大數據背景下高校學生住宿電子檔案管理研究

文/河南科技學院 馬秋妍

在大數據背景下，高校招生一結束，電子信息在較短時間內會傳至宿教管理中心，由中心著手安排學生宿舍，以便學生入校后能夠根據郵寄的錄取通知書所附校園信息迅速找到自己將要入住的宿舍，將隨身攜帶的物品安置其中，解除路途中的勞頓，熟悉校園生活的起點，夢想實現的放飛點。為此，學生住宿電子檔案成為先行，是衡量學校管理水平的冰山一角。住宿事小，但關系民生，涉及“住有所居”“學有所教”。建好學生住宿電子檔案，是宿教管理中心日常工作的重要內容，而且住宿檔案現已成為學生電子檔案中必不可少的一部分。從邁入校門的那一刻起，學生的生活起居都與住宿管理息息相關，大學生涯的幾年時間里，有的同學常住同一個樓同一個房間直至畢業，而有的同學則更換樓號、宿舍頻繁，為建立學生住宿動態管理長效機制，為學生提供良好的生活環境，記得住“鄉愁”，留得住痕跡，大數據環境下的住宿電子檔案解決了這個問題，成為學生求學期間乃至畢業數年后重游母校的情愫之一。那么，如何在大數據條件下科學有效地做好學生住宿電子檔案正規化建設工作是當前需要認真解決好的大問題。

一、大數據背景下高校學生住宿建立電子檔案的必要性

（一）學生住宿建檔電子化成新常態。高校學生在學校學習生活期間，會因為學校對學生管理決策的變化，調整住宿房間，比如寒暑假考研、寫生、社會實踐，混合寢室重整等；或者環境問題，比如房間漏水；甚至私人原因等一系列因素，會形成一系列的住宿檔案資料，但以往的紙質檔案儲存需要大量的空間，需要管理人員耗費大量的勞力和精力來搬運、歸檔；紙質檔案易受外界不良環境影響，高溫、潮濕、強光都會對紙質檔案造成不同程度的損毀，從而對檔案的完整性帶來威脅。由此可見，紙質檔案在大學學生人數越萬的條件下，如遇集體調整，已很難快速全面系統地完成這項工作，大數據背景下，學生住宿建檔電子化是其不二的選擇。

（三）記住“鄉愁”，留有痕跡，易于存儲和查詢。大學宿教管理的基本規律是：每年的7月獲得畢業資格的學生載著榮譽、承擔著新的夢想離開母校，走向社會或繼續深造；8月是大二、大三、大四的學生從事社會實踐、外出寫生；9月是懷揣著夢想從全省各地或全國各地奔向大學生活的新生入學的時間段，在這個有著規律的時間段中，檔案管理者們就需要利用大量的學生信息，送走畢業生，安排好實踐學生，迎來尚有點稚嫩的新生，堅持做到離開的能記得住“鄉愁”，留得住想念；新來的有“賓至如歸”感，就如同在家中住沒有兩樣。檔案管理員要根據房源去分配、安排、管理學生的宿舍、做好結構性調整。在以往紙質檔案管理條件下，由于學生數量大、專業多，查詢的信息量必然大，耗費大量的時間和精力，卻未能讓領導、同事、其他職能部門滿意，因而，安排一次調整是一件非常傷腦筋的問題。隨著大數據時代的到來，檔案管理員可以在檔案管理辦公室內利用檔案管理軟件錄入相關內容，然后利用分類查詢等功能性查詢手段，按照專業相近，便于交流；條件基本相同，離就餐、就讀較近等基本要求，合理安排住宿，且結果便于學生網上查詢存儲。

（三）有利于數據信息的共享、工作效率的提升。學生住宿管理是學校管理的重要內容和載體，學校相關職能部門根據工作需要和安排，要定期不定期地進行抽查評比。例如：學生處、團委、各院系等需要了解學生詳細的住宿分布情況，在大數據背景條件下，只要一個小小的鏈接，校園網和辦公系統就可以滿足他們的需求，也成為宿教管理中心連接各個部門最快最方便的途徑。通過校園網和辦公系統集成，實現數據的共享，不僅可以讓各部門人員隨時隨地地查閱到學生住宿數據信息，提高辦公效率，而且在一定程度上還推動了高校網絡信息化全方位的發展。

二、大數據背景下高校學生住宿檔案管理存在的問題

（一）學生宿舍電子檔案內容傳統化。在紙質檔案中，學生住宿檔案內容相對偏少，主要包括學生的一些基本信息：比如姓名、性別、所在班級、所學專業、所入住的公寓樓號、房間號等內容。但在大數據條件下，克服信息量少難以滿足工作的需要情況，實現與時俱進工作的新要求，在紙質檔案的基礎上就必須擴展電子檔案的外延和內涵，比如，對學生日常的表現、喜好、家庭和社會關系、心理狀況等加以記錄。

（二）學生電子檔案管理的認識傳統化。就當前來看，以往形成的傳統的紙質管理模式一定程度上還占據著主導地位，主要原因是資金問題。高校財務預算會將絕大部分資金投入到教學科研，對學生住宿建設實現網絡化、電子化意識不強，導致硬件投入不足；在軟件建設上，檔案管理員參加培訓學習機會奇少；高校管理人員對信息化檔案管理認識不足，沒有意識到信息化檔案管理模式的重要性，沒有意識到信息化檔案管理模式對高校長遠發展的意義。從面上看，檔案信息化確實不能給高校創收，不會增加資金、帶來利益，但認真下功夫搞好檔案信息化，就能更好地服務于廣大師生員工，提高辦事效率，換句話說，搞好檔案信息化，就是間接為高校的建設創造價值。

（三）學生宿舍電子檔案的管理缺乏專業化。學生宿舍電子檔案作為檔案管理的一個重要分支，在對學生管理中占據著十分重要的地位。從目前筆者的調查來看，諸多高校領導以及職能部門管理者和師生員工都對科研電子檔案、人事電子檔案、教學電子檔案等在內的檔案管理相當重視，但對于學生住宿電子檔案這一塊兒，高校的重視程度相對較低。在我國，一些頂尖的高校也未配備專職的學生住宿電子檔案的檔案管理員，通常情況下都是由學生處、宿管科、各院系等相關管理人員來兼職此職位，因工作環境、內容、需求等較分散，直接導致管理學生住宿電子檔案的內容較雜亂、專業性較差、程序化較低、管理質量得不到保障。從對管理學生的角度來講，學生住宿電子檔案的管理是一個非常專業且嚴謹的系統性工程，缺乏專業管理人才和必要的專業制度是做不好的，難以跟上時代的發展步伐。

（四）學生宿舍電子檔案管理適時化差。由于硬件配備不足，盡管計算機中保存了相當數量的檔案數據，但沒有按照信息化要求實現集成化、統一化、規范化，更談不上精準化，頗受詬病。基礎設施不足，導致有時還需要采取人工查詢，手段落后，內容更新遲緩，費時費力，效率低下，有“老牛拉破車”之感。檔案儲存有環境條件要求，未能實現定期除蟲除菌、資料拷貝，就會出現技術面的缺陷、數據的丟失，后果十分嚴重，因為有些檔案資料是不可復制的。

三、大數據背景下高校學生住宿檔案信息化建設的措施

（一）加強校內校外交流合作，建設有分量、有質量的住宿電子檔案。一部完整的學生住宿電子檔案，需要多個學校職能部門的通力合作，但在高校，各管理部門之間的協調性、溝通性有時不太順暢。因而，校內首先要解決好各部門之間的認識問題，統一思想尤為重要。例如，在對學生住宿電子檔案資源搜集和整合上，要齊抓共管，共享共建。其次，在購置硬件和開發軟件的過程中，管理部門之間的管理設備、兼容功能等要實現同步，讓涉及的管理部門能協同化發展。校外要加強與政府、企業和社會機構的溝通交流合作，學習新技術、新手段、新知識，實現最大化的資源共享。

（二）提升檔案管理員的專業素養。做好任何工作，人才是決定因素，檔案管理工作也如此。檔案管理員的基本專業素養決定了檔案管理的質量和水平，所以，做好檔案管理工作，首先就是要下力氣提高檔案管理員的專業素養，要設專門的檔案管理員從事學生住宿檔案的管理，縮小兼職，逐步杜絕兼職，以保障檔案管理員可以盡心盡力、集中精力地做好檔案管理工作；有計劃、有措施、分階段培訓檔案管理員，還要鼓勵檔案管理員積極參加校內外、國內外的學習交流活動。其次要引進具有專業素養的人才，能夠與時俱進快速適應新形勢下的檔案管理工作，比如，能夠熟練操作電腦、掌握相關軟件工作；能夠創新精神改進現有的軟硬件資源設施；能在工作中開拓創新與時俱進。

（三）建立健全學生宿舍檔案管理的相關管理政策。俗話說“無規矩不成方圓”可見完善相關管理政策、制度、法規才能使學生電子檔案管理“有法可依、有法必依”。因此，應著重從以下三個方面入手：首先，把《檔案法》的規定落到實處，配套出臺相關的管理政策。其次，實行責任制，種好責任田，達到細化并分類管理學生宿舍電子檔案。再次，制定近期目標和長遠計劃，進行必要的整合，分層次、分步走、穩扎穩打、步步為營，一步一個腳印做實做好學生住宿電子檔案建設工作。

（四）增加資金投入，基礎設施建設上臺階。盡管學生住宿電子檔案僅是學生檔案的一個組成部分，但小模塊影響到大天地，領導層要克服傳統觀念和傳統理念的影響，亡羊補牢，為時未晚，重在上下同欲，齊抓共管，本著一個共同的目標使勁用力，能投入的就投入，能克服的困難就克服，在人力物力財力方面給予大力支持，再加之檔案管理員們的不懈努力，咬定青山不放松的頑強意志，可以相信，學生住宿電子檔案的建設、使用、推廣會更加順利暢達。

總之，搞好學生住宿電子檔案管理，不但能加強對學生的管理服務，更好地為廣大師生員工服務。而且在一定程度上還能推進高校工作整體向上向善發展，跟上時代發展步伐，更好地滿足現代化社會發展需求。