業培訓，在日常工作過程中，對檔案管理人員進行更為專業的技術水平教育，從職業道德素養、管理技能教育和技術教育等多個方面展開具體工作，確保能夠全面提升相關工作人員的檔案管理意識，實現其工作素養的全面提升，使其能夠更好地完成相關任務，保障檔案管理工作的高效性。

三、結束語

總而言之，通過科學制定管理范圍，規范檔案使用過程，強化檔案管理信息化，提升管理人員素質能夠對辦公室文書檔案進行更為有效的管理，進一步確保工作開展的一體化、廣泛性、保密性和重要性，為相關工作的有序開展奠定堅實的基礎，確保辦公室在進行日常工作過程中工作更為有效地應用文書檔案，為國家經濟發展奠定堅實的基礎。