技師學院檔案管理工作的創新與發展分析

文/日照市技師學院 姚琪麗

隨著信息化時代的到來。以計算機技術為基礎的現代化管理模式已經在全社會的方方面面廣泛地應用起來，檔案管理是技師學院的主要管理工作之一，它是規范學生管理掌握學生日常生活學習情況以及培養人才的基礎，是技師學院教學當中的十分重要的組成部分。它能夠改進學籍的管理工作，還能夠提高信息化資源的管理水平。在當前隨著我國教育的改革，我國技師學院的檔案管理也發生了十分重大的變化，管理手段越來越豐富，管理內容更加復雜，針對于此來完善技師學院的規章制度，提升管理文化，提升工作人員的綜合素質來促進技師學院的檔案管理工作。

一、當前技師學院檔案管理體系存在的缺陷

近些年來，隨著我國高校的不斷推進，改革日益深化，我國技師學院檔案的種類也在不斷變化，由簡單到復雜經歷了漫長的轉變。特別是隨著近些年來計算機網絡化水平的不斷深入，檔案管理工作也迎來了前所未有的挑戰。下面從技師學院檔案管理工作存在的幾點問題出發談一談當前的現狀。

（一）檔案管理制度不健全。近些年來，雖然我國的大部分高校對于檔案管理的工作都十分投入，但是技師學院的檔案管理工作仍然存在很多問題，尤其是制度不健全：首先，由于檔案制度的不健全造成了檔案記錄的缺失，喪失了部分的使用價值。其次，因為保管檔案的職責都不健全，并且保管中心的設施不完善，也會造成一部分檔案損毀丟失的現象。最后，正是由于這些檔案制度的不健全，使檔案沒有發揮出真正的意義，這些問題對于檔案的利用十分不利。

（二）我國的技師學院信息化水平較低。隨著近幾十年來計算機與網絡的發展，檔案的載體越來越向網絡化進行。以前的檔案都是由紙質來承接的，它有很多局限性，比如容易受損、備份比較困難，但是當前的計算機電子檔案就完全避免了這一點，仍有不少高校計算機信息化水平處于較低的位置，還沒有引進先進的檔案管理軟件，對于檢索依然靠手工進行。這也嚴重制約了我國技師學院的檔案管理工作。

（三）技師學院的檔案管理人員素質不足，缺乏專門的管理人才。縱觀全國，部分檔案管理人員不是專業的從業人員，很大一部分是由兼職人員完成的，他們缺乏積極性以及主動性，對計算機的操作不熟練。當前某些技師學院檔案管理人員在工作當中通常會忽視檔案信息的采集以及整理工作，這種情況不但會造成技師學院的檔案不能夠得到有效的利用，而且還會為技師學院中其他的有關部門工作造成難度。因此，當前的技師學院一定要注重檔案的管理制度的建設，并對其進行不斷改進。

二、當前技師學院實現檔案管理的創新與發展策略

（一）完善規章制度。充分保證技師學院的檔案管理工作，充分認識到檔案管理工作的重要性進而健全制度，一步一步地完善相關的管理，根據我國的檔案法等相關規定，從實際情況出發，制定一套完善的從底層開始的管理制度，還要引進先進的檔案管理軟件，制定檔案管理系統。檔案管理工作的發展趨勢就是逐步向自動化方向轉變，從而實現無紙質化檔案。

（二）提高信息化管理水平。通過多媒體技術的應用可以廣泛有效地提高技師學院的檔案管理工作，它由原來的紙質檔案轉變為電子檔案。微縮技術、掃描技術以及硬盤光盤的存儲技術可以大大增加信息的存儲量，而且具有速度快易操作等比較明顯的特點。與此同時，技師學院的檔案管理工作也要走向社會更好地服務于人們的學習與生活。可以將管理人員從繁重的檔案整理工作當中解脫出來，使用先進的自動化的查詢手段為校內外師生提供有力的服務。

（三）提升管理人員的素質。任何工作都是由管理人員來進行管理的，首先一定要選擇具有高素質的管理人才。檔案的管理人員不僅僅要具備較強的專業知識，還必須要樹立完善的管理體系，掌握計算機技術以及網絡技術。建立起一支具有高素質的專業人才隊伍。充分地掌握計算機技術，并靈活運用。并且鼓勵從業人員具有終身學習的能力。

（四）服務機制的創新發展。檔案管理必須實現科學合理的管理模式，創建符合自身發展的服務機制，與其他領域的實際情況相比，部分檔案管理工作存在著嚴重的問題，主要原因是由于自身的機制無法實現靈活發展。企事業單位在自身機制改變過程當中可以采用聘任制度，由于檔案管理工作缺乏較為積極的創新意識，從而使其遠遠落后于其他部門，所以新形勢之下檔案管理工作必須要實現創新發展，以領導決策為核心，繼而實現全面的服務機制改革。