加強干部人事檔案信息化管理的策略

文/淄博市體育運動學校 于尼

進入新世紀以來，我們逐漸步入信息化時代。信息技術對各個領域產生了深刻影響，許多行業已經逐步步入信息化行列。干部人事檔案管理過程中，加強檔案信息化建設、信息化管理是提高檔案管理質量工作效率，實現檔案共享的前提保障。在這一背景之下，就需要檔案管理人員結合時代發展需求，不斷學習先進的管理技術和管理理念，實現檔案管理的有效創新。將信息化理念和信息化技術充分融入檔案信息管理工作，有利于提高干部人事檔案管理質量，更好地為檔案管理工作服務，保證人事檔案管理工作能夠高效高質完成。

一、加強干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）方便檔案信息查詢。干部人事檔案管理工作開展過程中，通過將信息化技術充分融入其中，能夠使得檔案由紙質管理向無紙化管理轉變。通過將人事干部的相關檔案信息錄入到計算機系統中，保存到數據庫，能夠實現干部檔案信息的高效保管，不存在檔案資料丟失的情況。通過應用信息化管理模式，可以簡便高效地為相關人員提供干部人事檔案信息，并進行在線閱讀、在線閱覽，能夠實時保存相關內容。尤其是在現階段存檔人員眾多的情況下，通過采用信息化管理模式和查詢模式，能夠大大降低檔案管理人員的工作量和工作時間，節約工作流程，大大提高檔案管理工作效率。

（二）規范檔案管理模式。在信息化大背景下，干部檔案信息管理過程中，必須嚴格按照相關工作要求，如實登錄干部的人事信息，并規范填寫檔案內容。在信息化檔案管理系統當中，對格式字體內容都進行了嚴格的規范。通過加強干部人事檔案信息化建設，能夠有效解決傳統紙質檔案管理過程中字體不統一、字體難以辨認、檔案格式不規范、收集內容不全面、容易丟失的問題。在信息化大背景下，還能夠對檔案管理人員的工作行為做出進一步規范，使得檔案管理人員能夠根據相關技術標準，隨時對干部的檔案信息及時進行更新、數據遷移和共享，從而使相關檔案信息得到最大程度的利用，提高資源利用效率。

（三）檔案保存更加安全。傳統紙質檔案在保存過程中，由于紙質檔案的特殊性質，在保存過程中一旦操作不當，檔案的性質就會發生改變，嚴重的會導致檔案腐蝕、蟲蛀、丟失、磺化、硬化，紙質檔案破損到一定程度之后很容易破碎，難以進行妥善有效的保存，并且在紙質檔案不斷地翻閱、查詢利用過程中還很容易丟失。在信息化背景下，通過對干部人事檔案進行信息化處理、數字化轉換，將干部的紙質檔案轉變成數字檔案和電子檔案保存在計算機的數據庫中，只要硬盤存在，干部的人事檔案就不會丟失，就會一直保存下去。同時針對某些具有秘密性質的干部人事檔案，還可以進行加密處理。隨著信息化技術的不斷發展，信息化檔案只需要進行定期的升級和維護，就能夠保證整個檔案信息的完整性、可靠性和可用性。而且最近幾年云計算的進一步發展，為信息檔案云儲存提供了依據，它能夠確保檔案更加安全可靠不受影響。

二、傳統干部人事檔案管理存在的問題

（一）檔案管理人員的素質有待提高。傳統檔案管理模式下，檔案管理人員認為檔案管理工作是一個十分輕松的事情，不需要有太多的技術要求。檔案管理部門在人員選擇上對檔案管理人員的專業要求不高，在上崗之前并不能進行嚴格的檔案方面的專業培訓，專業素質低下，造成檔案管理人員在對干部人事檔案信息進行保存、收集、整理過程中存在很大的隨意性，使得干部人事檔案經常出現丟失損壞、遺忘，不能夠及時更新現象。隨著時代不斷向前發展，人事檔案的管理工作要求越來越高，相應的對檔案管理人員的專業技能提出了更高要求。現階段，傳統人事檔案管理隊伍專業素質較低，已經不能夠很好地適應信息化時代的發展要求。

（二）檔案管理人員缺乏管理創新。傳統干部人事檔案管理過程中，很多檔案管理人員因為習慣了紙質檔案管理模式，在檔案工作中存在等、靠、要思想，很難實現檔案管理的有效創新，還有一大部分工作人員保守、固執己見，不習慣創新和改變，不能夠適應新環境和新方法，在處理人員眾多的干部檔案信息時，他們由于自身知識欠缺，很容易導致檔案在收集、整理、保存、保管過程中存在差錯，工作效率低下，嚴重的還會導致干部人事檔案不能夠及時更新，甚至會造成檔案信息管理工作效率低下，影響到干部人事檔案信息的有效利用。

三、加強干部人事檔案信息化管理的策略

（一）強化信息基礎建設。加強干部人事檔案信息化建設、信息化管理就需要有充足的信息化設備作為支撐，所以在實施人事檔案信息化管理過程中，單位應該給予檔案管理部門相應的信息設備支持，完善硬件設備，強化資金投入，保障檔案部門有充足的資金用于購置先進的儀器設備，如計算機、掃描儀、復印機、打印機、儲存器等，確保干部檔案信息化管理能夠高效開展，真正提高檔案管理工作效率。在購置信息化設備的同時，還應該注重對檔案管理工作人員進行培訓教育，為每一名檔案管理人員提供培訓教育的機會。在培訓教育工作開展過程中，應該以提高檔案管理人員信息化操作意識為出發點，讓他們知道信息化設備的具體操作方法，為他們更好地適應信息化時代檔案管理工作奠定堅實基礎。

（二）加強人才建設。干部人事檔案管理工作是一項專業要求很高的系統化工作，尤其是對一些重點企業和重點事業單位來說，檔案管理人員的專業素質、學歷層次直接影響到檔案管理工作質量和管理效率。單位在進行干部人事檔案管理人員選拔時要嚴格把控，要以檔案管理人員專業素質為選拔依據，確保所選擇的人員專業素質過硬，業務達標。在具體實施過程中，單位應該逐步加大對高素質人才的選拔和培養力度，在較短時間內培養一支專業素質過硬，能夠適應信息化發展的高素質檔案管理人才隊伍。針對現階段檔案管理部門人員老齡化嚴重、專業層次較低、素質低下的局面，應該對現有的工作隊伍進行嚴格考核，按照能者上的原則逐步更新檔案管理隊伍。另外還應該引導檔案管理人員在日常工作中加強自主學習，不斷更新專業知識，更好地緊跟信息化發展進程。

（三）完善信息化檔案管理體系。要使干部人事檔案信息化管理工作高效開展，就需要構建一套完善的信息化檔案管理體系。一方面應該注重完善干部人事檔案信息化管理標準體系。利用信息化技術對檔案管理的具體工作內容、檔案的具體格、具體字體進行明確，實現檔案管理的統一化規范化，便于后期對相關內容進行查閱和利用。同時，還需要對調閱干部人事檔案信息的相關人員的權限進行明確，只要確保在規定的權限范圍之內，相關人員能夠從數據庫中調閱干部的人事檔案信息，這樣能夠確保干部人事檔案中某些保密性的檔案信息不泄露。另外還應該構建檔案審核的真實性標準。近年來雖然信息化技術已經滲透到我們生活的方方面面，但是在信息技術利用過程中所帶來的安全問題也十分突出。為此，在干部人事檔案信息化管理工作中，相應的管理人員一定要提高自我警惕性，要具備一定的防范意識，以此來保證檔案憑證的真實性。另外就是要構建完善的信息化監管機制，保證干部人事檔案的完整性、真實性、安全性，避免干部的保密材料被泄露。對于違反檔案相關規定的工作人員，要按照國家法律法規追究其相應責任，確保檔案信息的安全性不受威脅。