高校財務檔案管理存在的問題及優化策略

文/海南醫學院 林祝娥

改革開放以來，我國的經濟體制由計劃經濟向市場化經濟轉變，財務檔案管理工作也正面臨著一個新的發展時期。新的工作環境以及新的工作內容等，在新的發展形勢下財務檔案管理方面也有了新的要求，加強會計檔案管理和會計基礎工作，建立規范有序的會計工作秩序，發展財務檔案管理的機制，加大創新力度等成為財務檔案規范管理的不可或缺的部分，其規范化管理的程度決定了會計基礎工作的水平。

一、財務檔案管理工作中存在的問題

（一）財務檔案管理缺乏統一的標準。財務檔案管理工作的開展不夠成熟，缺乏統一的標準，這也是財務管理中存在的最明顯的問題，檔案管理工作在現階段來說缺乏系統化的管理，并且在管理的制度上也存在著缺陷。目前會計檔案管理的現狀是重視紙質檔案輕視電子檔案的管理，重視會計檔案管理輕視文書檔案的管理。雖然隨著我國科技水平的不斷提高，我國的信息化水平也得到了明顯的提升，但是現階段各大高校的財務管理的信息化水平低下，即便是存在某些高校在財務管理工作中一定程度地使用了信息化的技術，但是信息化技術上也存在著不夠統一的問題，使后期的檔案管理工作不能有序地發展下去，電子檔案的存儲更是缺少必要介質的備份建檔，文書檔案比如上傳下達的文件、某些賬簿的獨立性報告以及部門之間協調的一些財務文件不重視整理甚至出現丟失的現象，導致高校領域檔案管理工作效率低下。

（二）財務檔案管理的制度尚待完善。檔案管理工作的順利開展是建立在健全的管理機制體制上的，現階段高校領域檔案管理制度沒有進行統一的完善，現階段的檔案管理人員和管理設施上缺乏完備的制度來保證工作的順利實施，在很大程度上影響了檔案管理工作的順利實施。即使某些高校在財務檔案管理工作上設立了管理制度，期望通過制度來制約完善會計檔案，使其更加完善規范科學，但是制度的制定還不健全，在日常的執行中還有許多問題需要解決。雖然高校財務制度已經制定，但如果執行者不重視或者認識不到位，進而導致各大高校在實際的財務檔案管理工作中不能有序地開展起來，必然導致制度形同虛設。

（三）很多高校沒有意識到財務檔案管理工作的重要性。財務檔案管理工作現在取得了一定的成就，但總體來講高校的財務檔案管理工作尚還存在著很多的問題，很多高校根本沒有意識到財務檔案管理工作的重大意義，工作人員在日常工作中存在著僥幸心理以及無所謂心理，對財務檔案整理工作馬馬虎虎得過且過，高校對于財務檔案管理工作也沒有投入大量的人力和物力，甚至有的高校并沒有專門的財務檔案管理工作人員和財務檔案管理的工作室，在一定程度上影響了財務檔案管理工作的順利實施，影響財務工作的可持續發展和教育事業的穩步發展。

二、解決財務檔案管理問題的措施

（一）財務檔案管理工作制定統一的規范標準。目前存在缺乏規范的管理問題，相關的財務檔案管理部門需要制定相應的統一管理標準，建立健全高校財務檔案的管理規章制度，明確高校財務管理檔案目標，責任到人分工明確檔案管理工作執行標準統一，比如《高校財務檔案管理人員工作職責》《高校財務檔案管理制度》《高校財務檔案的查閱制度》等，對財務檔案資料的收集、整理、歸檔、利用、保存、查閱等工作程序有一個統一的規定，有章可循有制度可查。除此之外，還應利用好先進的管理水平來進一步實現財務檔案管理設備以及方法的統一。財務檔案管理工作要想有序地進行下去，需要將財務檔案管理進行統一規劃，只有將財務檔案管理工作實現統一才可以為管理工作提供方便。要想建立統一的檔案管理的標準需要國家制度上的支持，同時還應加強各大高校的管理監督工作，以保證高校可以有統一的標準來實施工作。特別要注意的是信息化的管理技術，以及信息化技術應用上的進一步加強，進而實現制度上以及技術上的統一，從而保障財務檔案管理工作的進一步開展。

（二）建立健全的財務檔案管理制度。目前高校要想建立統一的標準需要建立健全財務檔案管理的制度，從而保障財務檔案管理工作制度的建立。高校需要根據本校的財務管理工作的實際情況來進一步建立完備的財務管理制度。具體表現在各高校的財務管理制度以及基礎設施的進一步完善，并且需要對相關的財務管理工作人員進行財務檔案管理知識的培訓工作，使用更為先進的信息技術手段來實施財務檔案管理工作，并且將高校的管理設備以及管理上的工作者專業知識的培訓工作添加到檔案管理工作中去，進而保障制度體系的進一步實施，也可以使財務管理工作順利實施。

（三）各單位加強對財務檔案管理的重視程度。財務檔案管理工作制度的建立首先需要各大高校具有財務檔案管理的意識，高層領導要足夠重視，才能引起財務檔案管理層和從業人員的重視，從工作人員的思想上進一步提高財務檔案管理工作重視，自上而下樹立良好的財務檔案管理制度的執行意識，認真做好財務檔案工作的收集、整理、歸檔、銷毀等每一個環節，為財務檔案管理工作做好堅實的基礎，甚至需要與之相關的財務管理部門在工作前集中培訓，提高工作技能。通過培訓工作可以進一步地強化工作人員的專業知識以及技術水平，以保障財務檔案管理工作實現管理與技術的統一。相關的財務管理部門應該根據相應的管理設施以及管理技術上的進一步統一，既促進了信息化管理水平的提高，同時也保障了單位財務檔案管理水平的提升。各崗位的財務工作人員應提高工作認識，紙質檔案電子檔案、會計檔案文書檔案同樣重要，日常工作中要一并歸檔整理。高校財務檔案工作人員要清醒地認識到財務檔案管理工作是一項細致嚴謹的工作，檔案管理工作有一定的滯后性，等后期需要的時候，由于前期工作的馬虎，導致財務檔案管理工作的不完整、內容缺失，事后補救也來不及，很可能造成無可挽救的重大損失。財務檔案管理工作，自上而下都應形成良好的工作習慣，事無巨細，耐心細致，按照規章制度，一步一個腳印扎實地做好每一步，防患于未然。

三、結束語

改革開放以來，我國的經濟體制由計劃經濟向市場化經濟轉變，我國的經濟正朝著快速發展的方向發展，財務檔案管理工作在各高校的發展過程中具有不可替代的作用，檔案管理工作的順利開展有利于公司的發展和進步，對此需要進一步提高財務檔案管理工作的進程，并利用好現代化的信息技術中所掌握到的知識，將財務檔案管理工作的內涵以及工作的性質實施更加具體化的分析和研究工作，從實際出發進一步保證各高校的財務檔案管理工作順利展開。